Виды кассовых чеков: можно ли отправлять электронный вместо бумажного

Всё больше организаций стали переходить на кассовые чеки в электронном виде. Однако возникает много вопросов по поводу процедуры отправки, замены бумажного варианта и т.д.

В этой статье мы рассмотрим следующие вопросы:

• что такое электронный чек онлайн-кассы и в чём его преимущества;
• случаи, когда бумагу можно заменить электронным вариантом;
• правонарушения и штрафные санкции за невыдачу чеков;
• что нужно сделать, чтобы перейти на электронные чековые документы;
• можно ли вообще отправлять электронный чек вместо бумажного.

Что такое электронный кассовый чек, выданный покупателю

Все продавцы фиксируют продажи на зарегистрированных онлайн-кассах. Доказательством сделки (совершения покупки) является фискальный чек — бумажный или электронный.

По закону № 54-ФЗ абсолютно легально отправлять чек на электронную почту вместо бумажного. По нему возможно сделать возврат или оформить налоговый вычет (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Электронный чек — это цифровой аналог бумажного кассового чека, который отправляется покупателю в виде PDF-документа, ссылки или изображения. Чтобы ККТ могла это сделать, важно подключить соответствующую услугу.

Для отправки электронной версии бумажного чека необходимо запросить контактные данные покупателя. Его можно доставить SMS-сообщением, через мессенджер или на Email с помощью интернет-сети. Этим занимается кассир и ОФД, с которым предварительно заключён договор.

Преимущества кассового чека в электронном виде

• Долговременность. Электронные чеки не выцветают, не деформируются и не теряются. Для покупателей есть сервис «Мои чеки онлайн», который хранит все полученные фискальные документы в одном месте.
• Экономия расходов на чековую ленту и закупку краски.
• Снижение нагрузки на печатающее устройство. Выдача электронного чека на товар продлевает срок эксплуатации ККТ и принтера.
• Уменьшение количества отходов за счёт того, что покупатели больше не будут выбрасывать бумагу.
• Экономия времени покупателя. Не нужно ждать, когда напечатается чек.

Когда электронный чек заменяет бумажный

Каждая продажа обязательно проводится через онлайн-кассу, которая выдаёт чековый документ покупателю. При соблюдении условий из п.2 ст. 1.2 54-ФЗ можно предоставлять электронные кассовые чеки вместо бумажных. Сделать это можно в трёх случаях:

• об этом попросил покупатель;
• клиент оставил номер телефона для отправки SMS с чеком или записал Email для получения электронного оригинала;
• продавец получил контактные данные и имеет возможность предоставить всё онлайн.

Основная трудность в отправке чека покупателю – получение личной информации. Предприниматели должны настроить свою ККТ таким образом, чтобы та автоматически отправляла цифровой вариант клиенту. В противном случае, если каждый кассир будет собственноручно вносить личные данные в платёжный документ, это затруднит работу и создаст неудобства как продавцу, так и покупателям.

О том, как отправить кассовый чек в электронном виде клиенту и не нарушить закон о защите персональных данных, можно прочитать в нашей статье.

Бывает, что клиенты сомневаются в юридической значимости электронного документа и не хотят заменять бумажные чеки. По этому поводу Минфин в своём письме № 03-01-15/66784 от 12.10.2017 даёт следующие пояснения.

Согласно п.4 ст. 1.2 54-ФЗ, электронный чек приравнивается к бумажному при условии, что сведения в них идентичны. Должны совпадать реквизиты, о которых поговорим чуть ниже.

Как должен выглядеть банковский электронный чек в SMS

Поскольку чек не должен напоминать огромное полотно (это неудобно для клиента), он содержит в себе основные данные:

• название документа (чек);
• дата и время покупки;
• общая стоимость товара;
• регистрационный номер ККТ;
• фискальный признак;
• ссылка на чек.

Фискальный чек в электронном виде, отправленный на Email

Формат электронной почты даёт возможность добавить в чек больше информации, поэтому тот может содержать в себе:

• название платёжного документа;
• дата и время выдачи;
• адрес и место торговой точки;
• данные о кассе (№ смены, ФИО кассира, № ККТ);
• формат фискального документа;
• адрес эл. почты покупателя и ФНС;
• ИНН пользователя;
• название товара или услуги;
• его стоимость;
• ставка НДС;
• наличие скидки;
• телефон и ссылка на официальный сайт магазина;
• система налогообложения;
• QR-код.

Рекламный кассовый чек в электронном формате

Рекламный чек – это специальный вид документа, который используется в маркетинговых акциях или программе лояльности, предлагая потребителю скидки, бонусы или другие преимущества при определённых условиях.

Основная цель такого чека – привлечение новых клиентов, удержание существующих или стимулирование повторных покупок. Они могут быть выданы непосредственно в магазине, через электронные платформы или в виде кода, который можно использовать при онлайн-покупках.

Рекламные чеки могут содержать в себе любую информацию – логотип магазина, графические элементы, баннеры, текст предложения, призыв к действию «Успейте купить», «Заберите бесплатно и т.д.».

Штрафы за невыдачу чеков

Введение штрафов за невыдачу чека становится эффективным средством регулирования проблемы незаконного денежного оборота. Целью таких штрафов является повышение прозрачности финансовых операций и защита прав потребителей.

Согласно ч. 6 ст. 14.5 КоАП, в 2023 году в РФ владелец может получить предупреждение или штраф за невыдачу чека в размере:

• 2 000 рублей — для должностных лиц и ИП;
• 10 000 рублей — для компаний.

Однако есть группа предпринимателей, которые могут работать без кассы. При этом они также обязаны выдавать чеки покупателям. Более подробно об этом можно узнать из нашего материала.

Как подключить отправку электронных чеков вместо бумажных

Отказ от печати бумажных чеков и переход на электронную версию невозможен без использования персональных данных от покупателя. П.2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ обязывает продавцов до момента расчёта получить от клиента номер телефона или адрес электронной почты, куда направить чек.

Сложность возникает при сборе информационных данных от клиентов. Тогда возникает вопрос: «Как перейти на электронные чеки?». Чтобы не собирать длинные очереди из покупателей, заполняющих анкетные данные, есть несколько способов.

Настройки в мобильном приложении

Если клиент пользуется мобильным приложением магазина, то есть возможность отказаться от печати чека за совершенные покупки, зайдя в личный кабинет и настроив автоматический отказ. Информация о покупках будет отображаться в приложении и приходить на электронную почту.

Через карты лояльности

Покупатели, у которых имеются карты лояльности, могут выбрать электронный способ получения чека. При регистрации в системе лояльности указывают электронную почту или номер телефона. Можно получать чеки на указанные данные

Через сервис «Мои чеки онлайн»

В приложении отображаются все электронные документы за покупки. На кассе покупатель может назвать кассиру номер телефона, после чего чек появляется в личном кабинете.

О таком варианте получения электронных чеков упоминает ФНС. Также уточняет, что при использовании приложения дополнительно отправлять чек ещё каким-либо способом не нужно, поскольку чеки автоматически подгружаются в сервис.

Техническое решение

Для удобства перехода на электронные чеки вместо бумажных и их массовой рассылки нужно настроить кассовую программу должным образом. Подключите Астрал.ОФД, где доступна автоматическая рассылка электронных чеков на почту или телефон покупателя. Можно выбрать подходящий тариф-пакет в Личном кабинете для отправки SMS клиентам.

Узнайте, как настроить эту опцию и подключиться к системе на сайте оператора.

Популярные вопросы