Настройка обмена данными 1С с ОФД

Зачем нужен обмен 1С с ОФД? В 2023 году каждый предприниматель должен заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и отправлять в ФНС все пробитые на кассе чеки. Сделать это поможет онлайн-сервис Астрал.ОФД — разработка лицензированного оператора фискальных данных «Калуга Астрал». Мы добавили в сервис опцию обмена с платформой 1С, чтобы пользователи могли выгружать фискальные данные в учётную систему и анализировать их с помощью других инструментов.

Преимущества обмена 1С с ОФД и кассой

Пользователю Астрал.ОФД новая опция позволяет загружать в 1С чеки, которые в точности совпадают с документами, отправленными в налоговую службу. Кроме того, благодаря модулю «Обмен с 1С» в системе управления бизнесом будут доступны отчёты и аналитика на основе данных из личного кабинета ОФД. Работу со всей информацией можно продолжить с помощью инструментов 1С.

Подключение «Обмена с 1С» избавит сотрудников компании от необходимости вручную вводить данные, сформированные онлайн-кассой. Это значительно упростит рабочие задачи и ускорит их выполнение, а также снизит вероятность ошибки при внесении информации в 1С.

Предприниматели будут довольны простотой установки модуля: для настройки обмена с 1С достаточно лишь оставить заявку в личном кабинете Астрал.ОФД и загрузить в 1С файл, полученный от оператора. Помощь в установке окажут сотрудники технической поддержки, которые ответят на любые вопросы пользователя.

Партнёрам «Калуга Астрал» выпуск модуля обмена с 1С позволит вернуться с новым предложением к клиентам, которые нуждались в таком функционале при работе с ОФД.

Основные возможности модуля обмена с 1С

Основные опции модуля «Обмен с 1С» разработаны с учётом главных потребностей пользователей Астрал.ОФД.

Новый функционал позволяет загружать в систему 1С различные типы кассовых и складских документов. Оценить объём продаж пользователь сможет с помощью отчёта о розничных продажах, увидеть возвраты – в документе «Возврат товаров от покупателя», а узнать сумму наличных денег – из приходного кассового ордера. Модуль поддерживает загрузку как полных, так и неполных документов – например, отчётов о работе ещё не закрытой кассовой смены. «Обмен с 1С» также контролирует повторную загрузку документов в 1С, помогая избежать их дублирования.

Все загруженные чеки доступны на закладке «Астрал.ОФД». Там пользователь сможет получить ту информацию, которую видят покупатель товара и ФНС.

На закладке «Аналитика» доступны инструменты для анализа работы торговых точек. Пользователь сможет сформировать графики по данным с одной или нескольких касс. С помощью этого функционала возможно собрать и проанализировать информацию о:

• выручке;
• среднем чеке;
• ТОПе продаж;
• скидках;
• возвратах.

Кроме того, интерфейс позволяет рассортировать продажи по дням, кассирам и способам оплаты, оценить динамику дня, проконтролировать продолжительность кассовых смен, а также подготовить ABC- и XYZ-анализ.

Конфигурации 1С, на которые рассчитан продукт

Опция обмена с ОФД доступна в нескольких конфигурациях 1С:

• 1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0 (Базовая, Проф, Корп, 1С:FRESH);
• 1С:Предприниматель, ред. 3.0 (Базовая, 1С:FRESH);
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации, ред. 3.0 (Базовая, Проф, Корп, 1С:FRESH);
• 1C:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия, редакция 3.0;
• 1С:БизнесСтарт (только тариф «Бизнес»);
• 1С:Предприятие 8. Общепит, редакция 3.0.

Подключение обмена с 1С в Личном кабинете Астрал.ОФД

Для того чтобы подключить модуль обмена с 1С, пользователю потребуется:

1. Войти в Личный кабинет сервиса Астрал.ОФД.
2. Перейти на вкладку «Обмен с 1С».






3. Нажать кнопку «Подключить».






4. Выбрать контрольно-кассовую технику (ККТ), которая будет отправлять данные в 1С, и срок, в течение которого будет действовать эта услуга. После нужно нажать на кнопку «Оформить заказ».








По умолчанию пользователь может подключить модуль обмена на 1, 6 или 12 месяцев. Если предпринимателю нужно оформить услугу на другой срок, он может сделать повторный заказ в Личном кабинете.

5. Перейти на вкладку «Мои заказы» и выбрать нужный заказ.






6. Скачать счёт и оплатить его. После этого услуга обмена Астрал.ОФД с 1С будет активирована.

Подключение к базе 1С

Дальнейшую настройку модуля разберём на примере интеграции ОФД с 1С:Бухгалтерия 3.0.

• Для установки модуля напрямую из программы 1С перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Печатные формы, отчёты и обработки».





• Установите отметку «Дополнительные отчёты и обработки» и перейдите по гиперссылке «Дополнительные отчёты и обработки».





• Кликните по кнопке «Добавить из файла». В окне с предупреждением от системы безопасности нажмите «Продолжить».





• Загрузите с компьютера файл обработки, который вы получили после оплаты услуги обмена. Файл должен иметь расширение «epf».





• Выберите разделы, из которых будет доступен запуск обработки. Например, раздел «Продажи».





• В строке «Загрузка чеков из Астрал.ОФД» выберите в колонке «Быстрый доступ» пользователей, которые смогут воспользоваться быстрым доступом к модулю обмена.





• Для завершения установки нажмите на кнопку «Записать и закрыть».

Запуск обмена ОФД с 1С

Для запуска модуля обмена ОФД в «1С:Бухгалтерия» перейдите в раздел «Продажи» и перейдите по ссылке «Дополнительные обработки».

Если на вашем ПК сохранён файл интеграции, можно воспользоваться другим вариантом. Найдите в меню пункт «Файл», в выпадающем списке нажмите на «Открыть», выберите и загрузите нужный документ. Этот способ подойдёт только тем пользователям, у которых есть расширенное право «Интерактивный запуск внешних отчётов и обработок».

Обновление модуля «Обмен с 1С»

Наши разработчики регулярно обновляют модуль интеграции ОФД в 1С, чтобы сделать сервис удобнее для пользователей. Когда мы выпустим обновление, в приложении появится уведомление об этом. Обновлять модуль обмена нужно по той же схеме, как вы выполняли первое подключение к нему.

Настройки модуля для обмена ОФД с 1С

При первом открытии модуля интеграции нужно выполнить его начальную настройку. Эта настройка выполняется один раз, её результаты будут сохранены в системе.

Эта настройка выполняется один раз, её результаты будут сохранены в системе. Нажмите «Общие настройки» вверху окна. Программа откроет форму, в которой можно указать основные настройки. В этой форме несколько полей:

• «Ключ доступа»: персональный ключ доступа к модулю обмена, который появляется в ЛК ОФД после оплаты.


• «Группа (для новых)»: если при загрузке документов в 1С нужно создать новый элемент справочника номенклатуры, он будет создан в базе 1С в той группе, которую вы укажете в этом поле. Если оставить поле пустым, новые элементы будут создаваться в корне справочника «Номенклатура».


• «Номенклатурная группа»: эта группа будет использована при создании новых элементов справочника «Номенклатура».


• «Статья ДДС» и «Розничный покупатель»: эти реквизиты будут использованы при загрузке «Отчёта о розничных продажах». Заполнять поля не обязательно.


• «Действие с позициями номенклатуры, отсутствующими в 1С»: это действие будет выполнено, если при загрузке документов из ОФД некоторые позиции отсутствуют в 1С.

Более подробные инструкции по работе с модулем «Обмен с 1С» и по его настройке под ваши потребности вы можете получить в нашей службе технической поддержки.