Облачная онлайн-касса: что нужно знать

В 2023 году практически все предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовый аппарат при ведении бизнеса. Он должен быть зарегистрирован в ФНС, а также выполнять определённые функции:

• Формировать чеки.
• Передавать данные в налоговую с помощью ОФД.
• Хранить все данные в фискальном накопителе.

ККТ не всегда выступает в роли физической онлайн-кассы. Предприниматели, которые продают свои товары или предоставляют услуги онлайн, могут пользоваться облачным кассовым устройством – сервисом, позволяющим проводить расчёт на расстоянии.

В этой статье мы поговорим, что такое облачная виртуальная касса, для кого она нужна и как её выбрать, а также как подключить и работать с ней.

Облачная ККТ и онлайн-касса: в чём отличия

Облачная касса находится в дата-центре – отдельном помещении с серверами, к которым может подключиться кассовое устройство. Предприниматель делает это с помощью интернета и проводит все расчёты на расстоянии. При этом все данные хранятся в облаке онлайн-кассы.

Стоит отметить, что облачная ККТ – это не обычная онлайн-касса, у неё существенные отличия:

• Стоит в дата-центре поставщика облачной кассы, а не находится рядом с предпринимателем.
• Формирует только электронные чеки.
• Не требует наличия физической кассы. Взаимодействие с кассой производится через готовое ПО или АПИ.

Кто может использовать облачную интернет-кассу

1. Покупки через интернет-магазин.
   Если вы продаёте товары через сайт или предоставляете услуги через отдельное приложение, облачная касса – лучший сервис для расчётов. Важное преимущество – возможность принимать платежи на расстоянии, а также сэкономить на покупке самого кассового устройства.

Облачную кассу можно взять в аренду – это позволит заранее рассчитать все затраты, поскольку вы будете платить одну и ту же сумму каждый месяц.

2. Оплата транспорта.
   Яркий пример – поездки в Яндекс.Такси или покупка билета на автобус. Тогда клиент оплачивает услугу через определённый терминал, который подключён к облачной кассе.

При этом аппарат должен показывать специальный QR, в котором будут отражаться все реквизиты чека.

3. Оплата ЖКХ-услуг.
   Все расчёты производятся с помощью онлайн-банка, специального приложения или с помощью банковского поручения.
4. Работа на выезде.
   Маникюр на дому или выезд сантехника – лучшие примеры такого бизнеса. В таком случае вы, как компания, хоть и соприкасаетесь с клиентом, всё равно все платежи проходят виртуально через облачную кассу.

Кому нельзя работать с облачной кассой

Если же покупатель приходит к вам и оплачивает товар/услугу с помощью карты, то пользоваться облачной кассой запрещено – вы должны приобрести онлайн-устройство с фискальным накопителем, которое работает дистанционно (работает с помощью интернета, принимает платежи, формирует бумажные/электронные чеки и отправляет данные в ФНС).

Типичные примеры таких бизнесов: любой офлайн-магазин, продажа билетов на вокзале и оплата товара из пункта выдачи.

Как выбрать облачную кассу для бизнеса

Подобрать подходящий вариант можно с помощью анализа некоторых характеристик.

Функционал

Подумайте, какими именно возможностями должна обладать облачная касса, которая будет закрывать все потребности – нужна ли только печать чеков или же вы бы хотели иметь дополнительные функции (учёт товаров и услуг, аналитика продаж и т.д.).

Обязательное условие – облачные кассы должны соответствовать требованиям № 54-ФЗ.

Безопасность

Поскольку касса передаёт и хранит в себе персональные данные обо всех операциях, важно узнать в дата-центре, где хранится информация, а также как защищается.

Стоимость самой кассы

Сравните стоимость различных облачных касс и учитывайте, что некоторые могут предлагать абонентскую плату или комиссию с каждой транзакции.

Отзывы других пользователей

Обязательно изучите, что пишут об облачных кассах те, кто уже пробовали их в действии. Так вы сможете понять, как работает устройство вживую, подходит ли оно вам или же стоит рассмотреть другие варианты.

Сколько стоит аренда облачной онлайн-кассы

Стоимость облачной кассы зависит от тарифа и возможностей самой ККТ. Так, например, вы можете арендовать самую дешёвую облачную кассу за 900 рублей в месяц. Если же располагаете большим бюджетом, то можно потратить и до 30 000 рублей.

Как подключить облачную онлайн-кассу АТОЛ Онлайн

АТОЛ Онлайн – это сервис для виртуальной кассы, который предназначен для автоматизации торговых операций и учёта в сфере розничной торговли. Подключение этой облачной кассы происходит так – нужно:

1. Зарегистрировать личный кабинет на сайте поставщика — АТОЛ Онлайн. Оплатить счёт за пользование сервисом и за фискальный накопитель. ОФД также потребуется, но, как правило, он входит в тариф.
2. Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.
   Для этого вам нужна квалифицированная электронная подпись, чтобы сделать всё дистанционно.

Если же её у вас нет, рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение ЭЦП и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — УЦ «Основание».

3. Активировать кассу.
   Внесите все данные в CMS, платёжный сервис и банк. Чтобы узнать цену, во сколько вам обойдётся аренда облачной онлайн-кассы АТОЛ, оставьте свою заявку, позвонив по номеру телефона офиса, в котором зарегистрирована ваша компания.

Основные выводы

Облачная касса – это система электронного учёта и хранения данных о продажах и расчётах, которая работает в облаке (виртуальном хранилище данных), доступном через интернет. Обычно предоставляется в виде программного обеспечения, которое может быть установлено на компьютер или мобильное устройство, либо в виде веб-приложения, доступного через браузер либо интерфейс АПИ для взаимодействия с кассой через собственное решение.

Этот вариант ККТ подойдёт, если вы работаете в интернет-магазине, логистической компании (транспорт), оказываете услуги на дому или же занимаетесь ЖКХ.

Главное преимущество облачной виртуальной кассы – это онлайн-подключение. Само устройство находится в специальном дата-центре, вы же, в свою очередь, проводите все платежи с помощью своего ПК (смартфона или планшета). Также плюсом считается экономия на ККТ – обычно аренда облачной онлайн-кассы стоит недорого.

Чтобы выбрать облачную кассу, важно понять, какие именно потребности она должна закрывать – например, только лишь формирование чеков или же большая функциональность.

АТОЛ Онлайн – отличное бизнес-решения для вашего бизнеса. Оно позволяет отправлять все чековые данные в ФНС и проводить мониторинг самого устройства. Также этот сервис работает с маркировкой и полностью соответствует правилам законодательства.