Электронные трудовые книжки: сдаем и заполняем СЗВ-ТД

С 1 января 2020 года российские работодатели перешли на электронные трудовые книжки. По ним нужно ежемесячно отчитываться в ПФР с помощью формы СЗВ-ТД.

Есть несколько различий в сдаче отчетности: если у работодателя больше 25 работников, то ему нужно сдать документ в электронной форме, а тем, у кого работников меньше, могут обойтись бумажной.

Электронный отчет должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Поэтому работодатель должен организовать к ней доступ кадровику или завести дубликат.

Какие данные отражают в отчете

Формирование отчета начинается с заполнения граф сведений о работодателе: регистрационный номер, наименование, ИНН и КПП.

Регистрационный номер в ПФР

Это код из 12 цифр, который присваивается юрлицу или ИП при регистрации в ПФР. Как правило он есть в каждом отчете, которые отправляются в пенсионный фонд. Если не знаете, где его посмотреть, то скачайте выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Наименование

Юрлицо указывает, название своей компании, как оно записано в учредительных документах. Индивидуальный предприниматель вписывает в эту графу свое ФИО, перед которыми ставит аббревиатуру «ИП».

ИНН и КПП

ИНН и КПП можно найти в свидетельстве, которое выдает ФНС при регистрации. Для юридического лица ИНН состоит из 10 цифр, а КПП — из 9. У ИП есть только 12-тизначный ИНН.

Дальше начинается тело отчета. Здесь нужно указать сведения о зарегистрированном лице — сотруднике, а также отчетный период и заполнить таблицу трудовой деятельности за этот период.

Сведения о зарегистрированном лице

Здесь нужно прописать ФИО сотрудника, его дату рождения и СНИЛС. Ниже есть две строки: в одной нужно отметить заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а в другой — запрос трудовых сведений за отчетный период. Поле «Признак отмены» кадровик заполняет в том случае, если заявления были отозваны.

Сведения о трудовой деятельности

В таблице нужно отразить все трудовые передвижения сотрудника за отчетный период. Данные вписываются в третий столбец:

1. Прием — сотрудник устроился на работу;

2. Перевод — сотрудника перевели в другой отдел или филиал;

3. Переименование — работодатель изменил наименование;

4. Установление / присвоение — работнику установили или присвоили новую квалификацию;

5. Увольнение — сотрудник уволился с работы;

6. Запрет занимать должность — суд наложил ограничение на занятие той или иной деятельностью.

Трудовая функция заполняется в соответствии со штатным расписанием. А код пока заполнять не нужно — его будут вписывать с января 2021 года. Он будет состоять из 7 цифр и букв.

Колонку с увольнением заполняют в случае, если сотрудник уволился. Здесь все прописывается так же, как и в бумажной трудовой — статью и основание.

Каждое трудовое передвижение должно фиксироваться приказом. Для его даты и номера есть столбцы 7, 8 и 9. В последнем столбце — графа отмены, которую заполняют в случае отмены внесенных записей.

Что делать с нулевым СЗВ-ТД

Если у сотрудника не произошло никаких изменений в трудовой деятельности, то в отчете отражать нечего. Такая отчетность называется нулевой и ее сдавать в ПФР не нужно.

Как часто нужно сдавать отчет

СЗВ-ТД сдается ежемесячно 15 числа. Если оно выпадает на выходной, то дата сдачи переносится на день или два вперед.

С 2021 года отчеты придется сдавать практически в режиме онлайн: если вы приняли сотрудника на работу, то отчет по нему нужно отправить не позднее следующего дня.

Какие штрафы предусмотрены

Если работодатель не успел сдать СЗВ-ТД, то он получит предупреждение и штраф. Размеры штрафов прописаны в законе № 27-ФЗ:

1. 1000–5000 рублей — для должностных лиц и ИП;

2. 30 000–50 000 рублей — для юрлиц.

Если проигнорировать отчетность еще раз, то штрафы будут внушительней:

1. 10 000–20 000 рублей — для должностного лица и ИП;

2. 50 000–70 000 рублей — для юрлица.

Подводим итоги

Отчет СЗВ-ТД появился вместе с переходом на электронные трудовые книжки.

Если сотрудников в компании или у ИП больше 25, то отчет сдается исключительно в электронной форме. У кого меньше могут сдавать на бумаге.

В СЗВ-ТД прописываются данные о работодателе и о трудовой деятельности сотрудников. Если за месяц ничего не произошло, то нулевую отчетность сдавать не нужно.

Первый отчет ушел в ПФР начиная 17 февраля 2020 года. Теперь его нужно сдавать ежемесячно не позднее 15 числа.

Если проигнорировать отчет, то работодателю придется оплатить штрафы: от 1000 до 20 000 рублей для ИП и должностных лиц и от 10 000 до 70 000 — юрлицам.

Публикуем новости продуктов и актуальные вопросы на тему отчетности в Telegram — переходите, чтобы ничего не упустить