МЧД – машиночитаемая или электронная доверенность
Отдел продаж:
Отдел продаж:

МЧД — машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог бумажной доверенности на подписание документов в электронном виде. Файл доверенности содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице, а также его полномочия. Машиночитаемая доверенность (МЧД) подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя.

В первоначальной редакции 63-ФЗ, обязательным применение МЧД должно было стать с 1 января 2023 года. На данный момент Госдумой в первом чтении принят законопроект о продлении переходного периода применения МЧД

Сроки внедрения МЧД

С 1 марта 2022 по 31 августа 2023 года

по желанию можно использовать сертификат КЭП физического лица вместе,
с машиночитаемой доверенностью (МЧД)

До 31 августа 2023 года

работники используют сертификаты электронной подписи юридического лица,
в которых прописаны их личные данные и сведения об организации

С 1 сентября 2023 года

новая схема работы с электронной подписью. Машиночитаемая доверенность (МЧД) станет обязательной.
Работники организаций и уполномоченные представители должны использовать КЭП физлица вместе с МЧД. С электронной подписью работника юрлица разрешено работать до 1 сентября 2024 года, при условии, если её сертификат выдан до 31 августа 2023 года. Машиночитаемая доверенность при этом не нужна.

Для чего нужна машиночитаемая доверенность (МЧД)

С помощью машиночитаемой доверенности (МЧД) сотрудники организации могут подписывать электронные документы от лица руководителя компании. Например, для сдачи отчётности в контролирующие органы.

Применение МЧД позволяет подтверждать полномочия представителя. В совокупности машиночитаемая доверенность (МЧД) и КЭП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени компании. С их помощью работник может:

Сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, СФР

Работать на государственных порталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»

Вести электронный документооборот с контрагентами

Подписывать договоры

Заверять любые другие документы, как и с обычной бумажной доверенностью от руководителя организации

Преимущества использования МЧД

Главные преимущества — это полный отказ от бумажных доверенностей для подписания документов и упрощение работы за счёт простого и быстрого оформления МЧД.

Безопасность

Полномочия сотрудников при выдаче машиночитаемой доверенности (МЧД) подтверждает только руководитель компании, подписывая машиночитаемый документ своей КЭП. Руководитель или уполномоченный сотрудник организации может сам отозвать выданную МЧД, например, если сотрудник уволился. Так, все полномочия находятся под вашим контролем

Без посещения ФНС

Машиночитаемый формат доверенности позволяет передавать отчётность в любую инспекцию онлайн

Практичность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) может храниться в различных системах и подходит для различных порталов.
Для работы подходят информационные системы:

  • Операторов электронного документооборота
  • Федеральных органов исполнительной власти (ФНС, СФР и т.д.)
  • Аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ)
  • Головной удостоверяющий центр

Кто может оформить МЧД

Выдать машиночитаемую доверенность (МЧД) своему сотруднику может только лицо, которое вправе действовать от имени организации или индивидуального предпринимателя без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор компании. В ней указывают информацию о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа. Присваивают идентификационный номер и подписывают КЭП руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Как выпустить машиночитаемую доверенность

Директор или сотрудник вносит данные в электронную форму доверенности в специализированном сервисе. Например, на сайте ФНС или в сервисе Астрал Доверенность. Готовую машиночитаемую доверенность должен подписать руководитель организации или предприниматель своей электронной подписью формата XMLDSIG. Файл, подписанный ЭП руководителя, получится в формате XML. Конкретный срок действия указывается в электронном документе, он не ограничен законодательством. Срок действия доверенности может быть любой.

МЧД в ФНС

Для сдачи отчётности необходимо отправить один раз электронную доверенность в ФНС, прежде чем отправлять отчётность. Такая система практически повторяет схему использования бумажной отчётности с одним лишь отличием – процесс отправки машиночитаемой доверенности производится онлайн. Для работы с ФНС можно воспользоваться электронным сервисом «1С-Отчетность».

Похожий порядок работы применяется и при передаче отчётов в СФР. Перед сдачей отчёта нужно будет направить машиночитаемую доверенность в соцфонд, после чего ей присваивается номер, который указывается при сдаче отчётности.
В сервисе 1С-Отчетность реализована поддержка Уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП) (аналог МЧД) для СФР.

Сервисы, работающие с МЧД

1С-Отчетность

Сервис передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие»

Астрал Отчет 5.0

Онлайн-сервис для передачи отчетности
в контролирующие органы. Работайте в привычной системе учета. Без привязки к рабочему месту

Астрал Доверенность

Решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

Часто задаваемые вопросы

Это машиночитаемая доверенность на имя сотрудника организации, созданная
в электронном виде. Она необходима для подтверждения полномочий сотрудника
на подписание документов от имени организации

МЧД должен подписать руководитель организации или Индивидуальный предприниматель своей действующей электронной подписью

Создать МЧД можно на портале ФНС или в сервисах, в которых уже реализована такая возможность (например, 1С-Отчетность или Астрал Доверенность). Для формирования доверенности в сервисе ФНС необходимо подготовить следующие данные:

  • ИНН / КПП
  • ОГРН
  • Адрес

Данные подписанта — Руководителя

  • ФИО
  • СНИЛС
  • ИНН
  • Должность

Данные представителя

  • ФИО
  • СНИЛС
  • ИНН
  • Паспортные данные

Затем зайти в сервис и выбрать «Создание xml-доверенности». Выбрать один из двух вариантов:

«B2B доверенность» — для взаимодействия с коммерческими организациями или «B2G доверенность» — для представления интересов перед федеральными органами исполнительной власти. Далее нужно заполнить форму и сформировать XLM файл.

Важно! В настоящее время не все государственные сервисы принимают МЧД от ФНС. Например, ФСС разработал свой формат доверенности для взаимодействия со страхователями, с ним же работает Социальный Фонд России. Если вы не используете специальные сервисы, такие как 1С-Отчётность, перед отправкой МЧД в ведомство нужно убедиться, с каким форматом оно работает.

Если доверенность была сформирована в виде xml-файла, то руководитель организации сможет подписать её, используя специализированные сервисы (например, КриптоАрм). Часто возможность подписания МЧД уже встроена в сервис (например, 1С-Отчетность или Астрал Доверенность)

Каждая электронная МЧД имеет свой идентификатор, по которому осуществляется
её поиск в общей базе. После отправки получатель проверяет актуальность документа
по нужному номеру

МЧД можно включать в пакет с документом, либо помещать на хранение в информационную систему, предназначенную для этого. Выбор системы зависит от получателя документа. Это может быть ИС определённого ФОИВ или ЕСИА. Также можно использовать любую систему, перечисленную в Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224. Чтобы получатель понимал, в какой ИС искать доверенность, отправитель может включить в электронный документ информацию о номере и дате совершения доверенности, а также ссылку на систему, где хранится МЧД.
Кроме того, ссылку можно включить не в документ, а в мета-данные, которые сопровождают документ

Если руководитель организации, руководитель филиала или руководитель представительства юрлица оформляет передоверие МЧД, то заверять её нотариально не требуется.

Передоверить без заверения у нотариуса можно только МЧД, в которой прописаны машиночитаемые полномочия, так как их можно сравнить с корневой доверенностью автоматически. Возможность передоверия МЧД с текстовыми полномочиями необходимо уточнять у нотариуса.

Передоверенная МЧД может храниться в ЦПРР и Единой автоматической системе Нотариата. Прекратит своё действие машиночитаемая доверенность автоматически, в случае отмены первоначальной МЧД.

В остальных случаях передоверия МЧД нужно нотариально заверять.

Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность (МЧД) нужно составить заявление на отзыв и отправить его в информационную систему, где она хранится. После этого электронная доверенность перестаёт действовать.

Машиночитаемую доверенность отзывают раньше окончания срока действия, если:

  • обязанности переданы другому сотруднику;
  • уполномоченный работник уволен или переведён на другую должность.

В таких случаях директор организации или предприниматель составляют заявление на отзыв. Его отправляют в ту информационную систему, в которой хранится документ. У каждой информационной системы своя форма заявления
Заявление на отзыв подписывают КЭП доверителя.

Не обязательно отзывать МЧД, если была произведена смена паспортных данных представителя.

Комитет по финансовому рынку Государственной думы подготовил проект поправок в 63-ФЗ, который разработан совместно с органами власти, а также представителями бизнеса. Бизнесу следует ожидать следующие изменения:

  • появится возможность передоверия МЧД для финансового рынка;
  • коммерческие удостоверяющие центры смогут выдавать сертификаты проверки электронной подписи со сроком действия 15 лет;
  • усилены требования к аккредитованным удостоверяющим центрам для поддержания сертификатов с долгосрочным действием. В частности, увеличатся требования к собственному капиталу УЦ;
  • планируется выдача сертификатов КЭП на руководителя филиала иностранных организаций через удостоверяющий центр ФНС или доверенные УЦ ФНС России;
  • признание электронных подписей иностранных государств на основании соглашения между хозяйствующими субъектами;
  • сертификат КЭП работника юрлица будет действовать до окончания его срока, но не дольше 31.08.2024. Выпустить такие сертификаты необходимо до 31.08.2023;
  • аккредитованные удостоверяющие центры смогут заключать договор с юридическими лицами на аутсорс по принятию документов от заявителей на выпуск сертификатов и проведения очной идентификации. Это расширяет и упрощает получение подписей физических лиц.

С 1 сентября 2023 года определённые ФОИВ будут работать с МЧД единого формата. Формат 003 согласован с Минцифры, ФНС, ЦБ, Федеральным казначейством и другими ведомствами. С такой машиночитаемой доверенностью можно будет сдавать отчётность в госорганы и вести взаимодействие с контрагентами. Образец документа представлен на Госуслугах.

С 1 сентября 2023 года большинство ФОИВ не будут поддерживать формат МЧД 002. Он будет существовать, пока бизнес не перейдёт на 003. Специально искать доверенность нужного формата не требуется. Текущие сервисы поддерживают актуальный формат доверенности и обновляют его в соответствии с принятыми формами Цифровой платформы распределённого реестра.

Использовать старый формат нужно до полного перехода на универсальную МЧД. Параллельно рекомендовано начинать работать с 003. Преимущество нового формата МЧД в том, что он универсальный, поддерживает структуру нового классификатора, который спроектирован правительством.

Хранение МЧД осуществляется как в распределённом реестре ФНС, так и на узлах операторов ЭДО. Это значит, пользователь может пользоваться налоговой или специальными сервисами для работы с машиночитаемыми доверенностями. Также можно использовать любую систему, перечисленную в Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224.

Существует четыре способа передачи машиночитаемой доверенности в ФНС:

  • Портал Госуслуг — на сайте представлены актуальные форматы документа.
  • Сайт ФНС — документ можно создать для сдачи налоговой отчётности на сайте, скачать xml, подписать, а потом загрузить доверенность в систему.
  • Оператор ЭДО — порядок действий зависит от используемого сервиса.
  • Нотариус — МЧД подписывают КЭП нотариуса и отправляют через единую информационную систему электронного нотариата.

Электронную доверенность проверяют в реестре, который разработал ФНС. Нужно войти на портал, ввести: GUID МЧД, ИНН доверителя и ИНН на представителя. После ввода данных отобразится карточка машиночитаемой доверенности и её статус.

Блокчейн — это технология распределённого реестра для шифрования и хранения данных. Информация хранится на компьютерах, которые объединяются в общую сеть.

ФНС России использует технологию блокчейн для обеспечения и поддержки работы бизнес-приложений, функционирующих на базе своей платформы. Формат МЧД 002 уже есть в блокчейне.

Применение МЧД станет обязательным. Сертификаты КЭП сотрудников организаций продолжат действовать до конца срока своего действия, но не позднее 1 сентября 2024 года.

Коммерческие удостоверяющие центры могут выпускать сертификаты сотрудников юрлица только до 31 августа 2023 года. Если срок выдачи сертификата не позже 31 августа, то налоговая примет отчётность с такой подписью, если позже — откажет в приёме.

Групповая МЧД — это возможность регистрации доверенности в распределённом реестре на нескольких уполномоченных представителей. Пока такой документ создать нельзя.

Доверенность с несколькими представителями невозможна для МЧД формата B2G, но возможна для МЧД формата 002 и единого.

Если он появится, возникает вопрос: как и где отозвать полномочия только у одного поверенного, не отзывая всю МЧД. При этом в документе должны быть проставлены индивидуальные полномочия.

Что нужно будет сделать:

  1. В реестре МЧД создать заявление на отмену.
  2. Выбрать тип заявления «отказ представителя от полномочий».
  3. Заполнить и подписать заявление, направить на регистрацию.
  4. Система проверит заявку и проверит количество представителей.

Если представитель один, то обработка отказа от полномочий приведёт к прекращению действия доверенности. Это прописано Гражданским Кодексом. Если представителей несколько, и у них проставлены индивидуальные полномочия, то доверенность останется активной, а если полномочия указаны совместные, то доверенность отменится полностью. В событиях с МЧД запишется, что один из представителей отказался от полномочий. А в zip-файле с доверенностью, который вы скачиваете, также будет включено заявление об отказе от полномочий и подпись. У оператора ЭДО данная информация тоже должна отображаться вместе с датой отказа от полномочий. При подписании документов будет указано, что полномочия не подтверждены.

Смена руководителя не является поводом для прекращения машиночитаемой доверенности.

Отзывать все электронные доверенности не нужно. МЧД выдаётся не руководителем, а юридическим лицом. Юрлицо при смене руководителя продолжает действовать.

При работе с МЧД индивидуального предпринимателя иные правила. Если предприниматель закроет бизнес или наступит его смерть, то действие доверенности прекращается.

Да, если отчётность сдаётся в бумажном виде. Пользователям можно подписывать отчётность по бумажной доверенности.

Согласно 149-ФЗ, доверенность — это документ, который может создаваться как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Порядок работы, формат МЧД, классификатор полномочий и наличие КЭП регулируется законодательством. Для бумажных доверенностей ничего не поменялось, в том числе и при сдаче отчётности в налоговую. Важно помнить, что не все документы можно сдать в ФНС в бумажном виде. Для уполномоченных представителей, которые сейчас отправляют отчётность в ФНС по бумажной доверенности за юрлицо или ИП ничего не меняется.

Если у руководителя нет сертификата КЭП или срок его действия закончился, то можно выпустить МЧД через нотариуса. Нотариус создаст доверенность, подпишет её своей КЭП и отправит в ФНС.

Есть ключевая пара — открытый и закрытый ключ. Срок действия закрытого ключа остаётся прежним — максимум 15 месяцев. А срок действия сертификата проверки стал 15 лет.

То есть с помощью электронной подписи от ФНС предприниматель может заверять документы в течение 15 месяцев. А вот проверить легитимность этой КЭП можно будет в течение 15 лет с момента её выпуска.

Появится новый вид сертификатов КЭП — сертификат руководителя филиала. Он будет содержать сведения и полномочия о руководителе филиала. В первую очередь это будет сделано для представителей иностранных организаций*.



*Изменения вступят в силу в случае принятия законопроекта № 216859-8

Реестр архивных электронных доверенностей появится в распределённом реестре. В системе можно будет найти ранее выданные МЧД и истёкшим сроком действия.

Обезличенные КЭП используются для электронного взаимодействия. Подписание документа происходит внутри информационной системы (ИС) без участия человека. ИС сама создаёт и проверяет подписи. Чтобы получить сертификат обезличенной квалифицированной электронной подписи, нужно подтвердить, что такая информационная система есть.

Например, пользователь купил продукт 1С. В лицензионном договоре содержится информация о том, что на основе этого программного продукта можно создать новую информационную систему у себя в компании. В организации издаётся приказ и основания о вводе ИС в промышленную эксплуатацию. Далее эти документы представляются в удостоверяющий центр ФНС. Количество обезличенных сертификатов КЭП, которые можно получить, равно количеству информационных систем.

Директор бюджетной организации получает сертификат КЭП в удостоверяющем центре Федерального казначейства. Руководитель финансовой организации в УЦ Центробанка. Для них порядок работы с МЧД не меняется. Законодательство действует для всех одинаково.

Доверенные лица удостоверяющего центра налоговой выдают только сертификаты, полученные от УЦ ФНС. Такие организации не могут выдавать сертификат КЭП с другими издателем.

Доверенные лица УЦ ФНС принимают заявление, проводят идентификацию и пересылают данные в удостоверяющий центр налоговой. УЦ ФНС создаёт сертификат КЭП, передаёт доверенному лицу и уже доверенное лицо выдаёт его заказчику. Само доверенное лицо УЦ ФНС может выпускать сертификат КЭП только для физических лиц.

КПП — это код причины постановки на учёт. У организации один ИНН и много КПП. Также КПП кодирует обособленное подразделение или филиал. Если делать МЧД от юрлица, то машиночитаемую доверенность переделывать не нужно.

Если доверенность выдаётся на филиал, или филиал делает передоверие, то используется КПП. Потому что обособленное подразделение можно определить только по связке ИНН и КПП. Соответственно, КПП у филиала не может поменяться. Если создаётся новый филиал, ему присваивается новый КПП.

Комментарии по этому вопросу были представлены в Письме ФНС от 15 июня 2023 г. № ЕА-3-26/7867@. Физлицо без полномочий представителя должно использовать личную КЭП физического лица. ИП при этом применяет квалифицированную электронную подпись индивидуального предпринимателя. Ответственность за соблюдение этих правил лежит на принимающей стороне. Например, ФНС следит за тем, чтобы эти требования соблюдались.

Распределённый реестр ФНС уже поддерживает метку доверенного времени.

Субъекту нужно отправить запрос о прекращении обработки его персональных данных. Все машиночитаемые доверенности хранятся в ФНС, а 35 узлов являются посредниками и МЧД у себя не хранят. Они содержат только публичные сведения из реестра, где нет персональных данных. Вопрос о запросах на уничтожение персональных данных, хранящихся в МЧД, ФНС будет решать следующем году.

Вопрос актуальный для крупных клиентов. Такая возможность есть. Она необходима для выстраивания взаимодействия. Для этого компании нужно идти к любому из 35 владельцев узлов и интегрироваться с ними.

Для выпуска МЧД или электронных подписей работников и физических лиц рекомендуем воспользоваться интеграционным решением от Астрал.Платформа. Сервис помогает организовать электронный документооборот с контрагентами и контролирующими органами.


Тарифы 1С-Отчетность + МЧД

Полезные статьи по теме МЧД