Электронный документооборот в организации
Уважаемые клиенты! Мы обеспечиваем бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», действительных на 20 июля 2024 года через УЦ «Аналитический центр». Подробнее
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Кому необходим ЭДО

Оптимизируйте документооборот при помощи ЭДО. Организация и подключение ЭДО. Для фирм любого масштаба


Стоимость подключения

Цены на электронный документооборот

Понятие электронного документооборота подразумевает способ работы с информацией, когда большая её часть передаётся в цифровом формате и хранится централизованно.

СЭД в организации реализована в виде компьютерной программы. Передача цифровых материалов осуществляется по зашифрованному каналу. Благодаря этому обмен электронными документами между организациями надёжно защищён: данные предохраняются от перехвата и подмены. Документация становится юридически значимой без необходимости заключения каких-либо допсоглашений.

Список подлежащих пересылке бумаг включает счета-фактуры, договоры, акты и десятки других документов. Можно отправлять и получать практически что угодно, по аналогии с традиционной бумажной версией.

В России есть много форм ведения бизнеса, но в каждом из них ценится скорость обработки документации. Именно поэтому к системе ЭДО обращаются:

  • юрлица, чтобы разгрузить бухгалтерию и другие финансовые отделы;
  • индивидуальные предприниматели, чтобы все документы собирались в одном месте и не терялись;
  • физические лица, чтобы документально подтверждать работу по договору.

Преимущества ЭДО

Переход на электронный документооборот внутри организации выгоден по множеству причин:

Оптимизация бизнес-процессов с учётом типа используемых бумаг, общей структуры работы с ними;
Уменьшение финансовых расходов за счёт снижения трат на печать и доставку бумаг;
Сохранение юридической силы бумаг в цифровом формате без необходимости дублировать в традиционном виде
Упрощение взаимодействия с контролирующими органами;
Уменьшение затрат времени на распечатку, подписание и согласование у руководства
Улучшение качества сервиса и повышение лояльности клиентов.

Достоинством ЭДО становится и повышение дисциплины. Руководство в любой момент может проконтролировать, как ведётся работа над документацией в организации. Ускоряется протекание бизнес-процессов на уровне предприятия. Это касается подготовки и согласования материалов внутри компании, а также обмена документами в электронном виде между организациями и ИП.

Первым делом фирмы стремятся перевести в цифровой формат первичку и счета-фактуры. При этом важно соблюдать требования соответствующих приказов ФНС и Минфина РФ, чтобы добиться юридической значимости документации. В ЭДО между организациями могут передаваться материалы разной степени конфиденциальности: спецификации, внутренние акты, экспедиторские расписки, протоколы разногласий.

Для работы с ЭДО понадобиться подключение специальных сервисов. Сервис «Астрал.Докс» позволит организовать работу по обмену цифровыми материалами между фирмами, учреждениями, их контрагентами. Для тех, кто пользуется системой «1С», существует другой сервис — «1С-ЭДО». Готовые сервисы включают все необходимые функции и не требуют лишних расходов. После подключения пользователь может отправлять отчётность и другие данные с любого компьютера.

Чтобы подключиться к одному из сервисов, оставьте заявку. Наши специалисты подберут оптимальный тариф для вашей компании и ответят на все возникшие вопросы.

ЭДО не потребует больших денежных затрат. Отправка одного документа через оператора будет стоить в пределах 15 рублей. Если же пользоваться традиционным способом пересылки писем, понадобится потратить порядка 30 рублей. В случае со средними и крупными фирмами, которые отправляют каждый год тысячи документов, выгода очевидна.

Общий порядок перехода

Следует соблюдать схему перехода на цифровой обмен электронными документами между организациями и бизнес-партнёрами:

Сначала надлежит переговорить с контрагентами. Не все могут захотеть отойти от привычной методики. Переход на ЭДО должен носить добровольный характер.
Подготовить регламент ЭДО. Нужно учесть, что переход сразу всех контрагентов на обмен данными в цифровом формате маловероятен. Следует разграничить периоды времени, на протяжении которого будут использоваться оба регламента: онлайн и бумажный.
Найти подходящий удостоверяющий центр. Здесь следует получить ЭП. Её наличие обязательно для работы в системе ЭДО.
Заняться поиском оператора ЭДО. На данном этапе также важно учесть, кого собираются привлечь к работе ваши контрагенты. Это связано со спецификой обмена данными между клиентами разных операторов.

Все тонкости обмена электронными документами между организациями следует закрепить в специальном соглашении. Законодательно нет каких-либо ограничений в отношении формы содержания такой бумаги.

Компоненты соглашения, которым нужно уделить особое внимание:

  • используемая терминология;
  • предмет подписываемого соглашения;
  • процесс обмена документами: счетами, цифровыми накладными, актами;
  • схема разрешения возникающих споров.

Также следует уточнить период действия заключаемого соглашения, удостоверить его подписями вместе с реквизитами каждой из сторон. При необходимости могут быть добавлены приложения.

Применение системы электронного документооборота на предприятии и для обмена материалами с другими компаниями, в том числе, и ИП позволит экономить время, силы и деньги. При этом сводится к нулю риск повредить либо случайно уничтожить важные данные.

Для многих бизнесменов важен не переход на новый формат, а расширение области его использования. Крупные и средние фирмы уже давно стали сдавать отчёты в налоговую службу и внебюджетные фонды в электронном формате. Теперь это распространяется и на малых бизнесменов.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Оплачивайте только отправленные документы

* Стоимость за один комплект
на сумму


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
3 минуты — и готово! Скачайте бесплатную программу Астрал Помощник и начните работу
с электронной подписью прямо сейчас
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="72" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
{{FORM-FEEDBACK3 data-uname="72" data-color-brand="skycyan" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
autohello-finger