Какие отчёты нужно сдавать при увольнении сотрудника

Александра Кадынцева

Увольнение сотрудника обязывает работодателя сдать ряд отчётов. Рассказываем, какая отчётность сдаётся в этом случае в СФР и в какие сроки.

Какие отчёты нужно сдавать при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника работодатель обязан сдать в Социальный фонд России и Федеральную налоговую службу несколько отчётов:

• подраздел 1.1 ЕФС-1;
• подраздел 1.2;
• раздел 2 ЕФС-1;
• 6-НДФЛ;
• раздел 3 РСВ.

Первый отчёт должен быть отправлен в СФР в ближайший рабочий день после даты увольнения, а остальные документы – в сроки, предусмотренные законодательством. Расскажем о каждом отчёте подробнее.

Отчётность в СФР при увольнении

В СФР работодатель сдаёт отчёт ЕФС-1. В отчётной форме сдаётся Подраздел 1.1 (он заменил отчёт СЗВ-ТД) и Подраздел 1.2, а также титульный лист. В документе указываются сведения об организации, а также данные об увольняемом лице (ФИО, ИНН, СНИЛС, гражданство) и информация об увольнении, которая вносится в табличную часть отчёта (дата, причина, код выполняемой функции и прочие сведения). Причина увольнения указывается с обязательной ссылкой на законодательный документ. В качестве причины может быть инициатива работника, срок окончания трудового договора, сокращение штата, ликвидация предприятия.

Подраздел 1.2 содержит сведения о страховом стаже уволенного сотрудника.

Также в СФР работодатель сдаёт Раздел 2 формы ЕФС-1. В нём содержатся сведения о суммах выплат и страховых взносов на травматизм, начисленных уволенному сотруднику за каждый из отчётных и за расчётный периоды.

Срок сдачи раздела 1.1. ЕФС-1 – не позднее следующего рабочего с даты увольнения работника. Если увольнение выпадает на пятницу, отчитываться нужно в понедельник.

Работодатели, в штате которых меньше 10 работников, в том числе на договорах ГПХ (в их число не входят самозанятые подрядчики и ИП) сдают ЕФС-1 на бумаге. Если численность штата компании больше 10 человек, отчёт сдают только онлайн.

Отчётность в ФНС при увольнении

В налоговую при увольнении работника компания сдаёт 6-НДФЛ, и РСВ.

6-НДФЛ

Для заполнения этого отчёта при увольнении сотрудника отражают только выплаты, облагаемые подоходным налогом: оплату труда и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Датой получения дохода в виде заработной платы при увольнении считается последний рабочий день сотрудника. Если увольняющемуся работнику положена компенсация за неиспользованный отпуск, то датой дохода также считается последний рабочий день сотрудника.

В отчёте 6-НДФЛ содержатся следующие сведения:

• Строка 020. Общая сумма НДФЛ, перечисленный за последние три месяца отчётного периода, включая выплату зарплаты при увольнении и компенсацию.
• Строка 021. Сумма налога к уплате по первому сроку перечисления в году.

• Раздел 2:

  • Строка 120 — сумма зарплаты и компенсации.
  • Строка 131 — доходы по трудовым договорам.
  • Строка 140 — исчисленный НДФЛ при увольнении.
  • Строка 160 — удержанный НДФЛ при увольнении.

Выходное пособие, выплачиваемое при сокращении штата, ликвидации организации и в иных установленных законодательством случаях, в расчёт не включают. Если же выходное пособие превышает трёхмесячный средний заработок, то в 6-НДФЛ показывают только превышение и налог с него.

РСВ

В этом отчёте фиксируют данные о работнике за отработанный отчётный период, в котором он уволился, то есть с начала квартала до даты увольнения.

В раздел 3 РСВ сведения об уволенном работнике включают, только если за последние три месяца ему были начислены какие-либо выплаты.

Если в отчётном квартале выплат в пользу сотрудника не было, подраздел 3.2 по нему не заполняют. В разделе 3 указываются сведения, позволяющие идентифицировать уволенное лицо.

Выписку из раздела 3 РСВ нужно оформить в виде справки и выдать работнику в последний рабочий день.

Сроки сдачи отчётности при увольнении сотрудника

Выше мы уже упоминали о сроках сдачи некоторых разделов ЕФС-1. Акцентируем ваше внимание на времени сдачи отчётности при увольнении работника ещё раз.

1. Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 сдаётся не позднее рабочего дня, идущего за днём его увольнения (прекращения действия договора ГПХ).
2. Подраздел 1.2 ЕФС-1 сдаётся в течение 3 дней после увольнения, если речь идёт об увольнении пенсионера, в остальных случаях — до 25.01 следующего года.
3. Раздел 2 ЕФС-1, раздел 3 РСВ и расчёт 6-НДФЛ сдаются до 25-го числа месяца после отчётного квартала, в котором уволен работник либо прекращён ГПД.

Нарушение сроков сдачи отчётов грозит компании-работодателю получением штрафов.

Изменения в отчётности при увольнении с 2025 года

В 2025 году в сдаче отчётности при увольнении сотрудников продолжает действовать ряд нововведений, вступивших в силу ранее, в связи с объединением ФСС и ПФР, введением «Единой централизованной цифровой платформы в социальной сфере» и другими изменениями.

Коротко перечислим некоторые из них:

• Отмена формы СЗВ-ТД. Вместо сведений о трудовой деятельности работника при его увольнении нужно подавать форму ЕФС-1.
• Новый регистрационный код страхователя. С 1 ноября 2024 года в ЕФС-1 указываются новые десятизначные коды страхователей. Узнать свой код компания может на сайте СФР.
• Дополнительные основания для подачи ЕФС-1 с кодом «УВОЛЬНЕНИЕ». Это расторжение договора в связи с переводом к другому работодателю по инициативе работника или с его согласия, а также увольнение из-за ликвидации организации.
• Срок сдачи ЕФС-1. Отчёт нужно подавать в тот же или на следующий рабочий день после того, как работодатель подпишет приказ об увольнении.
• Отмена 2-НДФЛ. Эта справка уволившимся сотрудникам больше не выдаётся.

Дополнительные действия при увольнении сотрудника

Помимо подготовки и сдачи отчётности в связи с увольнением работника, работодатель должен выполнить ещё некоторые обязательства.

Во-первых, нужно внести в трудовую книжку (или форму СТД-Р) увольняющегося лица запись с датой увольнения и причиной со ссылкой на соответствующую законодательную статью.

Во-вторых, произвести расчёт с уволенным сотрудником, выплатив ему заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск или другие выплаты, если таковые были предусмотрены трудовым или коллективным договором.

В-третьих, выдать уволившемуся трудовую книжку, расчётный лист и выписку из отчёта о персонифицированных сведениях.

Помимо основных документов, которые работодатель должен выдать при увольнении, он может предоставить уволенному сотрудники дополнительные справки и документы, например, медицинскую книжку (для медработников), справки, выписки, копии приказов и распоряжений, связанные с его трудовой деятельностью (предоставляются по запросу, их выдача необязательна).

Также наряду с этим работодатель отдаёт работнику его личные документы и их копии.

Если речь идёт о работниках, чей труд связан с вредными условиями, то при увольнении сотрудник обязан вернуть спецсредства, инструменты, способы защиты, если это предусмотрено условиями трудового договора и подлежит возврату.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Если в организации увольняется работник, работодатель обязан отразить это событие в отчётности в Социальный фонд России и ФНС. Из-за нарушения сроков сдачи отчётности или ошибок в документации организации грозит штраф. Используйте сервисы электронной отчётности и соблюдайте сроки подачи документов, чтобы избежать штрафных санкций в адрес своей компании.

В телеграм-каналах «1С-Отчётность» и «Астрал Отчёт» вы найдёте актуальную информацию о налогах и отчётности. Подписывайтесь и узнавайте новости в этой сфере первыми!

Александра Кадынцева