Что такое счёт-фактура

Счёт-фактура — основной учётный документ, подтверждающий факт отгрузки товара поставщиком или предоставления услуг по установленной стоимости. Подписанный документ означает, что заказ покупателем получен в полном объёме и что к поставщику не имеется никаких претензий. Но это не единственная его функция. В статье расскажем об особенностях применения счёта-фактуры в 2025 году и разберём пример заполнения этого документа.

Что такое счёт-фактура и для чего он нужен

Счёт-фактура — это документ, который продавец/исполнитель/подрядчик оформляет при передаче своих товаров или имущественных прав, а также при выполнении работ или оказании услуг. Данный документ представляется заказчику, который, в свою очередь подписывает его, тем самым подтверждая факт получения заказа.

Кроме этого, счёт-фактура нужен для отражения сумм налога на добавленную стоимость: как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС, используемого для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.

Счёт-фактура существует в нескольких видах:

• обычный, отгрузочный — подтверждает передачу товара покупателю;
• авансовый — составляется при заключении договора и получении аванса за выполненные работы или оказанные услуги, но факт передачи не подтверждает;
• корректировочный — заполняется при изменении цены или количества отгруженной продукции.

Кто обязан выставлять счёт-фактуру

Документ выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику.

Составлять счёт-фактуру обязаны:

• индивидуальные предприниматели и юридические лица, находящиеся на общей системе налогообложения (если только их услуги не подпадают под исключения, установленные п. 2 ст. 149 НК РФ);
• ИП и организации на УСН, если доходы за прошлый и/или текущий год превышают 60 млн рублей.

Если организация или ИП пользуется освобождением от НДС по ст. 145, 145.1 НК РФ, но совершает операции, не освобождённые от налога, составляется счёт-фактура с пометкой «Без НДС». Это необходимо при заключении сделок с теми, кто платит НДС.

При оплате сделки продавец начисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счёт-фактуру как подтверждение уплаты НДС. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. Далее покупатель по закону имеет право на налоговый вычет по НДС (ст. 169 НК РФ), если документы составлены правильно.

Счёт-фактуру выписывают в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ.

При оформлении авансовых документов счёт-фактуру выставляют так же в течение 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счёт будущих поставок. Правила одинаковые как для бумажных счетов-фактур, так и для электронных.

Обязательные реквизиты счёта-фактуры

Действующая форма счёта-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2021 года № 534 (ред. от 16 августа 2024 года).

Скачать бланк счёта-фактуры

Счёт-фактура содержит следующие поля:

• дата составления документа и порядковый номер;
• адрес, наименование компании и идентификационный номер покупателя и налогоплательщика;
• адрес и наименование компании отправителя и получателя товара;
• если был предоставлен аванс, то номер платёжного документа;
• наименование отправленных товаров, выполненных работ или предоставленных услуг;
• объём, указанный в единицах измерения (если это возможно указать);
• стоимость товаров, цена или тариф без учёта налогов;
• сумма акциза (при необходимости);
• налоговая ставка и сумма налога, предъявленная покупателю;
• стоимость всего количества отправленных товаров;
• при отправке товаров из-за рубежа указывается страна и номер таможенной декларации.

Электронные счета-фактуры

Продажу и покупку прослеживаемых товаров для перепродажи оформляют в электронном виде и передают счета-фактуры контрагентам через операторов ЭДО. Это касается и корректировочных документов (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Бумажную форму можно применять в следующих случаях:

• товары проданы физлицам для собственных нужд, а не для бизнеса;
• товары переданы на экспорт или реэкспорт;
• товары проданы и перемещены из РФ на территорию государства-члена ЕАЭС.

Применение электронных счетов-фактур взамен бумажных имеет ряд преимуществ:

• быстрое оформление документов;
• отсутствие необходимости хранить документы в бумажных архивах;
• отсутствие рисков, связанных с порчей или потерей документов;
• прозрачность бизнес-процессов;
• повышение продуктивности.

Как выставить счёт-фактуру

Теперь разберёмся, как правильно заполнить счёт-фактуру.

• В строку 1 вписываем номер счёта-фактуры и дату составления документа.
• В строки 2 и 6 вносим реквизиты продавца и покупателя: адреса в полном или в сокращённом виде, ИНН и КПП.
• В строках 3 и 4 указываем название и адрес отправителя и получателя товара (если товар отправляется самим продавцом, то можно написать «он же», для услуг ставим прочерк).
• В строке 5 указываем дату и номер платёжки, если был предоставлен аванс. Если аванса не было или он был представлен не в денежном виде, то ставим прочерк.
• В строку 7 вписываем название валюты и её цифровой код по ОКВ.

Далее заполняем графы в таблице:

• описание услуг или работ, наименование товаров;
• объём, количество или иная единица измерения, цена без НДС (если единицу измерения невозможно указать ставим прочерк);
• сумма акциза (если акцизом товар не облагается, пишем «без акциза»);
• налоговая ставка и сумма НДС в рублях и копейках;
• общая сумма с учётом суммы НДС и без неё.

Если продаются товары из другой страны, значит, нужно заполнить сведения: код, наименование страны и номер таможенной декларации. При продаже российских товаров в графах 10-11 ставится прочерк.

Сроки хранения счетов-фактур

По закону счета-фактуры нужно хранить минимум 5 лет. Данный срок отсчитывается с периода, в котором документ был последний раз использован для составления отчётности, либо для начисления и уплаты налога (Письма Минфина от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829 и от 30 марта 2012 года № 03-11-11/104). Например, если компания выставила счёт-фактуру в ноябре 2024 года и в конце этого же года уплатила НДС, срок хранения данного счёта-фактуры начнётся 1 января 2025 года.

Частые ошибки в счёте-фактуре

Рассмотрим наиболее типичные ошибки, которые налогоплательщики могут допустить при оформлении счетов-фактур.

В случае критичных ошибок необходимо подать корректировочный счёт-фактуру, используя бланк из Приказа ФНС России от 12 октября 2020 года № ЕД-7-26/736@.

Заполняется он следующим образом:

• строка 1 — номер, присвоенный в общем хронологическом порядке, а также дата составления корректировочного документа;
• строка 1а — № п/п и дата исправления, внесённого в корректировочный счёт-фактуру;
• строка 1б — номер и дата корректируемого документа;
• строки 2, 2а, 2б — наименование продавца и его реквизиты;
• строки 3, 3а, 3б — наименование и реквизиты заказчика или покупателя;
• строка 4 — код и обозначение валюты;
• строка 5 — идентификатор госконтракта, если он был заключён.

При оформлении табличной части указывать нужно только те позиции, которые требуют корректировки. Алгоритм такой:

• по строке А указываются данные без изменений (как в первичном документе);
• по строке Б — данные с изменениями цены или объёма поставки;
• по строке В — увеличение, а по строке Г — уменьшение стоимости (в целом по счёту-фактуре).

Графы 11 — 13 заполняются только в отношении прослеживаемых товаров.