Дебиторская задолженность и отражение НДС в бухгалтерском балансе

Дебиторская задолженность – комплекс долговых обязательств перед компанией со стороны контрагентов, партнёров, клиентов или работников. Она относится к категории активов и считается одной из наиболее ликвидных её составляющих. Дебиторская задолженность в балансе отражается в строке 1230. Разберёмся, что входит в состав дебиторки и какой она бывает.

Что такое дебиторская задолженность

Как мы уже сказали, так называется долг партнёров, сотрудников, контрагентов перед организацией. Она возникает в ситуации, когда одна сторона (компания) выполнила свои обязательства по договору, а другая сторона (партнёр) – ещё нет. Исчисляется задолженность не только в денежном эквиваленте, но и в виде товаров или услуг.

Дебиторской задолженностью (ДЗ) может быть:

• долг клиентов по расчётам за оказанные услуги;
• неполученный аванс за товары, отгруженные в счёт будущих поставок;
• задолженность по займу или кредиту;
• переплата по налогам и взносам;
• задолженность сотрудников компании, когда им выплачен аванс.

По правилам ведения бухгалтерского учёта дебиторскую задолженность учитывают в активах. Хоть фактически эти средства не получены, она всё равно считается доходом от ведения бизнеса.

По сроку действия ДЗ бывает краткосрочной и долгосрочной. Краткосрочной считается дебиторка, которую компании обязаны вернуть в течение года, а долгосрочной – та, период возврат средств по которой составляет больше года. Например, заём на приобретение недвижимости на 10 лет – это долгосрочная ДЗ, аванс сотрудникам – краткосрочная.

Как дебиторская задолженность отражается в балансе

Согласно ФСБУ 4/2023, дебиторская задолженность, связанная с обычным операционным циклом, независимо от срока её погашения, отражается в бухгалтерском балансе как оборотный актив. Вносить её следует в строку 1230 бухбаланса.

В пояснении к строке вносится расшифровка общего показателя, то есть дебиторка разделяется по видам (от покупателей, от контрагентов, авансы по зарплате и т.д.). Также показатели детализируются по срокам погашения (долгосрочные или краткосрочные).

Чтобы получить общее значение, вышеперечисленные счета суммируются, а далее из полученной суммы вычитают кредитовое сальдо счёта 63. В нём отражают резервы по сомнительным долгам, то есть по обязательствам, которые с большой долей вероятности не будут погашены в срок, вне зависимости от его продолжительности.

Учёт дебиторской задолженности

Для учёта дебиторской задолженности предусмотрен перечень счетов, на которых накапливаются и отражаются эти сведения. Номер каждого счёта и его содержание приведены в таблице.

Для учёта дебиторской задолженности используются разные бухгалтерские проводки. Приведём примеры основных из них.

Погашение возникшей дебиторской задолженности поставщика:

• Дт 60 Кт 51, 50, 52 — внесение аванса в счёт будущих поставок товаров или выполнения работ/ услуг;
• Дт 08, 10, 41, 91-2 и пр. Кт 60 — товары (работы, услуги) по авансу приняты к учёту.

Погашение возникшей ДЗ покупателя:

• Дт 62 Кт 90-1 — отгрузка товаров, оказание услуг или выполнение работ;
• Дт 51, 50, 52 Кт 62 — получение суммы в счёт погашения ДЗ по отгруженным товарам (работам, услугам).

Погашение возникшей дебиторской задолженности работников по зарплате:

• Дт 70 Кт 50, 51 — уплата аванса сотрудникам за первую половину месяца;
Дт 20, 26, 91-2 и пр. Кт 70 — зарплата начислена.

Погашение возникшей ДЗ подотчётных лиц:

• Дт 71 Кт 50, 51,52 — выплата подотчётных средств;
• Дт 60,76 Кт 70 — отображение расхода подотчётных средств;
• Дт 50, 51, 52 Кт 71 — возврат неизрасходованных подотчётных.

Погашение возникшей дебиторской задолженности сотрудников по материальному ущербу:

• Дт 73 Кт 94, 28 — отображение долга работника по возмещению ущерба;
• Дт 52, 51, 70 Кт 73 — отображение полученного полного или частичного возмещения ущерба.

Погашение возникшей дебиторская задолженности учредителей:

• Дт 75 Кт 80 — отражение задолженности учредителей по вкладу в УК;
• Дт 51, 52, 08 Кт 75 — получение суммы вклада в уставный капитал.

Анализ дебиторской задолженности

Анализ дебиторской задолженности – это оценка её объёма, структуры, а также динамики и качества. В качестве показателей для анализа служат:

• общая сумма долга, число дебиторов (должник) и размер долга каждого из них;
• доля ДЗ в общем финансовом портфеле (активах) организации;
• распределение долгов по датам возникновения и погашения: от сомнительных до просроченных;
• распределение по размеру обязательств.

Анализ позволяет определить основные направления работы по управлению дебиторской задолженностью. Их можно условно можно разделить на четыре этапа:

1. Профилактика. Чтобы не возникло проблем, нужно проверять будущих контрагентов и правильно составлять договоры, предусматривая за просрочку или нарушение обязательств пени или систему штрафов, а также указывать чёткие даты платежей (в том числе отсрочки).
2. Контроль. Компания должна регулярно проводить инвентаризацию дебиторской задолженности, то есть проверять своих должников, размер и сроки долга. Например, сколько товара он отгрузил и сколько денег за него фактически получил. Также важно контролировать даты платежей и при необходимости напоминать о них дебиторам.
3. Взыскание. Этот этап начинается, когда задолженность становится просроченной. Такие долги нужно взыскать, пока они не стали сомнительными или безнадёжными.

4. Списание. Дебиторская задолженность списывается в следующих случаях:

   • истёк срок исковой давности — дебиторка стала безнадёжной;
   • дебитор исключён из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
   • судебные приставы установили, что долг с дебитора взыскать невозможно, например, в случае банкротства.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Грамотное ведение отчётности, соблюдение сроков её сдачи, а также точный учёт дебиторской задолженности и её соотношение с кредиторской – одна из основ финансового успеха компании и коммерческой деятельности.