Электронная отчётность: выбираем оператора и сервис для сдачи

Свободный автор Астрал

19 января 2022

13747

В 2021 году ФНС обнародовала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Документ содержит планы обширных изменений в законодательстве и в устройстве бизнес-процессов. Цель изменений — стимулировать переход российского бизнеса на ЭДО и тем самым обеспечить прозрачность хозяйственной деятельности налогоплательщиков. В первую очередь это касается взаимодействия субъектов бизнеса и контролирующих органов.

Законодательство уже сейчас обязывает ряд ИП и компаний сдавать отчётность в электронном виде. Скоро это требование станет обязательным для всех без исключения. Поэтому перейти на электронную отчётность лучше заранее: это позволит наладить бизнес-процессы и избежать штрафов в будущем.

В статье расскажем о том, какие схемы сдачи электронной отчётности бывают, как выбрать оператора ЭДО и сервис для сдачи отчётности.

Схемы отправки электронной отчётности

Отчитываться в контролирующие органы можно через посредника или самостоятельно — на порталах контролирующих органов или через оператора ЭДО.

Отчётность через посредника

Существуют организации, которые специализируются на сдаче отчётности за других. Клиент заключает, и отчётную документацию формируют и отправляют за него. Плюсы такой схемы — простота и невысокая цена. Но есть и минусы:

не факт, что организация добросовестная и качественно выполняет свою работу;
нет обратной связи с КО — клиент не знает, получен отчёт или нет, приняли его или нашли ошибки;
нет возможности получать требования ФНС и сообщения от других КО.

Отчётность через порталы КО

Сдавать отчёты можно в личном кабинете на сайте того или иного контролирующего органа. Для этого нужна квалифицированная электронная подпись. Плюсы такого способа

недорого;
в личном кабинете можно посмотреть статус обработки отчёта.

К минусам можно отнести следующие:

нужно регистрироваться и настраивать работу КЭП отдельно на каждом портале;
у каждого сайта своя логика работы, не всегда понятная;
сайты имеют свойство «падать» в случае высокой нагрузки.

Отчётность через оператора ЭДО

Клиент заключает договор с оператором электронного документооборота, который, в свою очередь, предоставляет клиенту сервис для сдачи отчётности и обеспечивает обмен электронными документами между отправителем отчёта и контролирующим органом.

Сервисы имеют разный набор функций, но в основном они схожи — есть набор форм отчётности, которые периодически обновляются в соответствии с изменениями в законах, есть календарь отчётности, подсказки по заполнению и автозаполнение на основе уже имеющихся данных, напоминания и возможность отправлять сообщения и запросы в КО.

Плюсы отправки отчётности через оператора ЭДО:

оператор полностью контролирует весь процесс обработки отчёта;
оператор гарантирует хранение отчёта в течение установленного законом срока;
датой сдачи отчёта считается дата отправки и регистрации документа на сервере оператора ЭДО, поэтому сдать отчёт вовремя проще;
есть техподдержка и инструкции по работе в сервисе.

К минусам можно отнести:

ежегодные платежи — лицензия на сервис и сертификат КЭП действуют 1 год, затем их необходимо продлевать;
если организация сдаёт большой объём отчётности, может потребоваться отдельный сотрудник, который будет этим заниматься.

Отправка отчётности через оператора ЭДО имеет явно больше преимуществ. Но для начала нужно выбрать сервис для сдачи отчётности.

Почему стоит выбрать электронную отчётность

Удобно

Бесконечные очереди в налоговой остались в прошлом. Для сдачи отчётности нужен только компьютер и интернет.

Вовремя

На главной странице сервиса есть список дел, который напомнит о сроках сдачи отчётности и покажет неотвеченный запрос из ФНС. Датой сдачи отчёта считается дата отправки. Даже если отправить документ за 5 минут до дедлайна, он будет сдан в срок.

Компактно

Все отправленные и полученные документы сохраняются в облачном хранилище и не занимают место ни в офисе, ни в памяти компьютера.

Безопасно

При передаче документов по ТКС данные шифруются. Ключ к защите есть только у контролирующих органов, в которые направляется отчётность. Поэтому просмотр и корректировка данных посторонними лицами исключены.

Без ошибок

В редакторе всегда самые новые утверждённые формы отчётов. Встроенный помощник подскажет, как заполнить ту или иную строку и сообщит об ошибках. Часть строк заполняются автоматически. А ещё можно провести сверку НДС с контрагентами, чтобы не было расхождений.

Как выбрать оператора электронной отчётности

Отправка электронной отчётности происходит через оператора электронного документооборота (ЭДО).На сайте ФНС можно ознакомиться с перечнем доверенных операторов ЭДО.

Независимые информационные и правовые порталы на основании данных с официальных сайтов и отзывов клиентов составили рейтинг наиболее востребованных компаний в данной отрасли. В их число вошли:

АО «Калуга Астрал» (Калуга);
ООО «Такском» (Москва);
СКБ «Контур» (Екатеринбург);
ООО «Компания Тензор» — продукт «СБИС» (Ярославль);
ООО «Корус Консалтинг СНГ» — продут «Сфера Курьер» (Санкт-Петербург);
ООО «Э-КОМ» (Москва).

При выборе оператора электронной отчётности нужно учитывать, что головные офисы организаций размещены, как правило, в крупных городах. Перед заключением договора стоит узнать, есть ли у компании региональное представительство для оперативного решения возникших проблем.

Помимо этого, оператор ЭДО должен соответствовать следующим требованиям:

Обеспечение защиты информации. Отчётность и документация содержат коммерческую тайну, соответственно, не подлежат разглашению. При выборе необходимо обратить внимание на применяемые механизмы защиты данных.
Организация программного доступа. Взаимодействие в рамках электронного обмена документами требует установки и отладки ПО. Это входит в сферу деятельности компаний-операторов и оплачивается в качестве отдельной услуги.
Техническая поддержка. Для налаживания постоянного и бесперебойного обмена электронными данными требуется постоянная обратная связь от оператора. Это позволит быстро решить все возникшие проблемы и устранить неполадки.
Стоимость услуг. Большинство организаций работает по системе тарифных планов, устанавливая фиксированную стоимость услуг за месяц, полгода или год обслуживания.

С 1 марта 2022 года вступают в силу новые требования к операторам ЭДО, установленные Приказом ФНС от 08 июня 2021 № ЕД-7-26/546@. В частности, оператор ЭДО должен быть зарегистрирован в РФ как юридическое лицо и иметь лицензию ФСБ на осуществление своей деятельности.

Кроме того, установлены требования к технической поддержке клиентов оператора ЭДО. Оператор должен оказывать круглосуточную техподдержку через соответствующий раздел официального сайта, по телефону и по электронной почте. При этом время ожидания ответа по телефону не должно превышать 10 минут, а по электронной почте — 2 часа.

Какие бывают сервисы для сдачи электронной отчётности

Сервисы делятся на две большие категории: десктопные и облачные. Десктопные сервисы, или программы, необходимо устанавливать на компьютер. У них есть свои преимущества и недостатки.

Плюсы	Минусы
Автоматизация налогового и бухгалтерского учёта в одной программе. Это особенно актуально для тех, кто ведёт учёт в программных продуктах 1С.	Такие программы дорого стоят.
При создании отчётов можно использовать данные из товароучётной системы, а не делать отдельные выгрузки.	Для установки программы компьютер должен соответствовать техническим требованиям. Если не соответствует, придётся покупать новое «железо».
Разработчики регулярно обновляют сами программные компоненты и формы отчётов.	Все документы хранятся на компьютере, поэтому нужен большой объём памяти на жёстком диске.
У таких программ всегда есть техническая поддержка и множество пошаговых инструкций по работе.	Такие программы бывают сложными в работе и требуют обучения сотрудников, что предполагает дополнительные финансовые и временные затраты

Облачные сервисы работают онлайн, то есть пользователю нужны только компьютер или ноутбук с установленным на него сертификатом КЭП и доступ в интернет.

Плюсы	Минусы
Простой, интуитивно понятный интерфейс.	Не все сервисы можно связать с учётной системой, чтобы заполнить формы автоматически. Иногда отчёт нужно создавать в сторонней программе и только потом загружать в сервис.
Есть техническая поддержка 24/7.	Условная свобода рабочего места — на рабочем компьютере должен быть установлен СКЗИ и сертификат ЭЦП, иначе не получится отправить отчёт.
Все данные хранятся на сервере и не занимают места на компьютере	Работа зависит от интернета: если с ним возникли неполадки, не получится заполнить отчёт в самом сервисе.
Регулярные обновления сервиса и форм отчётности.
При покупке сервиса для клиента изготовят и КЭП

Как выбрать сервис для сдачи отчётности

При выборе сервиса для сдачи электронной отчётности нужно руководствоваться потребностями конкретного бизнеса.

На что нужно обратить внимание, выбирая сервис для сдачи отчётности:

где ведётся налоговый и бухгалтерский учёт. Если вы работаете в программе 1С, то лучше приобрести сервис, который можно интегрировать с этой программой. Например, сервис «1С-Отчётность»;
объёмы и направления сдачи отчётности. Не все сервисы взаимодействуют со всеми контролирующими органами. Определите, куда и какие отчёты вы сдаёте и сравните возможности разных сервисов;
перечень функций сервиса. Уточните состав отчётных форм, узнайте, есть ли техподдержка, инструкции по работе, возможность обучения сотрудников. Познакомьтесь с интерфейсом — многие операторы ЭДО предоставляют пробный период;
цены. Не всегда «очень дорого» = «очень хорошо», высокая цена может быть из-за большого количества лишних функций. А низкая цена может говорить о том, что придётся нужные функции докупать отдельно. Также обратите внимание на скидки, акции, спецпредложения.

Преимущества сервисов для сдачи отчётности от «Калуга Астрал»

«Калуга Астрал» предлагает клиентам несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

У наших сервисов есть ряд преимуществ:

все данные хранятся на защищённом сервере и не смогут попасть в руки злоумышленникам. Доступ к сервису есть только у клиента;
у всех систем простой, интуитивно понятный интерфейс;
все организации доступны в одном рабочем кабинете;
формы отчётности постоянно обновляются;
гибкие тарифы — можно выбрать одно или несколько направлений сдачи отчётности и не переплачивать за лишние функции;
поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.

Для подключения оставьте на подключение. С вами свяжется менеджер, поможет заполнить договор и выставит счёт на оплату.

Свободный автор Астрал