Кадровые отчёты в 2023 году: подборка для специалистов

Кадровая служба сдаёт множество отчётов. Расскажем, какие отчёты и куда нужно сдать кадровику в 2023 году.

Отчёты по кадрам в 2023 году в Росстат

Больше всего отчётов кадровики сдают в органы статистики. Часть отчётов обязательна для всех, другая — только для отдельных категорий работодателей. Сроки и периодичность сдачи отчётов тоже разная. Уточнить, какие отчёты и когда нужно сдавать, можно на сайте Росстата или составить письменный запрос в местное отделение ведомства.

№ П-4. Сведения о численности и заработной плате работников

Сдают все работодатели, кроме субъектов малого предпринимательства. Также не сдают эту форму объединения работодателей и фермерских хозяйств, товарищества собственников недвижимости, благотворительные организации и фонды, потребительские кооперативы и общественные организации, если средняя численность их персонала в течение двух предыдущих лет не превышала 15 человек, а годовой оборот — 800 миллионов рублей. Они сдают другой отчёт — по форме № 1-Т. Этот отчёт сдаётся раз в год, не позднее 30 января года, следующего за отчётным.

Периодичность сдачи формы № П-4 зависит от размера бизнеса: малые предприятия отчитываются раз в квартал, средние и крупные — ежемесячно. Организации, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или прошлом году, а также компании, владеющие лицензиями на добычу полезных ископаемых, делают это каждый месяц, независимо от годового оборота и количества персонала. Срок сдачи: до 15 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

В 2023 году отчёты П-2 и 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» сдают по формам, введённым приказом Росстата № 532 от 29 июля 2022. В новом бланке П-4 изменили точность сведений, теперь они указываются с двумя десятичными знаками. В расчёте средней численности необходимо учитывать подрядчиков по договорам ГПХ. В форме 1-Т некоторые поля нужно заполнять по новым правилам:

• данные о ФОТ и численности персонала необходимо отражать с одним знаком после запятой;
• графу 5 необходимо заполнять с одним десятичным знаком;
• изменилась нумерация граф в разделе о вакансиях.

№ П-4 (НЗ). Сведения о неполной занятости и движении работников

Ежеквартально сдают организации и ИП, за исключением малых предприятий.

Срок сдачи: до 8 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

№ 1-Т (условия труда). Сведения о состоянии условия труда и компенсациях на работах с вредными и опасными условиями труда

Этот документ оформляют только работодатели, включённые по роду своей деятельности в определённые группы ОКВЭД (сельское хозяйство, водоснабжение, охота, лесное хозяйство и т.д.), кроме субъектов малого предпринимательства. Срок сдачи — до 21 января года, следующего за отчётным.

№ 1 (кадры). Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке сотрудников

Этот отчёт сдают все компании, за исключением субъектов малого предпринимательства, страховых, религиозных, военных и экстерриториальных организации, домашних хозяйств и организаций государственного управления. Графика сдачи этого отчёта нет. Следует уточнять в Росстате, нужно ли компании отчитаться по этой форме.

Срок сдачи: до 3 февраля года, следующего за отчётным.

№ 1. Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы

Сдаётся один раз в два года и только теми, кого Росстат включил в специальную выборку. Этот отчёт не сдают только малые предприятия.

Срок сдачи: с первого рабочего дня до 20 мая отчётного года.

№ 57-Т. Сведения о зарплате работников по профессиям и должностям

Этот отчёт также сдаётся только работодателями из выборки Росстата, в которую никогда не включаются субъекты малого предпринимательства. От этого отчёта освобождены также финансовые и страховые компании, организации, осуществляющие государственное управление или обеспечивающие военную безопасность. Работодатель, включённый в выборку, должен отчитаться по форме №57-Т один раз в два года за нечётные годы начиная с отчёта за 2019 год.

Срок сдачи: 29 ноября отчётного года.

№1-Т (проф). Сведения о численности и потребности в работниках по разным профессиональным группам (руководители, специалисты, рабочие и служащие)

Готовят этот отчёт не все, а только попавшие в выборку статистического наблюдения работодатели, и только за чётные годы (начиная с отчёта по состоянию на 31 октября 2018 года). Срок сдачи — до 28 ноября отчётного года.

Существуют и другие виды статистических отчётов, которые сдаются в общем порядке или по требованию Росстата. Например, ежемесячный отчёт о просроченной задолженности по зарплате (форма №3-Ф), одинаковый для организаций всех типов и форм собственности, или форма №1-Т (ГМС), которую составляют исключительно органы государственного управления и местного самоуправления.

Новые кадровые отчёты в 2023 году в Социальный фонд

В 2023 году на место отдельных фондов пенсионного и социального страхования пришёл единый Социальный фонд. В связи с этим изменился состав отчётности, которую сдают по сотрудникам. Форма ЕФС-1 включает два раздела. Первый раздел разделён на самостоятельные подразделы. Второй раздел целиком отведён под взносы на травматизм.

Сдать отчёт ЕФС-1 можно на бумаге, если среднесписочная численность застрахованных лиц, включая исполнителей по договорам ГПХ, не превышает 10 человек. В противном случае СФР примет отчёт только в электронном виде.

С 1 марта 2023 года некоторые работодатели должны подавать отчёт СЗВ-ДСО. Он содержит сведения:

• о периодах работы, дающей право на ежемесячную доплату к пенсии;
• о сумме заработка, из которого исчисляется размер ежемесячной доплаты к пенсии, с разбивкой по месяцам отчётного периода.

Этот отчёт подают работодатели, которые:

• используют труд членов лётных экипажей воздушных судов гражданской авиации;
• относятся к угольной промышленности и имеют рабочие места с правом на ежемесячную доплату к пенсии.

Форма отчёта разработана и утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 3 ноября 2022 года № 251п. Отчёт можно сдавать в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя). Ограничений по численности сотрудников нет.

Новый кадровый отчёт вместо СЗВ-М в налоговую

Раньше работодатели представляли в ПФР форму СЗВ-М, которая содержала необходимую для расчёта пенсии информацию о сотрудниках. С 2023 года изменилась и сама форма, и контролирующий орган, в который её необходимо направлять.

Новый отчёт называется «Персонифицированные сведения о физических лицах» (КНД — 1151162). Его форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 № ЕД-7-11/878@. Представлять отчёт необходимо в налоговую инспекцию.

Отчёт сдают все, кто платит страховые взносы за сотрудников, то есть все работодатели: организации, индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, главы фермерских хозяйств и просто физлица, которые нанимают сотрудников.

Способ сдачи отчёта зависит от количества застрахованных лиц: если их численность за отчётный период превышает 10 человек, то сдать сведения нужно в электронном виде. Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.

Кадровые отчёты в службу занятости в 2023 году

Отправляя отчётность в центр занятости в 2023 году, работодатель сообщает о свободных вакансиях и квотируемых рабочих местах для инвалидов. Эти виды отчётов сдаются ежемесячно, а требования к их оформлению, срокам и порядку сдачи зависят от региона.

В 2023 году работодатели подают в Центр занятости следующие отчёты:

• о принятии решения о ликвидации компании, прекращении деятельности ИП, сокращении штата или численности (приложение 1 к приказу Минтруда России от 26.01.2022 № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• о введении режима неполного рабочего времени (приложение 2 к приказу № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• о введении режима простоя и приостановке производства — с 1 января 2023 года (приложение 3 к приказу № 24; п. 2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• об организации дистанционной работы — с 1 января 2023 года (приложение 4 к приказу № 24);
• об отпусках без сохранения заработной платы — с 1 января 2023 года (приложение 5 к приказу № 24);
• о применении процедуры банкротства (приложение 6 к приказу № 24; п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• о квотировании рабочих мест для инвалидов и создании специально оборудованных рабочих мест (приложение 7 и приложение 8 к приказу № 24; п. 3 ст. 25 Закона РФ № 1032-I);
• о трудоустройстве гражданина, направленного от ЦЗН (п. 5 ст. 25 Закона РФ № 1032-I; приложение 6 к приказу Минтруда России от 20.10.2021 № 738н).

Для взаимодействия с ЦЗН используется Единая цифровая платформа. На ней обязаны размещать сведения следующие категории работодателей (п. 3.2 ст. 25 Закона РФ № 1032-I):

• ИП и юридические лица, среднесписочная численность работников у которых больше 25 человек;
• государственные и муниципальные учреждения, ГУП и МУП;
• органы государственной власти и местного самоуправления;
• компании с участием в уставном капитале РФ, субъекта РФ или муниципального образования.

Все остальные могут направлять отчёты в ЦЗН через платформу «Работа России» или сдавать их в бумажном виде — через Почту России, с описью вложения (письмо Минтруда от 29.04.2022 № ПГ/09700-4-3).

Кадровые отчёты в военкомат в 2023 году

Если в организации нет отдельного военно-учётного стола, то ведением воинского учёта и взаимодействием с военкоматом занимается кадровик. В 2023 году утверждён следующий состав отчётности:

Сроки сдачи кадровых отчётов в 2023 году: таблица