Как отправить отчётность по почте

Сегодня сдать отчётность в контролирующие органы можно разными способами: заполнить бумажный документ и лично отнести его в ИФНС, передать декларацию через представителя, отправить формы с помощью интернет-порталов или специальных сервисов. Популярный способ сдачи бумажных документов — отправка отчётности почтой. Рассмотрим, как сдать отчёты по почте правильно и кто имеет право заполнять документы в бумажной форме.

Способы сдачи отчётности

Заполнить и сдать документы в ФНС, СФР и другие ведомства можно в электронном виде или на бумаге. Компания может отправить электронную отчётность одним из двух способов:

• через Личный кабинет на странице ведомства. ЛК для сдачи документов есть на сайтах ФНС, Росстата, Росалкогольрегулирования, Росприроднадзора, ФТС;
• по телекоммуникационным каналам связи — то есть с помощью специальных сервисов для сдачи электронной отчётности. Такие программы разрабатывают операторы электронного документооборота. Список лицензированных операторов дан на сайте ФНС.

Для того чтобы сдать отчёты в электронном виде, налогоплательщику потребуется выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и установить на компьютер средство криптографической защиты информации (СКЗИ). УКЭП должна быть оформлена на имя ИП или руководителя компании.

Сдать отчётность в бумажной форме также можно одним из нескольких путей:

• принести в инспекцию по месту нахождения компании или месту регистрации ИП;
• отправить в отделение по почте;
• передать через многофункциональный центр (МФЦ). Обратите внимание на то, что МФЦ принимает не все формы отчётности. Например, таким образом можно сдать декларацию 3-НДФЛ.

Какую отчётность можно отправить почтой

Компании и ИП не могут сдать на бумаге всю отчётность. Одни ведомства принимают документы только в электронном виде, другие установили строгие ограничения для налогоплательщиков, которые хотят отправить отчёты в бумажной форме.

Налоговая служба

Часть налоговой отчётности ФНС принимает исключительно в электронной форме. Это касается:

• декларации по НДС;
• отчёта о финансовых результатах.

Некоторые документы можно отправить в бумажном виде при соблюдении определённых условий:

• 6-НДФЛ можно сдать на бумаге, если в течение расчётного периода компания перечислила средства не более чем 10 физлицам;
• расчёт по страховым взносам — при соблюдении тех же условий;
• персонифицированные сведения о физических лицах — при соблюдении тех же условий;
• декларацию по налогу на имущество можно сдать в бумажной форме, если в компании зарегистрировано менее 100 сотрудников;
• декларацию по налогу на прибыль — при соблюдении тех же условий.

Бухгалтерскую отчётность в ФНС можно отправить только в электронной форме. Это касается всех категорий налогоплательщиков.

Социальный фонд

Сдать в СФР форму ЕФС-1 в бумажном виде можно только в том случае, если в течение расчётного периода в компании работали не более 10 застрахованных сотрудников.

Таможенная служба

Статистическую форму в ФТС можно сдать только в электронном виде.

Росстат

С 2022 года служба статистики принимает все отчёты только в электронной форме.

Росалкогольрегулирование

Декларации в ФСРАР предоставляются исключительно в электронном виде.

Росприроднадзор

С 2022 года Росприроднадзор принимает статистическую отчётность только в электронном виде. В частности, это касается форм:

• 2-ТП (воздух);
• 2-ТП (отходы);
• 2-ТП (рекультивация).

Кроме того, на бумаге нельзя подать следующие документы:

• декларация о воздействии на окружающую среду;
• расчёт экологического сбора;
• отчёты операторов по обращению с отходами.

Декларацию о плате за негативное воздействие на окружающую среду можно сдать в бумажном виде, только если плата за предыдущий отчётный период не превысила 25 тысяч рублей. В другом случае придётся отправить электронную декларацию о НВОС. Отчёт об организации и результатах производственного экологического контроля (ПЭК) разрешено сдавать на бумаге.

Как сдать отчётность по почте

Чтобы отправить бумажную отчётность в ФНС или СФР, предприниматель может обратиться в любую государственную или частную почтовую компанию, которая имеет лицензию на оказание таких услуг. Самый простой вариант — прийти в отделение «Почты России». Адрес отделения можно уточнить на сайте компании.

Отправлять отчётность лучше заказным или ценным письмом. Благодаря этому предприниматель получит трек-номер письма и сможет отслеживать местонахождение своих документов. Узнать статус отправления можно на сайте или в приложении «Почты России».

Налоговая также требует оформить и отправить вместе с бумагами опись вложения. Если чиновники получат не все необходимые документы, с помощью описи предприниматель сможет подтвердить, что сдал полный комплект бумаг.

Бланк описи можно получить в почтовом отделении или распечатать самостоятельно. Документ нужно заполнить в двух экземплярах: один будет вложен в конверт вместе с отчётностью, второй останется у отправителя. В описи нужно перечислить все бумаги, которые предприниматель отправляет в ведомство, указать их количество и объявленную ценность (1 рубль). Сотрудник почтового отделения должен проверить опись и поставить печать в специальном поле.

Сдача отчётности почтой: плюсы и минусы

У каждого способа сдачи отчётности есть свои преимущества и недостатки. Плюсы отправки документов почтой заключаются в том, что:

• налогоплательщику не нужно платить за выпуск электронной подписи и подключение к программе для сдачи электронной отчётности;
• предпринимателю не придётся разбираться в том, как работает сервис для сдачи отчётности или Личный кабинет на сайте ведомства. Отправить бланки по почте смогут те бухгалтеры, которым сложно работать с ПК.

Минусов у этого способа намного больше:

• в бумажном виде можно сдать далеко не все отчёты;
• заполняя документы самостоятельно от руки, бухгалтер может допустить ошибки и не заметить их;
• письмо с бумажной отчётностью может потеряться на пути в ведомство или быть испорчено;
• бумажные документы нельзя отправить в любое время: необходимо учитывать график работы почтового отделения.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить бухгалтерскую отчётность по почте?
С 1 января 2020 года годовую бухгалтерскую отчётность нужно сдавать в налоговые органы исключительно в электронной форме. Такие правила были введены законом № 444-ФЗ. В 2021 году закончился переходный период для малого и среднего бизнеса. Таким образом, теперь все налогоплательщики должны сдавать бухгалтерскую отчётность в электронном виде.

Как отправить отчётность почтой из-за границы?
Если отправить отчёт напрямую в ведомство невозможно, предприниматель может переслать бумаги своему родственнику или другу, который живёт в России. Этот человек отправит документы почтой, указав в качестве отправителя письма самого предпринимателя.

Можно ли сдать налоговый отчёт электронным заказным письмом?
В электронной форме отчётность можно сдать только через Личный кабинет на сайте ведомств или с помощью лицензированных операторов электронного документооборота. «Почта России» не входит в число таких операторов. Поэтому отправлять отчёты в ФНС электронными заказными письмами нельзя. Это нарушит налоговую тайну.

Что делать, если письмо с отчётом потерялось?
Если срок пересылки документов истёк, а ведомство так и не получило письмо, напишите заявление на розыск отправления. Подать заявление можно на сайте «Почты России» или в почтовом отделении. Дополнительно потребуется предоставить квитанцию об оплате отправления, опись вложения и удостоверение личности.