Как проверить отчётность перед сдачей

ФНС проверяет любую отчётность, которую сдают налогоплательщики. Налоговые проверки касаются всех предпринимателей и компаний, вне зависимости от масштабов бизнеса и отрасли.

Цель налоговой проверки — убедиться, что компания правильно исчислила и вовремя уплатила все налоги и сборы. Проверяющие выясняют, есть ли у компании задолженность перед государством, пытается ли она снизить налоги незаконным способом.

Налоговые проверки: как подготовиться заранее

Существуют два вида налоговых проверок — камеральная и выездная.

Камеральная проверка — это проверка бизнеса на основании налоговых деклараций. Данные из деклараций автоматически проверяются с помощью специальных программ.

Проверка налоговой отчётности может сопровождаться запросами инспекторов. Например, по требованию ИФНС предпринимателю может понадобиться предоставить акты, счета-фактуры, договоры или другие документы, подтверждающие правильность сведений, внесённых в отчётную документацию. Запрос от инспектора может поступить только тогда, когда он обнаружил в декларации противоречия или неточности, либо в правильности её заполнения возникли сомнения.

В большинстве случаев камеральная проверка налоговой отчётности проходит для компаний незаметно. Со специальными электронными сервисами она занимает минимум времени на подготовку и подачу и также быстро проверяется специалистами налоговой службы. Готовые электронные формы отчёта исключают вероятность ошибки при заполнении, но вносить все данные для декларации всё равно нужно внимательно.

В личном кабинете налогоплательщика на официальном сайте ИФНС можно узнать о результатах камеральной проверки. Если в представленной декларации выявляются нарушения, то в течение 10 дней инспектор ИФНС составляет акт с их перечнем.

Выездная проверка проводится, если налоговая выявила, что компания или ИП подпадает под критерии риска. Тогда инспектор приезжает в офис, на склад или в магазин предпринимателя или компании, проверяет первичную документацию, осматривает помещение, опрашивает сотрудников.

Выездные проверки могут быть комплексными или тематическими. Комплексная проводится по всем налогам и сборам, а тематическая — только по одному, например, НДС.

Во время выездной проверки налоговики проверяют первичную документацию компании — договоры, счета, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта, акты, платёжные документы, книги покупок и продаж, накладные, путевые листы. Могут опросить сотрудников и осмотреть помещение, в котором работает компания или предприниматель.

В списке критериев, которые вызывают у налоговиков подозрение и могут служить основанием для назначения выездной проверки, 12 пунктов:

1. Налоги компании или ИП ниже, чем в среднем по отрасли.
2. Компания или ИП больше двух лет несёт убытки.
3. Сумма налоговых вычетов слишком большая в сравнении с доходами компании или ИП.
4. Расходы компании или ИП постоянно растут и превышают прибыль.
5. Расходы за год практически равны доходам.
6. Зарплата сотрудников ниже, чем в среднем по отрасли.
7. Компания или ИП несколько раз приближались к показателям прибыли, превысив которые можно потерять право на применение выгодного спецрежима. Например, компания работает на УСН. По закону она может работать на этом режиме при доходе до 200 млн. В течение нескольких лет уровень доходов компании сохраняется в пределах 195 — 198 млн. Инспекция может заподозрить компанию в том, что она незаконно скрывает выручку ради сохранения более выгодного налогового режима.
8. Бизнес работает с контрагентами-перекупщиками или цепочкой посредников. Например, если компания закупает сырьё не напрямую у поставщика, а через несколько посредников.
9. Налоговая запрашивает подтверждающие документы о доходах или расходах, а предприниматель отказывается их предоставить или говорит, что потерял их.
10. Компания или ИП несколько раз меняли место ведения бизнеса: снимались и вставали на учёт в разных налоговых.
11. Рентабельность бизнеса значительно отклоняется от показателей рентабельности в отрасли.
12. Бизнес связан с высокими налоговыми рисками. Например, если ИП работает с сомнительными поставщиками или контрагентами: у них нет сайта, упоминаний в СМИ, они не перечисляют налоги в бюджет, зарегистрированы по адресу массовой регистрации, то есть по адресу, где, кроме этой компании, зарегистрированы ещё несколько.

К выездной налоговой проверке можно подготовиться:

• Если у ИП или компании есть склад, офис, магазин, производство, они должны находиться по адресам, указанным в документах. Это должны быть помещения, в которых действительно работают люди, хранятся товары, идёт производство.
• Если компания меняет структуру, нужно объяснить сотрудникам, что происходит и к какому юрлицу они теперь относятся. Если проверяющие будут опрашивать сотрудников, они должны чётко ответить, на какое юрлицо работают.
• В первичной документации не должно быть ошибок. В договорах, актах, счетах-фактурах компании все расчёты должны быть верными.
• Рекомендуется сверять свои документы по сделке с документами контрагентов: суммы и сроки по сделкам должны совпадать. Если кафе закупило овощи 15 мая и заплатило за них 30 000 рублей, в счёте поставщика должна стоять эта же дата и сумма.
• Полезно также проверять отчётность перед отправкой по специально разработанным контрольным соотношениям. Вручную этот процесс займёт много времени, поэтому существуют сервисы для проверки онлайн.

«1С: Отчётность» удобна для тех, кто привык к работе в системе «1С: Предприятие», а сервисы «Астрал 4.5» и «Астрал 5.0» оценят бухгалтеры, использующие другие программы для ведения документооборота, а также те, кто предпочитает работать с документацией не на одном, а на разных ПК.

Как проверить и сдать отчёт по НДФЛ

Расчёт сумм налога на доходы физических лиц (НДФЛ), которые были удержаны или начислены организацией — один из обязательных отчётов в контролирующие службы.

Документ содержит данные обо всех суммах доходов, которые были выплачены и начислены, а также о размерах налогов, которые были начислены или удержаны организацией. В него вносятся и другие сведения, которые могут считаться основанием для расчёта размера начисляемого налога.

Проверка отчёта НДФЛ налоговой проводится ежеквартально, то есть за первый квартал, за полгода, за 9 месяцев и за год. С 2023 года организации обязаны сдавать его не позже 25 числа того месяца, который идёт за отчётным периодом. Годовой отчёт подаётся в налоговую службу не позднее 25 февраля или первого рабочего дня, следующего за этой датой, если 25-число выпадает на выходные.

Форма предоставления отчёта закреплена в приказе ФНС №ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020.

С 2023 года НДФЛ и при выплате аванса и при выплате суммы заработной платы за месяц. Фактической датой получения трудового дохода по-прежнему остаётся день, когда сотрудникам выдаётся заработная плата.

В 2024 году проверка отчёта НДФЛ в налоговой инспекции проводится путём подачи в отделения бумажных бланков либо с помощью сервисов электронного документооборота или на сайте налоговой.

В сервисах электронного документооборота форма отчёта формируется на основе учётных данных. Перед отправкой готового отчёта в ИФНС нужно проверить его, чтобы убедиться, что в него включены все суммы вычетов и доходов, а также в том, что внесённые суммы совпадают с платёжными документами и ведомостями.

Проверить правильность заполнения можно с помощью функции форматно-логического контроля. На примере сервиса компании «Астрал-Софт» «1С: Отчётность» проверка отчёта НДФЛ выглядит так:

После запуска проверки сервис сверяет правильность заполнения полей документа с утверждённой формой налоговой отчётности.

Если всё заполнено верно, и программа не обнаружила ошибок, остаётся нажать кнопку «Отправить».

Как только отчёт будет благополучно передан в ИФНС (обычно это занимает несколько секунд) сервис уведомит вас служебным сообщением «Отчёт отправлен».

Проверка отчётности онлайн

Контролирующие органы проверяют правильность расчётов в отчётности по контрольным соотношениям. Самое известное из них — актив и пассив бухгалтерского баланса должны быть равны.

Но для каждого отчёта есть свои правила и контрольные соотношения, которые необходимо рассчитать и выверить. Поэтому лучше воспользоваться готовым решением для проверки отчётности.

Бесплатный сервис ФЛК Астрал поможет проверить отчётность в ФНС, ПФР, ФСС и РАР на ошибки.

Для того чтобы проверить отчётность, нажмите на кнопку «Выбрать файлы». Загрузите один или несколько файлов отчётности в формате *.xml или *.txt. Файл отчётности будет автоматически проверен, после чего в сервисе отобразится результат проверки:

Посмотреть, какие ошибки обнаружил сервис, можно так же, как и в «1С: Отчётность» в протоколе форматно-логического контроля:

Проверка отчётности в сервисе «Астрал Отчёт 5.0»

Количество ошибок отображается в шапке отчёта. Для того чтобы посмотреть подробную информацию, нужно кликнуть на счётчик. После этого отобразится список ошибок с подробным описанием, сгруппированных по разделам. Для перехода к неверно заполненному полю нужно кликнуть по ошибке.

Отправить отчёт с ошибками не получится.

Помимо этого, сервис предупреждает о возможных ошибках и неточностях, которые не влияют на отправку, но на них следует обратить внимание.

Для проверяющих важно, чтобы данные в отчётности налогоплательщика и его контрагентов совпадали. В «Астрал Отчёте 5.0» можно провести сверку НДС: проверить соответствие информации в собственных книгах продаж и книгах покупок, подготовленных для представления в составе декларации по НДС, с информацией в книгах продаж и книгах покупок своих контрагентов.

Предварительная проверка отчёта ИФНС займёт минимум времени, зато поможет вам сдать все отчётные документы без ошибок и в срок, избежав выездных проверок налоговой, штрафов и других неприятностей.