Отчёты при приёме сотрудника на работу

Свободный автор Астрал

25 мая 2023

142495

При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель обязан сдать соответствующую отчётность в Социальный фонд России (СФР) — госорган, образовавшийся в 2023 году в результате объединения ПФР и ФСС. Расскажем, какие отчёты нужно сдавать при приёме сотрудника на работу в текущем году.

Как изменилась отчётность при приёме на работу

Форма ЕФС-1, которая пришла на смену множеству отчётных форм по кадрам, с 1 января 2024 года должна заполняться по новым правилам. Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 скорректировал бланк формы и внёс изменения в порядок её заполнения. ЕФС-1 по-прежнему состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, стаже, страховых взносах, результатах пройденных медосмотров и СОУТ. Однако изменилось наполнение некоторых подразделов, в частности тех, где отражается информация о трудовой деятельности и страховом стаже сотрудников.

При приёме сотрудника на работу нужно заполнить не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:

титульный лист;
подраздел 1;
подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

Скачать форму ЕФС-1 .

Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.

Скачать форму «Сведения о застрахованном лице»

Сроки сдачи отчётов при приёме на работу

Сроки сдачи разделов ЕФС-1 при приёме на работу и в других случаях зависят от конкретного кадрового события.

Кадровое событие	Срок сдачи
Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору	До 25 числа следующего месяца
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку	До 25 числа следующего месяца
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг	Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора

«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу

Укажите на титульном листе информацию об организации:

регистрационный номер страхователя (нужен тот номер, который был присвоен работодателю при регистрации в системе обязательного пенсионного страхования);
сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
ИНН и КПП компании (если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры);
основной ОКВЭД организации;
ОГРН или ОГРНИП (для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП);
код категории страхователя-физического лица — новое поле, в котором необходимо указать код категории страхователя, являющегося физлицом или ИП (например, «ФЛ01» — для физлиц, «ФЛ02» — для адвокатов, «ФЛ03» — для нотариусов, «ИП01» — для предпринимателей и т.д.), полный перечень кодов можно найти в ч. II Приложения № 2 Приказа СФР от 17.11.2023 N 2281;
телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
электронный адрес организации.

Поле «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняется только при реорганизации работодателя, когда правопреемнику нужно внести корректировки в отчётность, оформленную правопредшественником. В любых других случаях достаточно заполнить только верхнюю часть титула.

Далее можно переходить к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приёме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.

Графа	Информация
1	Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания
2	Дата кадрового мероприятия по приказу
3	Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ»)
4	Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют)
5	Наименование должности в соответствии со штатным расписанием и вид трудового договора в соответствии с кодировкой
6	Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий
7	Заполняется только при увольнении
8
9
10
11	Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок

В графе 5 кодировка трудовых договоров следующая:

Код	Вид договора
0	Бессрочный договор
0.1	Срочный договор, заключаемый на срок до 6 месяцев
0.2	Срочный договор, заключаемый на срок более 6 месяцев
1	Договор по совместительству
1.1	Договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев
1.2	Договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев

В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:

Код	Вид договора
ДГПХ	Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДГПХФЛНС	Договор гражданско-правового характера, обязывающий заказчика платить страховые взносы «на травматизм»
ДАВТ	Договор авторского заказа
ДАВТФЛНС	Договор авторского заказа, обязывающий заказчика платить страховые взносы «на травматизм»
ДОИП	Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	Издательский лицензионный договор
ЛДПИ	Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе

В какой форме сдавать ЕФС-1

Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.

«Калуга Астрал» предлагает готовые решения для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»

Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.

Отчёт состоит из семи блоков:

ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
информация о документе, удостоверяющем личность;
данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
информация об адресе регистрации;
информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
сведения о способе выплаты пособия.

В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.

Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.

Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.

Астрал Отчет 5.0

UNO 12 мес

ИП

2 000 ₽

Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу

За неверное или несвоевременное представление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников и исполнителей по ГПХ должностному лицу грозит ответственность по ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.

За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, грозит штраф в размере 20 процентов от суммы излишне понесённых расходов, но не более 5 000 рублей и не менее 1 000 рублей (ч. 2 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.

Свободный автор Астрал