Персонифицированная отчётность

В связи с объединением Пенсионного фонда и Соцстраха меняются правила уплаты страховых взносов и формы отчётов о застрахованных лицах. Ранее мы рассказывали о новой форме ЕФС-1, а в этой статье расскажем об отчёте по персонифицированным сведениям о физических лицах, который заменит форму СЗВ-М. Форма персонифицированного отчёта и порядок заполнения утверждены Приказом ФНС России от 29 сентября 2022 года № ЕД-7-11/878@.

Что такое персонифицированный учёт и кто должен его вести

Индивидуальный персонифицированный учёт — это организация и ведение учёта све­дений о каждом гражданине, застрахованном в системе обязательного пенсионного страхования. Ведением персонифицированного учёта раньше занимался Пенсионный фонд России, а с 2023 года — Социальный фонд.

Механизм персонифицированного учёта выглядит так:

• Гражданин регистрируется в системе персонифицированного учёта и становится застрахованным лицом. Ему присваивается страховой номер (СНИЛС) и открывается индивидуальный лицевой счёт.
• На этом счёте в течение всей трудовой деятельности застрахованного лица фиксируются данные, необходимые для назначения, выплаты и перерасчёта пенсии: о стаже, периодах трудовой деятельности и местах работы, о выплатах и вознаграждениях, и в первую очередь — о страховых взносах, поступивших в фонд его будущей пенсии, на основе которых рассчитывается количество заработанных пенсионных баллов.

Всю информацию о трудовом пути гражданина и о выплатах получают из персонифицированной отчётности работодателей по своим сотрудникам.

Что изменилось в персонифицированной отчётности с 2023 года

Раньше работодатели представляли в ПФР форму СЗВ-М, которая содержала необходимую для расчёта пенсии информацию о сотрудниках. С 2023 года изменилась и сама форма, и контролирующий орган, в который её необходимо направлять.

Новый отчёт называется «Персонифицированные сведения о физических лицах» (КНД — 1151162). Его форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 № ЕД-7-11/878@.

Кто и куда сдаёт новый отчёт по персонифицированным сведениям о физических лицах

Персонифицированный отчет о физических лицах сдают все, кто платит страховые взносы за сотрудников, то есть все работодатели: организации, индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, главы фермерских хозяйств и просто физлица, которые нанимают сотрудников.

Если раньше эти сведения нужно было представлять в ПФР, то новый отчёт по персонифицированных данных необходимо сдавать в налоговую инспекцию:

• организациям — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счёт в банке и сами платят физлицам;
• ИП и физлицам — по месту жительства.

Когда сдавать персонифицированные сведения о физлицах

Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим. Если это число выпадает на выходные или праздники, то крайний срок переносится на ближайший рабочий день.

В 2023 году отчитаться по индивидуальным сведениям персонифицированного учета нужно в следующие сроки:

• за январь — 27 февраля;
• за февраль — 27 марта;
• за март — 25 апреля;
• за апрель — 25 мая;
• за май — 26 июня;
• за июнь — 25 июля;
• за июль — 25 августа;
• за август — 25 сентября;
• за сентябрь — 25 октября;
• за октябрь — 27 ноября;
• за ноябрь — 25 декабря.

При реорганизации и ликвидации сроки не меняются.

Как заполнить форму персонифицированных сведений о физических лицах

Отчёт состоит из титульного листа, персональных данных физлиц и сведений о выплатах в их пользу. Он будет заполняться сразу на всех сотрудников — для каждого физлица предусмотрена своя таблица, где нужно указывать ИНН, СНИЛС, ФИО, сведения о начисленных выплатах.

Титульный лист

Укажите ИНН и КПП в соответствии с учредительными документами.

В поле «Н» (номер корректировки) укажите «0» при первичном отчёте, далее по порядку в зависимости от числа корректировок «1», «2» и т. д.

Отчётный период обозначается кодом. В ежемесячных отчётах это будут цифры от «01» до «12» в зависимости от месяца, за который отчитываетесь. Отдельные коды предусмотрены для случаев, когда отчёт сдают при реорганизации, ликвидации, снятии с учёта.

Код места предоставления отчёта зависит от того, кто отчитывается. Если это обособленное подразделение организации, коды будут такие:

• 14 – по месту нахождения российской организации;
• 217 – по месту учёта правопреемника российской организации;
• 222 – по месту учёта российской организации по месту нахождения обособленного подразделения;
• 240 – по месту нахождения юридического лица – (главы) КФХ.

Для ИП и физлиц предусмотрены следующие коды:

• 112 – по месту жительства физического лица, не являющегося ИП, иного лица, занимающегося в установленном порядке частной практикой;
• 120 – по месту жительства ИП;
• 121 – по месту жительства адвоката, учредившего адвокатский кабинет;
• 122 – по месту жительства нотариуса, занимающегося частной практикой;
• 124 – по месту жительства члена (главы) КФХ.

Наименование организации или ФИО ИП укажите как в учредительных документах или паспорте.

Затем укажите номер контактного телефона, количество страниц отчёта и приложений, ФИО руководителя организации или ИП.

Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу

В этом разделе нужно заполнить отдельный блок с полями 010−070 со сведениями по каждому застрахованному лицу, трудоустроенному по ТД или ГПД.

Строку 010 заполняйте только в корректировочных отчётах, если нужно отменить сведения по физлицу, которые были указаны в строках 020−060 предыдущего отчёта: ИНН, СНИЛС, фамилия, имя, отчество. В таком случае в этой строке проставьте признак отмены «1», а в строке 070 — прочерк.

Если одновременно с отменой неправильных персонифицированных сведений нужно отправить правильные, дополнительно заполните новый блок с данными в строках 020−070.

Если исправить нужно не данные сотрудника, а сумму, строку 010 в уточнённых сведениях заполнять не нужно. В этом случае нужно заполнить блок строк 020−070.

В строке 020 укажите ИНН физлица, в строке 030 — СНИЛС.

В строках 040, 050 и 060 указываются фамилия, имя и отчество физлица в соответствии с паспортом.

В строке 070 укажите сумму выплат и других вознаграждений, которые начислены за отчётный месяц физическому лицу.

В отчёт нужно включить и тех физлиц, которым в отчётном месяце ничего не начисляли, но с ними есть действующие договоры:

• трудовые;
• гражданско-правовые на работы или услуги;
• авторского заказа;
• об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности;
• издательские лицензионные;
• лицензионные о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

В строке 070 при этом будет стоять «0».

Способ сдачи отчёта зависит от количества застрахованных лиц: если их численность за отчётный период превышает 10 человек, то сдать персонифицированные сведения нужно в электронном виде. Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.