Персонифицированная отчётность

Дарья Алексеева

03 марта 2025

73301

Персонифицированная отчётность сильно изменилась после объединения ПФР и ФСС в единый СФР: вместо старых отчётных форм стали применяться ЕФС-1 и отчёт по персонифицированным сведениям о физических лицах (кратко — перссведения). Расскажем, как организациям и ИП работать с персонифицированной отчётностью в 2025 году.

Что такое персонифицированный учёт и кто должен его вести

Индивидуальный персонифицированный учёт — это организация и ведение учёта сведений о каждом гражданине, застрахованном в системе обязательного пенсионного страхования. Ведением персонифицированного учёта с 2023 года занимается Социальный Фонд (СФР).

Механизм персонифицированного учёта выглядит так:

Гражданин регистрируется в системе персонифицированного учёта и становится застрахованным лицом. Ему присваивается страховой номер (СНИЛС) и открывается индивидуальный лицевой счёт.
На этом счёте в течение всей трудовой деятельности застрахованного лица фиксируются данные, необходимые для назначения, выплаты и перерасчёта пенсии: о стаже, периодах трудовой деятельности и местах работы, о выплатах и вознаграждениях, и в первую очередь — о страховых взносах, поступивших в фонд его будущей пенсии, на основе которых рассчитывается количество заработанных пенсионных баллов.

Всю информацию о трудовом пути гражданина и о выплатах получают из персонифицированной отчётности работодателей по своим сотрудникам.

Отчёт по персонифицированным сведениям о физических лицах: кто должен сдавать

Форма «Персонифицированные сведения о физических лицах» (КНД — 1151162) и порядок её заполнения были утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 № ЕД-7-11/878@. Перссведения должны сдавать все, кто платит страховые взносы за сотрудников, то есть все работодатели: организации, индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, главы фермерских хозяйств и просто физлица, которые нанимают сотрудников.

Отчёт по персонифицированным данным сдаётся в налоговую инспекцию:

организации — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счёт в банке и сами платят физлицам;
ИП и физлица — по месту жительства.

Форма КНД 1151162: скачать бланк для оформления отчёта по персонифицированным сведениям.

Сроки сдачи персонифицированных сведений в 2025 году

Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим. Если это число выпадает на выходные или праздники, то крайний срок переносится на ближайший рабочий день.

В 2025 году отчитаться по индивидуальным сведениям персонифицированного учёта нужно в следующие сроки:

за январь — 25 февраля;
за февраль — 25 марта;
за март — 25 апреля;
за апрель — 25 мая;
за май — 25 июня;
за июнь — 25 июля;
за июль — 25 августа;
за август — 25 сентября;
за сентябрь — 27 октября;
за октябрь — 25 ноября;
за ноябрь — 25 декабря;
за декабрь — 26 января 2026 года.

При реорганизации и ликвидации сроки не меняются.

Как заполнить форму персонифицированных сведений о физических лицах

Отчёт состоит из титульного листа, персональных данных физлиц и сведений о выплатах в их пользу. Он будет заполняться сразу на всех сотрудников — для каждого физлица предусмотрена своя таблица, где нужно указывать ИНН, СНИЛС, ФИО, сведения о начисленных выплатах.

Титульный лист

Укажите ИНН и КПП в соответствии с учредительными документами.

Отправить уточнённый отчёт можно до того, как сдадите расчёт по страховым взносам (РСВ) за соответствующий период. Например, поправить данные за январь 2025 года можно до сдачи РСВ за первый квартал 2025 года.

Отчётный период обозначается кодом. В ежемесячных отчётах это будут цифры от «01» до «12» в зависимости от месяца, за который отчитываетесь. Отдельные коды предусмотрены для случаев, когда отчёт сдают при реорганизации, ликвидации, снятии с учёта.

Код места предоставления отчёта зависит от того, кто отчитывается. Если это обособленное подразделение организации, коды будут такие:

14 – по месту нахождения российской организации;
217 – по месту учёта правопреемника российской организации;
222 – по месту учёта российской организации по месту нахождения обособленного подразделения;
240 – по месту нахождения юридического лица – (главы) КФХ.

Для ИП и физлиц предусмотрены следующие коды:

112 – по месту жительства физического лица, не являющегося ИП, иного лица, занимающегося в установленном порядке частной практикой;
120 – по месту жительства ИП;
121 – по месту жительства адвоката, учредившего адвокатский кабинет;
122 – по месту жительства нотариуса, занимающегося частной практикой;
124 – по месту жительства члена (главы) КФХ.

Наименование организации или ФИО ИП укажите как в учредительных документах или паспорте.

Затем укажите номер контактного телефона, количество страниц отчёта и приложений, ФИО руководителя организации или ИП.

Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу

В этом разделе нужно заполнить отдельный блок с полями 010−070 со сведениями по каждому застрахованному лицу, трудоустроенному по ТД или ГПД.

Строку 010 заполняйте только в корректировочных отчётах, если нужно отменить сведения по физлицу, которые были указаны в строках 020−060 предыдущего отчёта: ИНН, СНИЛС, фамилия, имя, отчество. В таком случае в этой строке проставьте признак отмены «1», а в строке 070 — прочерк.

Если одновременно с отменой неправильных персонифицированных сведений нужно отправить правильные, дополнительно заполните новый блок с данными в строках 020−070.

Если нужно исправить не данные сотрудника, а сумму, то строку 010 в уточнённых сведениях заполнять не нужно. В этом случае нужно заполнить блок строк 020−070.

В строке 020 укажите ИНН физлица, в строке 030 — СНИЛС.

В строках 040, 050 и 060 указываются фамилия, имя и отчество физлица в соответствии с паспортом.

В строке 070 укажите сумму выплат и других вознаграждений, которые начислены за отчётный месяц физическому лицу.

В отчёт нужно включить и тех физлиц, которым в отчётном месяце ничего не начисляли, но с ними есть действующие договоры:

трудовые;
гражданско-правовые на работы или услуги;
авторского заказа;
об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности;
издательские лицензионные;
лицензионные о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

В строке 070 при этом будет стоять «0».

Способы подачи перссведений

Способ сдачи отчёта зависит от количества застрахованных лиц: если их численность за отчётный период превышает 10 человек, то сдать персонифицированные сведения нужно в электронном виде. Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.

«Калуга Астрал» предлагает сервисы для сдачи персонифицированных отчётов о физических лицах в ФНС. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна и получать доступ к документам с любого устройства, а «1С-Отчётность» можно использовать в качестве встроенного модуля программы 1С и работать с электронной отчётностью в привычном интерфейсе.

Дарья Алексеева