Подраздел 1.1 в отчёте ЕФС-1: заполняем СЗВ-ТД по новым правилам

С 2023 года вместо форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и некоторых других бухгалтеры обязаны заполнять Единую форму сведений (ЕФС-1). В 2024 году Социальный фонд России скорректировал состав этого отчёта и правила его оформления. Разберёмся в том, как заполнить подраздел 1.1 в ЕФС-1, и расшифруем все коды для этого подраздела.

Состав отчёта ЕФС-1

Новый состав Единой формы сведений утверждён приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 года. Документ начал действовать с 1 января 2024 года. Новый вариант формы можно найти в приложении № 1 к приказу, рекомендации по заполнению отчёта — в приложении № 2.

Перечень разделов и подразделов в новой форме остался прежним.

Единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»
Раздел	Подразделы
Титульный лист
1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию (замена форм, которые ранее отправляли в ПФР)	1. Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица
	1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности (замена СЗВ-ТД)
	1.2. Сведения о страховом стаже (замена СЗВ-СТАЖ)
	1.3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных учреждений (замена СИоЗП)
	2. Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии (замена ОДВ-1)
	3. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (замена ДСВ-3)
2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (замена 4-ФСС)	2.1. Расчёт сумм страховых взносов
	2.1.1. Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными СКЕ, для государственных учреждений, а также для страхователей, исчисляющих взносы по нескольким основаниям
	2.2. Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний страхователями, которые направляют персонал в другие компании
	2.3. Сведения о результатах проведённых обязательных медицинских осмотров работников и проведённой специальной оценке условий труда на начало года

В каких случаях нужно сдавать подраздел 1.1 формы ЕФС-1

Заполнять форму ЕФС-1 и отправлять отчёт в СФР должны все компании и ИП, которые принимают сотрудников в штат по трудовому договору (ТД) или заключают со сторонними подрядчиками договор гражданско-правового характера (ГПХ, ГПД). Разделы формы нужно заполнять и сдавать отдельно друг от друга.

Подраздел 1.1 раздела 1 необходимо отправлять в СФР при наступлении одного из следующих кадровых событий:

при приёме сотрудника на работу, переводе или увольнении работника. Учитываются как сотрудники, которые приняты на полную ставку, так и совместители;
при приостановлении или возобновлении трудового договора;
при присвоении работнику второй профессии или другой квалификации;
при получении работником судебного запрета занимать определённую должность;
при заключении или расторжении договора ГПХ. Учитываются только те виды договоров, после заключения которых наниматель обязан уплачивать страховые взносы;
при изменении названия места работы, например, при переименовании компании;
при получении от действующего сотрудника заявления о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой.

Вместе с подразделом 1.1 бухгалтеру потребуется заполнить и сдать титульный лист и подраздел 1 раздела 1.

Все части ЕФС-1 отправляют в территориальный орган Социального фонда России по месту учёта компании или ИП. Данные о работниках обособленного подразделения необходимо включать в форму с информацией о головной компании. Из этого правила есть исключения: если обособленное подразделение открыло отдельный расчётный счёт и использует его для начисления зарплат и уплаты страховых взносов, оно должно подавать ЕФС-1 самостоятельно, в отделение СФР по своему месту учёта.

Сроки сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1

Срок отправки подраздела 1.1 в СФР зависит от того, по какой причине бухгалтеру нужно сдать этот документ.

Кадровое событие	Срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1
Приём или увольнение сотрудника	Не позднее следующего рабочего дня
Приостановление или возобновление ТД
Заключение ГПД или окончание срока его действия
Перевод сотрудника	Не позднее 25-го числа следующего месяца
Присвоение квалификации
Получение сотрудником запрета занимать должность
Переименование компании
Переход сотрудника на электронную трудовую книжку

Если крайний срок сдачи формы выпадает на выходной, отправить документ можно в течение рабочего дня, следующего за этим выходным.

Если компания не сдаст подраздел 1.1 ЕФС-1 в установленный срок, должностное лицо оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). Самого работодателя могут привлечь к ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. ИП придётся заплатить штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей, юрлицу — от 30 до 50 тысяч рублей.

Какие сведения вносят в подраздел 1.1

Подраздел 1.1 состоит из нескольких полей и табличной части.

Поля «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Заполняются, если новый или действующий работник приносит в отдел кадров соответствующий документ. В этом случае бухгалтеру нужно вписать дату подачи заявления в предназначенное для этого поле. Чтобы отменить запись о кадровом событии, нужно поставить «Х» в поле «Признак отмены».

Графа 1 «№ п/п»

Необходимо указать порядковый номер кадрового мероприятия.

Графа 2 «Дата приёма, перевода, увольнения…»

Нужно указать дату кадрового события в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Графа 3 «Сведения о приёме, переводе, увольнении…»

Нужно вписать название кадрового мероприятия. Названия кадровых событий регламентированы:

Кадровое событие	Что вписать в графу 3
Приём сотрудника на работу	ПРИЕМ
Перевод работника на другую должность	ПЕРЕВОД
Увольнение сотрудника	УВОЛЬНЕНИЕ
Приостановление ТД с сохранением рабочего места за сотрудником	ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ
Возобновление ТД	ВОЗОБНОВЛЕНИЕ
Заключение ГПД	НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ
Окончание срока действия ГПД	ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ
Присвоение работнику квалификации	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)
Получение сотрудником запрета занимать должность	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)
Переименование компании	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ
Переход действующего сотрудника на электронную трудовую книжку	ПРИЕМ

В один документ можно внести данные о нескольких кадровых мероприятиях, связанных с работником: например, сведения о получении работником новой специальности и о его переводе.

Графа 4 «Работа в районах Крайнего Севера»

Для отправки данных о сотруднике, который будет работать в районах Крайнего Севера, нужно вписать код «РКС». Если нужно внести данные о работнике из местности, приравненной к регионам Крайнего Севера, укажите код «МКС». В других случаях заполнять графу не требуется.

Графа 5 «Трудовая функция»

Заполняется только при работе с сотрудниками, подписавшими трудовой договор. Требуется вписать должность сотрудника и код разновидности ТД:

«0» — для бессрочного трудового договора;
«0.1» — для срочного трудового договора на срок до шести месяцев;
«0.2» — для срочного трудового договора на срок свыше шести месяцев;
«1» — для бессрочного трудового договора по совместительству;
«1.1» — для договора по совместительству на срок до шести месяцев;
«1.2» — для договора по совместительству на срок свыше шести месяцев.

Если в договоре указано структурное подразделение, в котором будет работать сотрудник, название подразделения также нужно вписать в эту графу.

Графа 6 «Код выполняемой функции»

Подписан трудовой договор. Нужно найти код выполняемой функции в Общероссийском классификаторе занятий. Укажите код в формате «ХХХХ.Х»: до точки поставьте код профессии из классификатора, после — контрольное число (номер раздела, к которому относится выбранная профессия).

Подписан договор ГПХ. Впишите код выполняемой функции из классификатора занятий и дополнительный буквенный код, указывающий на разновидность гражданско-правового договора.

Код	Вид договора ГПХ
ДГПХ	Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДГПХФЛНС	Договор ГПХ, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг), в соответствии с которым наниматель (физическое лицо) обязан уплачивать страховые взносы на ОСС от НС и ПЗ
ДАВТ	Договор авторского заказа
ДАВТФЛНС	Договор авторского заказа, в соответствии с которым наниматель (физическое лицо) обязан уплачивать страховые взносы на ОСС от НС и ПЗ
ДОИП	Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	Издательский лицензионный договор
ЛДПИ	Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе

Сотрудник работает дистанционно или в течение неполного рабочего дня. Если в трудовом договоре или в ГПД описаны особые условия работы сотрудника, в графу 6 подраздела 1.1 нужно внести всю информацию, которая обычно указывается при заключении ТД или ГПД, а затем вписать ещё один код:

«ДИСТ» — для дистанционной работы;
«НДОМ» — для работы на дому;
«НЕПД» — для неполного рабочего дня;
«НЕПН» — для неполной рабочей недели.

При трудоустройстве совместителя коды «НЕПД» и «НЕПН» указывать не нужно (письмо СФР № 19-20/33495 от 23 июля 2024 года).

Графа 7 «Причины увольнения»

Заполняется только при расторжении трудового договора. Бухгалтеру потребуется указать:

код причины увольнения. Это ссылка на статью ТК РФ или закон, в соответствии с которым уволен работник. Все коды перечислены в Справочнике кодов причин увольнения;
причину, по которой расторгнут договор. В ЕФС-1 нужно вписать ту же формулировку, которая использована в ТК РФ или в нужном федеральном законе. Эти формулировки указаны в Справочнике в графе «Основание»;
расшифровку кода причины увольнения. Её также можно найти в Справочнике.

Если бухгалтер не нашёл в Справочнике причину, которая подходит его ситуации, он должен вписать в графу 7 код «ИНОЕ» и указать реквизиты того нормативно-правового акта, в котором описаны основания для увольнения.

Графа 8 «Наименование документа»

Вид документа, на основании которого произошло кадровое мероприятие, например, трудовой договор или приказ об увольнении.

Графа 9 «Дата»

Здесь нужно указать дату оформления документа-основания.

Графа 10 «Номер документа»

Необходимо указать номер документа-основания. Вписывать знак «№» не нужно.

Графа 11 «Признак отмены записи»

Заполняется, только если бухгалтер подаёт отменяющий отчёт ЕФС-1, чтобы удалить запись о кадровом событии. В этом случае в графе нужно поставить «Х». В остальных случаях графа остаётся пустой.

Как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 при разных кадровых событиях: образец

Скачать форму ЕФС-1 можно на нашем сайте. Ниже рассмотрим, как заполнить подраздел 1.1, чтобы отчитаться о разных кадровых мероприятиях.

Подраздел 1.1 при приёме сотрудника на работу

Подраздел 1.1 при увольнении сотрудника

Подраздел 1.1 при приёме совместителя

Подраздел 1.1 при заключении договора ГПХ

Как сдать ЕФС-1: в печатном или электронном виде

Сдавать ЕФС-1 в бумажном виде разрешено только организациям и ИП, которые приняли на работу не более 10 сотрудников. При этом учитываются и подрядчики на ГПД. Все остальные работодатели обязаны отправлять отчёт в электронной форме.

Если компания, которая обязана сдавать ЕФС-1 в электронном виде, отправит в СФР отчёт на бумаге, она будет оштрафована на 1 тысячу рублей (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года).

Для отправки в Социальный фонд ЕФС-1 и других документов можно использовать программы, предназначенные для сдачи отчётности в контролирующие ведомства по защищённым каналам связи. «Астрал» разработал несколько решений для быстрой отправки отчётов: 1С-Отчётность и Астрал Отчёт 5.0.

1С-Отчётность — это модуль, с помощью которого пользователь сможет отправлять документы в ФНС, СФР и другие ведомства, не выходя из «1С». Астрал Отчёт 5.0 — онлайн-сервис, который позволяет хранить заполненную отчётность в облаке и получать доступ к ней с любого устройства. Наши специалисты следят за изменениями в законодательстве и вовремя обновляют шаблоны документов, чтобы вам всегда были доступны актуальные формы отчётов.

Часто задаваемые вопросы

ЕФС-1 потребуется заполнить при заключении нескольких видов ГПД, после подписания которых наниматель обязан уплачивать за работника страховые взносы. Это договоры о выполнении работ и оказании услуг, договор авторского заказа и некоторые другие. Заполнять ЕФС-1 не нужно, если вы подписали договор аренды, купли-продажи, дарения, мены или займа.

Подайте корректирующую ЕФС-1, чтобы исправить данные о кадровом мероприятии. Для этого заполните две строки в таблице из подраздела 1.1. Первую строку заполните так же, как в ранее поданном отчёте, и поставьте «Х» в графе «Признак отмены записи». Вторую строку заполните новыми данными (при этом укажите реквизиты дополнительного соглашения к договору в графах 8–10).

В графу «Код выполняемой функции» нельзя вписать коды «ДИСТ» и «НЕПД» одновременно. В описанном случае нужно внести код «НЕПД». В этой графе коды необходимо указывать в соответствии со следующей приоритетностью: