Как заполнить ЕФС-1: подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ)

С 2023 года бухгалтеры обязаны сдавать Единую форму сведений (ЕФС-1) вместо отчётов СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, 4-ФСС и некоторых других. Чтобы отправить в Социальный фонд сведения о стаже сотрудников, потребуется заполнить подразделы 1.2 и 2 из раздела 1 Единой формы. Разберёмся в том, какие данные нужно внести в эти подразделы и как отправить документ в СФР.

Состав отчёта ЕФС-1

Единую форму сведений утвердили в 2022 году, перед объединением Пенсионного фонда и Фонда социального страхования в Социальный фонд России. ЕФС-1 состоит из нескольких разделов и подразделов. Каждая из частей формы заменяет один из отчётов, которые ранее было нужно отправлять в ПФР или ФСС. Например, до 2023 года бухгалтеры подавали в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, а теперь вносят те же сведения в подраздел 1.1 ЕФС-1 и отправляют документ в Социальный фонд.

В 2024 году Социальный фонд скорректировал бланк и правила его оформления. Новый состав ЕФС-1 утверждён приказом СФР № 2281 от 17 ноября 2023 года. Документ начал действовать с 1 января 2024 года. Новый вариант формы можно найти в приложении № 1 к приказу, рекомендации по заполнению отчёта — в приложении № 2.

Зачем нужно заполнять подраздел 1.2 ЕФС-1

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» заменяет отчёт СЗВ-СТАЖ. В документ вносят информацию, необходимую для расчёта стажа работников. Обратите внимание: учитываются как сотрудники, состоящие в штате компании, так и подрядчики, которые заключили с нанимателем договор гражданско-правового характера (ГПХ, ГПД), а также совместители.

При этом бухгалтеру нужно подавать информацию не обо всех работниках, а только о тех сотрудниках и подрядчиках, которые будут получать пенсию в особом порядке, например, с доплатой. Все группы лиц, сведения о которых необходимо вносить в подраздел 1.2 ЕФС-1, перечислены в п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года. Эти данные нужно подавать ежегодно.

Таким образом, в годовом отчёте бухгалтер должен указывать информацию о сотрудниках, которые в течение отчётного периода:

• работали в местах с вредными или тяжёлыми условиями труда, например, на подземных работах, в горячих цехах, на лесозаготовках. Подробная информация об этих видах деятельности дана в ст. 30 и 31 закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 года;
• выполняли работы в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях;
• работали в сфере сельского хозяйства и при этом занимали должность, указанную в постановлении Правительства № 1440 от 29 ноября 2018 года;
• выполняли работы в местности, которая подверглась воздействию радиации после аварии на Чернобыльской АЭС;
• замещали государственные должности РФ, а также должности государственной гражданской службы РФ или муниципальные должности;
• в течение полного навигационного периода работали на водном транспорте;
• отработали полный сезон в сезонной отрасли промышленности;
• выполняли работы вахтовым методом;
• работали, пока отбывали наказание в виде лишения свободы;
• были отправлены в простой или отстранены;
• были освобождены от трудовых задач для исполнения государственных или общественных обязанностей. Место работы при этом оставалось закреплено за сотрудником;
• участвовали в оплачиваемых общественных работах;
• получали пособие по безработице;
• по требованию службы занятости переезжали в другую местность для трудоустройства;
• брали отпуск без сохранения зарплаты;
• оформляли отпуск по уходу за ребёнком в возрасте от 1,5 до 3 лет;
• приостанавливали трудовой договор из-за мобилизации или заключения контракта с ВС РФ.

Помимо этого, компании и ИП обязаны оповещать Соцфонд, если работники:

• выходят на пенсию;
• берут отпуск по беременности и родам;
• берут отпуск по уходу за ребёнком.

Подраздел 1.2 с этой информацией подаётся отдельно, до отправки отчёта за год.

Для чего нужен подраздел 2 ЕФС-1

Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы…» используется вместо раздела 5 формы ОДВ-1. Эту часть ЕФС-1 нужно заполнять и сдавать в СФР одновременно с подразделом 1.2. Бухгалтеру потребуется оформить подраздел 2 в том случае, если в подразделе 1.2 были указаны сведения об условиях труда работников, которым разрешено досрочно выйти на пенсию в соответствии с п. 1 ст. 30 и ст. 31 закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 года.

Например, в подраздел 2 потребуется внести сведения о сотрудниках, которые в течение отчётного периода:

• участвовали в подземных работах;
• выполняли работы в горячих цехах;
• работали в составе локомотивных бригад;
• участвовали в лесозаготовках и лесосплаве;
• были пилотами гражданской авиации.

Если в компании нет работников и подрядчиков, подпадающих под условия, которые описаны в ст. 30 и 31 закона № 400-ФЗ, бухгалтер может заполнить и сдать в СФР только подраздел 1.2.

Как заполнить ЕФС-1 для отчёта о страховом стаже: образец

Чтобы сдать ЕФС-1 с данными о страховом стаже сотрудников, бухгалтеру потребуется заполнить титульный лист, подраздел 1 с Ф. И. О. работника, подраздел 1.2 со сведениями о страховом стаже и подраздел 2 (при необходимости). Скачать форму ЕФС-1 можно на нашем сайте. Ниже рассмотрим правила оформления документа.

Титульный лист

На титульном листе ЕФС-1 указывают данные компании или ИП, от лица которой бухгалтер сдаёт отчёт:

1. Регистрационный номер, который присвоили компании в ПФР или СФР. Этот номер указан в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
2. Полное название организации или Ф. И. О. предпринимателя без сокращений.
3. Идентификационный номер налогоплательщика. ИНН компании нужно вписывать с начала строки, в последних двух клетках поставить прочерки.
4. Код причины постановки на учёт (КПП). Это поле заполняют только юрлица.
5. Коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3.
6. Код деятельности компании или ИП по ОКВЭД.
7. Номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН в первые две клетки поля нужно вписать «0».
8. Номер телефона без пробелов и дополнительных символов
9. Адрес электронной почты.
10. Код категории страхователя-физлица. Это поле необходимо заполнить, если наниматель — ИП или физлицо без статуса предпринимателя.

Подраздел 1 раздела 1

В подразделе 1 нужно привести личные данные сотрудника или подрядчика. Необходимо вписать:

1. СНИЛС.
2. ИНН.
3. Фамилию, имя и отчество работника.
4. Дату рождения.
5. Статус застрахованного лица на момент сдачи отчёта: есть ли у сотрудника гражданство РФ или другой страны.
6. Код страны, гражданином которой признан сотрудник. Найти код можно в Общероссийском классификаторе стран мира. Например, для граждан России потребуется указать «643».

Статус застрахованного лица указывают в виде кода:

Подраздел 1.2 раздела 1

В подразделе 1.2 необходимо указать отчётный год в формате «ГГГГ» и отметить тип формы:

• «Исходная» — если сведения о стаже подаются в составе отчёта за год впервые (до корректировки).
• «Корректирующая» — если бухгалтеру необходимо исправить данные, отправленные ранее. В этом случае требуется также поставить год в поле «Корректируемый (отменяемый) период».
• «Отменяющая» — если необходимо удалить сведения, поданные ранее. Заполняется вместе с полем «Корректируемый (отменяемый) период».
• «Назначение пенсии» — если сотрудник выходит на пенсию.
• «Назначение выплат по ОСС» — если сотрудница подала заявление о предоставлении отпуска по беременности, родам или по уходу за ребёнком.

После потребуется заполнить табличную часть.

Графа 1 «№ п/п». Это порядковый номер записи в таблице

Графы 2–3 «Период работы». Здесь указывают начальную и конечную даты для расчёта стажа. Даты должны находиться в пределах отчётного периода. Их необходимо вписать в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Графа 4 «Код». В эту графу вписывают код территориальных условий или обстоятельств работы:

Графа 5 «Районный коэффициент». Эта графа заполняется, только если в графе 4 бухгалтер поставил «РКС», «МКС», «ОКУ» или другой код, обозначающий районы Крайнего Севера или местности, приравненные к ним. В графу 5 необходимо вписать районный коэффициент, на основе которого вычисляются надбавки за работу в указанных регионах. Коэффициент должен быть указан в формате «X.X» или «X.XX».

Графа 6 «Основание (код)». Здесь необходимо указать код из классификатора «Особенности исчисления страхового стажа: основание».

Графа 7 «Дополнительные сведения». В эту графу потребуется вписать код, обозначающий дополнительные сведения об особенностях стажа сотрудника. Просмотреть полный список кодов можно в классификаторе «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения». Ниже приведём самые распространённые из них.

Заполнять графы 4, 8 и 9 не нужно, если в графу 7 вписан один из следующих кодов:

• «ДЕТИ»;
• «НЕОПЛ»;
• «КВАЛИФОЦ»;
• «ОБЩЕСТ»;
• «СДКРОВ»;
• «ОТСТРАН»;
• «ПРОСТОЙ»;
• «УЧОТПУСК»;
• «ДЛДЕТИ»;
• «ДЕТИПРЛ»;
• «ЧАЭС»;
• «ДОПВЫХ»;
• «ДИСПР».

Графа 8 «Особые условия труда (код)». Здесь необходимо указать код, в котором зашифрована информация об условиях труда сотрудника, имеющего право на досрочное назначение пенсии. Все коды перечислены в классификаторе «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда».

Графа 9 «Основание (код)». В эту графу нужно вписать код, указывающий на то, на каком основании работник претендует на досрочное назначение пенсии. Код необходимо выбрать из классификатора «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание».

Графа 10 «Занятость». Эту графу заполняют, если в графах 6 или 9 стоит один из определённых кодов.

Графа 11 «Индивидуальный номер рабочего места». Здесь необходимо указать номер основного рабочего места сотрудника в соответствии с картой специальной оценки условий труда.

Графа 12 «Класс условий труда». В эту графу требуется вписать класс или подкласс условий труда, который был установлен при проведении специальной оценки условий труда.

Подраздел 2 раздела 1

В подраздел 2 нужно вписать отчётный год в формате «ГГГГ». После потребуется выбрать тип сведений, указываемых в форме:

• «Исходная» — если сведения впервые подаются в составе отчёта за год.
• «Корректирующая» — если бухгалтеру необходимо исправить данные, отправленные ранее.
• «Отменяющая» — если нужно удалить информацию, поданную ранее.

Если бухгалтер выбрал тип сведений «Корректирующая» или «Отменяющая», ему также потребуется поставить год в поле «Корректируемый (отменяемый) период».

В табличной части подраздела 2 необходимо указать:

1. Порядковый номер строки в таблице.
2. Название структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
3. Должность сотрудника.
4. Количество рабочих мест по штатному расписанию.
5. Численность работающих сотрудников.
6. Характер работ, выполняемых сотрудником.
7. Наименование первичных документов, которые подтверждают то, что сотрудник работает в особых условиях.
8. Код особых условий труда или код выслуги лет. Код нужно найти в классификаторе «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» или «Условия досрочного назначения страховой пенсии: основание».
9. Код позиции списков, то есть код профессии из списка, утверждённого постановлением Правительства РФ № 665 от 16 июля 2014 года.

Под таблицей необходимо вписать количество рабочих мест с особыми условиями труда и количество сотрудников, которые работают в особых условиях.

Сроки сдачи подразделов 1.2 и 2 ЕФС-1

Подразделы 1.2 и 2 необходимо отправлять в СФР ежегодно, до 25-го числа того месяца, который следует за отчётным периодом. Если крайний срок сдачи формы выпадает на выходной, отправить документ можно в течение рабочего дня, следующего за этим выходным. Например, отчёт о страховом стаже сотрудников за 2024 год необходимо отправить до 27 января 2025 года, так как 25 января выпадает на субботу.

В некоторых случаях подраздел 1.2 ЕФС-1 отправляют в межотчётный период. Сдать форму до заполнения ежегодного отчёта необходимо, если:

• сотрудник выходит на пенсию;
• сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам;
• работник берёт отпуск по уходу за ребёнком.

Бухгалтер должен отправить отчёт в течение трёх календарных дней после получения от работника соответствующего заявления. При этом в подразделе 1.2 потребуется выбрать тип сведений «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС». Информацию из этого документа позднее потребуется включить в состав отчёта по итогам года с типом сведений «Исходная».

Штраф за несдачу ЕФС-1 для отчёта о стаже

За несдачу отчёта о страховом стаже сотрудников работодателя накажут согласно абз. 3 ст. 17 закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года. Нанимателю придётся заплатить по 500 рублей за каждого сотрудника, сведения о котором не были представлены в СФР. Такой же штраф назначат работодателям, которые подали недостоверную информацию о страховом стаже работников.

За несдачу подразделов 1.2 и 2 ЕФС-1 нанимателя также могут привлечь к ответственности в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. ИП придётся заплатить штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей, юрлицу — от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, штраф получат организации, которые сдали ЕФС-1 в бумажном, а не в электронном виде. Заполнять бумажную ЕФС-1 разрешено только компаниям и ИП, которые зарегистрировали не более 10 сотрудников (при этом учитывают и подрядчиков на ГПД). Остальные наниматели обязаны отправлять документ в электронном виде. За подачу бумажной ЕФС-1 они будут оштрафованы на 1 тысячу рублей (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).