Отчётность в СФР при смене фамилии

Вся кадровая отчётность включает в себя личные данные сотрудника — ФИО, СНИЛС, ИНН, прописку, паспортные данные. СНИЛС и ИНН выдаются один раз на всю жизнь, а вот фамилия, имя, место регистрации, серия и номер паспорта могут измениться. Расскажем о том, как сдавать отчёты при смене фамилии или других персональных данных сотрудника.

Как изменить данные сотрудника в базе СФР

Информация в отчётности и в базе Соцфонда должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Изменить информацию о себе в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) может каждый зарегистрированный там человек.

На сайте СФР приводится инструкция, как это сделать.

Подать заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счёте, по форме АДВ-2. Это можно сделать тремя способами:

Обратиться лично в любую клиентскую службу СФР вне зависимости от места пребывания и места фактического проживания.
Подать заявление через МФЦ.
Направить заявление по указанной форме в клиентскую службу СФР по почте.

Приложить к заявлению следующие документы:

При обращении в клиентскую службу СФР или МФЦ: документ, удостоверяющий личность; свидетельство о заключении или расторжении брака; свидетельство о перемене имени.
При направлении заявления по почте: нотариально заверенные копии указанных документов.

После обновления сведений в индивидуальном лицевом счёте застрахованного лица (данные обновляются в день подачи заявления) необходимо отредактировать персональные данные в учётной записи в ЕСИА.

Как это сделать:

Авторизоваться на портале Госуслуг.
В разделе «Документы и данные» войти в раздел «Личные документы».
Во вкладке «Паспорт гражданина РФ» выбрать «Редактировать» и ввести актуальные данные: фамилия, имя, отчество и сведения о документе, удостоверяющем личность. Затем нажать «Отправить на проверку».

После успешной проверки данных документа, удостоверяющих личность, данные будут изменены в системе обязательного пенсионного страхования.

С 9 января 2023 года действует новая форма АДВ-2, утверждённая Постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 года № 243п. Вместе с ней изменили и другие формы персонифицированной отчётности:

АДВ-1 — анкета зарегистрированного гражданина;
АДВ-2 — заявление на внесение изменений в АДВ-1, которые есть в СНИЛС;
АДВ-3 — заявление на получение подтверждения того, что человека зарегистрировали в системе персучета;
АДВ-6-1 — опись документов, которые страхователь направляет в СФР;
СЗВ-К — данные о трудовом стаже застрахованного сотрудника за период до регистрации в системе ОПС.

Также ПФР предупредил, что бланки АДВ-1, -2 и -3 должны заполнять только сами зарегистрированные граждане.

Также работодатель обязан направлять в СФР сведения о застрахованных лицах по форме, утверждённой Приказом ФСС РФ от 8 апреля 2022 года № 119, в трёхдневный срок с момента их получения.

Сообщать в ФНС о смене фамилии работника не нужно. Налоговая получит информацию от миграционной службы.

Как исправить ошибку в отчёте, если указали старые персданные

Может случиться так, что работодатель уже указывает в отчётности новую фамилию сотрудника, а в ЕСИА сведения ещё не были заменены. Или наоборот — в системе уже указаны новые данные, а работодатель в кадровой отчётности указывает старые.

В этом случае, если других ошибок в отчёте нет и не нужно отменять ранее указанные сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, можно представить отдельные разделы (подразделы) с исправленными данными. При этом в состав формы ЕФС-1 обязательно включается титульный лист.

Если допущена ошибка в персональных данных в отчёте о персонифицированных сведениях, который подаётся в ИФНС, то корректировку делают так:

на титульном листе проставляют номер корректировки;
повторяют блок с ошибками из строк 020–060 с кодом аннулирования в поле 010, в строке 070 проставляют прочерки, а затем заполняют новый блок из строк 010–070 и указывают в нём правильные сведения.