Как подписать документ электронной подписью

Свободный автор Астрал

Электронная подпись используется для подписания цифровых документов. Ключ сертификата электронной подписи (ЭП или ЭЦП) создаётся методом криптографических преобразований с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеет только владелец.

Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. Электронная подпись работает в онлайн или офлайн-режиме.

В статье расскажем, как подписать документ электронной подписью в различных случаях и приведём подробную инструкцию.

Где применяется электронная подпись

Электронная подпись используется в следующих случаях:

подача налоговой декларации в ФНС

подтверждение авторства электронного документа

заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям

подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур

ведение внутреннего электронного документооборота

согласование включенных в файл данных группой лиц

Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭП.

Регистрация права на подпись проводится через аккредитованные удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.

Где получить сертификат электронной подписи

Сертификат ЭЦП можно получить только в специальном удостоверяющем центре (УЦ). Порядок и место выдачи зависит от получателя. Индивидуальным предпринимателям и руководителям юридического лица выдают подписи только в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Необходимо прийти лично в отделение налоговой с пакетом документов и сертифицированным токеном, на который запишут электронную подпись. Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного филиала.
Пользователи, которые уже получали сертификат цифровой подписи в ФНС, могут перевыпустить его онлайн, используя интерактивные сервисы.

Физическим лицам и работникам юрлица можно получить сертификат подписи только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте Минцифры. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Принцип работы: что необходимо для использования ЭП

Принцип работы подписи заключается в кодировании файла. Как только нанесена электронная подпись, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть файл, внести в него правки и затем подписать файл электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП

Порядок работы с электронным документом и ЭП:

Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной

В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами

На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию

Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы

Подпись наносится не только на электронный документ, созданный в специализированной программе. ЭП можно подписывать файлы AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа файла свои правила работы и внесения ЭП в документ.

Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF на компьютере

Рассмотрим, как подписать файл PDF квалифицированной электронной подписью.

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.

Чтобы подписывать файлы электронной подписью, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознаётся в «КриптоПро».

Инструкция, как поставить ЭП:

• Заходите на онлайн-сервис «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на компьютер.
• Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
• Выбираете меню «Подписание».
• В появившемся окне выбираете искомую подпись.
• Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.

Электронная цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.

Шаг 1
Открыть файл PDF и выбрать дополнительные инструменты.

Шаг 2
Установить расширение PDF.

Шаг 3
Выбрать сертификаты.

Шаг 4
Выбрать действия с Сертификатами.

Шаг 5
Выбрать место штампа.

Шаг 6
Выбрать сертификат.

Шаг 7
Просмотреть сертификат.

MS Word: подписываем документы электронной подписью

Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной цифровой подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена система не младше 2007 года.

Простота использования позволяет эффективно вести работу в программах-редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются файлы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.

Шаг 1
Открываем файл Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».

Шаг 2
Всплывает окно «Подписание». В нём указывается роль подписанта. Выбираются сертификаты и оставляются комментарии, входящие в подписание документа.

Шаг 3
Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».

Шаг 4
Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.

OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП

Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете программ OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в файле с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.

Картинки: визирование подписью графических файлов

Электронная печать может применяться на графических файлах. Подписывать можно файловые разрешения формата BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:

• авторских логотипов;
• заверения скан-копии документа;
• защиты договоров в формате PDF;
• защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
• заверения чертежей, графиков работы и др.

Чтобы воспользоваться для защиты электронной цифровой подписью, на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». ПО предоставляется бесплатно, его можно скачать с сайта разработчика. Аналоги зачастую конфликтуют с лицензированной программой и продаются в виде платных подписок.

Крипто АРМ: помощник предпринимателя

«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.

В «КриптоАРМ» можно создавать подпись в форматах:

• jpeg;
• rar;
• png;
• ppt;
• видеофайлы;
• расширения базы данных и т. д.

Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.

После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».

Документы для ФНС: как подписать электронной подписью

Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическую значимость и является аналогом бумажной подписи. С помощью такой ЭЦП можно сдавать отчётность онлайн, ставить подпись на договоры с контрагентами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика. Что нужно сделать, чтобы его получить:

перейти на страницу сервиса самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчётности;

указать электронный адрес и пароль

перейти по ссылке активации профиля, которая будет отправлена на электронную почту

отправить на регистрацию сертификат ЭП — выбрать файл сертификата и нажать на кнопку «Зарегистрировать сертификат»

когда заявление будет успешно обработано, за сертификатом будет закреплён индивидуальный идентификатор абонента

После этого можно создавать и подписывать документы, чтобы вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.

Как подписать документ в ФНС усиленной подписью: для этого нужно воспользоваться любым доступным средством криптографической защиты информации. Далее подписанный файл отправляется в налоговую.

Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП

Причины возникновения ошибки:

• сертификат не установлен или не настроен в системе;
• не установлено ПО «КриптоПро». Например, если в браузере не установлен плагин для подписи, то с ЭЦП не получится работать на веб-странице онлайн;
• установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
• срок службы сертификата закончен;
• попытка продублировать сертификат на документе;
• применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.

В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.

Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на компьютере не установлены программные пакеты от «КриптоПро».

Свободный автор Астрал