Как подписать письмо в Outlook с помощью ЭЦП
Microsoft Outlook — популярный почтовый менеджер — может использоваться для обмена юридически значимыми документами, подписанными с помощью электронной подписи.
Возможность отправки электронных писем, подтверждённых электронной подписью, может быть полезна при отправке документов по вопросам лицензирования. Юридическая значимость документам также нужна при дистанционном взаимодействии с контролирующими органами.
Для шифрования Microsoft Outlook использует протокол S/MIME, который в своей основе применяет открытый ключ. Таким образом, протокол гарантирует защиту писем, целостность содержимого и сохранение авторства.
Однако, чтобы подписывать письма в Microsoft Outlook квалифицированной электронной подписью, недостаточно иметь само приложение. Для работы понадобится криптопровайдер, например, «КриптоПро CSP».
Пошаговая инструкция подписания документов в Microsoft Outlook
Настройка Outlook 2010 для работы с эцп
- Запустите программу, нажмите на «Файл» и перейдите во вкладку «Параметры» → «Центр управления безопасностью» → «Параметры центра управления безопасностью».
- Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры»
- Выберите «Сертификат подписи» и «Сертификат шифрования», используя кнопки «Выбрать».
- Затем установите флажок «Передавать сертификаты с сообщением».
- В окошке «Имя конфигурации» обязательно нужно ввести название, иначе программа выдаст ошибку.
- В «Центре управления безопасностью» во вкладке «Защита электронной почты» поставьте флажки рядом с «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям». Таким образом, все исходящие сообщения будут автоматически шифроваться и подписываться.
- Если же вы не хотите, чтобы сообщения шифровались и подписывались автоматически, не выставляйте это в настройках. При отправке сообщения нужно будет только нажать на соответствующие кнопки «Шифровать» и «Подписать».
Для создания и отправки сообщений нужно нажать «Создать», заполнить все необходимые поля, а затем нажать кнопку «Отправить».
Чтобы получить возможность шифрования сообщений, предварительно нужно произвести обмен открытыми ключами. Для этого достаточно переслать сообщение, подписанное ЭЦП в адрес нужного пользователя.
Настройка Outlook 2013 для работы с эцп
- Запустите программу, нажмите на «Файл» и перейдите во вкладку «Параметры» → «Центр управления безопасностью» → «Параметры центра управления безопасностью».
- Перейдите на вкладку «Защита электронной почты» и нажмите «Параметры»
- Выберите «Сертификат подписи» и «Сертификат шифрования», используя кнопки «Выбрать».
- Затем установите флажок «Передавать сертификаты с сообщением».
- В окошке «Имя конфигурации» обязательно нужно ввести название, иначе программа выдаст ошибку.
- В «Центре управления безопасностью» во вкладке «Защита электронной почты» поставьте флажки рядом с «Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений» и «Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям». Таким образом, все исходящие сообщения будут автоматически шифроваться и подписываться.
- Если же вы не хотите, чтобы сообщения шифровались и подписывались автоматически, не выставляйте это в настройках. При отправке сообщения нужно будет только нажать на соответствующие кнопки «Шифровать» и «Подписать».
Для создания и отправки сообщений нужно нажать «Создать», заполнить все необходимые поля, а затем нажать кнопку «Отправить». Можно добавить вложения, нажав на «Вложить файл».
Чтобы получить возможность шифрования сообщений, предварительно нужно произвести обмен открытыми ключами. Для этого достаточно переслать сообщение, подписанное ЭЦП в адрес нужного пользователя.
Что делать, если не появилась кнопка «Подписать»
В некоторых случаях кнопка «Подписать» может не появиться. Чтобы исправить эту ошибку, нужно проделать следующие действия:
- Во время создания письма перейдите во вкладку «Параметры». В разделе «Дополнительные параметры» нажмите на значок стрелки в квадрате, чтобы открыть «Свойства». Затем выберите «Параметры безопасности»
- В открывшемся окне поставить флажок напротив пункта «Добавить в сообщение цифровую подпись».
После проделанных действий письмо можно отправлять. В заголовке появится значок, свидетельствующий о том, что письмо подписано.
Если у вас ещё нет «КриптоПро CSP» или электронной подписи, вы можете приобрести всё необходимое в УЦ «Астрал-М» по выгодной цене, заполнив форму обратной связи.
Продукты по направлению
Может быть интересно
Блокировка продуктов КриптоПро компанией Apple
Как получить ключи электронной подписи за границей
Как расширить функции КЭДО при помощи API УНЭП
Электронная подпись в 2023 году: ответы на вопросы
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!