Тендерный аутсорсинг

Свободный автор Астрал

Тендерный аутсорсинг — это передача сторонней компании работ по подготовке и участию в конкурентных коммерческих и госзакупках. В отличие от полного сопровождения услуга носит кратковременный характер. Специалист по конкурсным торгам единоразово выполняет конкретную задачу. Аутсорсинг позволяет значительно сэкономить, получив профессиональную помощь.

Виды тендерного аутсорсинга

В зависимости от объёма оказываемых услуг временное тендерное сопровождение можно разделить на два вида.

Полная услуга. Сторонняя организация выполняет все этапы начиная с оформления ЭЦП для торгов, подбора подходящих закупок и заканчивая подготовкой документации и подачей заявки. В обязанности входят разрешение всех спорных ситуаций, подача жалоб и иные предусмотренные законом действия. После того как услуга будет оказана, происходит полный расчёт.

Частичное сопровождение. В этом случае сторонняя фирма помогает реализовать более конкретную задачу, не отвечая за весь процесс участия в тендере. Например, оформляет заявку или помогает подать её. Специалистов также можно нанять для составления жалобы или отстаивания интересов в ФАС. Оплачиваются фактически оказанные услуги.

Как работает тендерный аутсорсинг и какие функции он выполняет

В каком объёме и какие конкретно процессы передать на аутсорсинг, каждый поставщик решает самостоятельно. Если опыта в данной сфере нет, стоит заказать выполнение полного цикла. Можно привлечь стороннего специалиста для выполнения отдельных задач регулярно либо в случаях, когда штатный персонал не справляется с объёмом.

Вне зависимости от опыта работы в данной сфере рекомендуем заказать анализ тендерного рынка в своём регионе. Он позволяет оценить общий объём заказов и ваши перспективы с учётом возможностей постоянных участников. Основываясь на аналитическом отчёте, можно разработать оптимальную стратегию.

Новички обычно заказывают следующие услуги:

• Подбор и оформление подходящей для торгов электронной подписи.
• Регистрация на «Госуслугах» и в Единой информационной системе (обязательно для участия в торгах).
• Подбор подходящих торговых площадок, регистрация и аккредитация в ЭТП.
• Обучение персонала работе со специальными сервисами.
• Разъяснение законодательства и положений о закупках.

После того как подготовка к участию будет осуществлена, можно перейти к поиску и отбору выгодных для вас конкурентных закупок. Специалист аутсорсинговой компании может настроить для вас удобные формы поиска по заданным ключевым словам. Это позволит быстрее отбирать подходящие предложения.

Когда интересный тендер будет найден, можно опять вызвать специалиста сторонней фирмы. Он поможет выполнить ряд задач:

• полностью составит или проверит подготовленную вами закупочную документацию;
• отправит заявку на участие, будет подавать ценовые предложения, отслеживать аукцион;
• проанализирует контракт, поможет соблюсти сроки подписания.

Если в процессе участия у вас возникнут проблемы, заказчик нарушит закон, изменит свои требования, специалист на аутсорсинге сможет отстоять ваши интересы. При необходимости составит и подаст жалобу в ФАС.

Кому стоит заказать аутсорсинг тендеров

Передать сторонней организации право подготовки и участия в конкурентных закупках стоит:

• индивидуальным предпринимателям;
• новичкам без опыта в данной сфере;
• тем, кто не имеет фактического офиса, а сотрудники работают удалённо;
• небольшим компаниям независимо от формы и сферы деятельности.

Перейти на тендерный аутсорсинг могут и крупные организации в целях оптимизации своих затрат. Такое сопровождение избавит от совершения элементарных ошибок, например, при заполнении документации. Позволит составить более сильный оффер (коммерческое предложение), увеличит шансы на победу, а значит, минимизирует финансовые потери.

Перед выбором ― штатный сотрудник или аутсорсинг ― стоит просчитать все фактические и возможные издержки с учётом запланированной прибыли.

Плюсы и минусы тендерного аутсорсинга

• Экономия ваших денег — главное преимущество перехода на аутсорсинг. Вам не придётся выплачивать заработную плату штатному персоналу за те дни, когда они сидят без работы по причине отсутствия подходящих тендеров. Вы также освобождены от уплаты в фонды обязательных взносов.
• Предотвращение ошибок, из-за которых могут не допустить к участию. Были случаи, когда неправильный ГОСТ, написанный в заявке, приводил к дисквалификации. Более серьёзная ошибка — подписание тендерного контракта с нарушением сроков. Из-за этого могут внести в Реестр недобросовестных поставщиков, а значит, компания не сможет участвовать в конкурентных закупках в течение следующих двух лет.
• Полное соблюдение законов. Специалист на аутсорсинге несёт полную ответственность за свои действия и бездействия. Вероятность ошибок сведена к нулю, поскольку они следят за всеми изменениями законодательства. Не ведут иной деятельности, сосредоточены только на госзакупках и коммерческих тендерах.

К недостаткам стоит отнести отсутствие гарантии на победу, поскольку она зависит не только от действий нанятого вами специалиста. Впрочем, обещать 100% результат не может ни один эксперт в любой сфере деятельности. Вам придётся заплатить за услуги по сопровождению независимо от того, получили вы тендер или нет. Исключение — организации, работающие за процент от выигранного контракта. Однако они окажут услуги только в том случае, если шанс на победу будет высок.

Что выбрать: тендерный аутсорсинг или штатный специалист

Каждая компания-поставщик индивидуальна, поэтому заочно определить, какой вариант более выгоден, не представляется возможным. Опытные участники рекомендуют переходить на аутсорсинг по сопровождению закупок в следующих случаях.

• Нет опыта. Если ваша организация не принимала ранее участия, выгоднее нанять готового специалиста с большим практическим опытом. Он окажет услуги по сопровождению на всех этапах. Поможет составить документы, которые впоследствии можно использовать как образцы.
• Редкое участие. Если компания принимает участие время от времени, услуги и поставки зависят от сезона, стоит отказаться от штатного работника. Не стоит передавать работу по ведению тендерных процессов другим сотрудникам: бухгалтеру или менеджеру. Разумнее при возникновении необходимости заказывать услуги аутсорсинга в сторонней фирме.
• Активное участие. Если вы, наоборот, принимаете участие во всех возможных закупках, то в помощь своим сотрудникам можете нанять сторонних экспертов. Их можно привлекать, когда собственная команда не справляется с объёмом работы.

Помните о человеческом факторе. Работая с конфиденциальной и потенциально интересной для конкурентов информацией, сотрудник может оказаться не совсем добросовестным. Если оплошность или намеренный слив данных осуществит ваш штатный работник, вся вина ляжет на ваши плечи. При работе по аутсорсингу ответственность за сотрудника несёт другое юридическое лицо, а значит, вам будет кому предъявить претензии.

Советы: как выбрать компанию для тендерного сопровождения

Поиск подходящей организации рекомендуется основывать на следующих критериях.

• Опыт. Изучите работу фирмы по тендерному аутсорсингу в целом и её специалистов в частности. Обратите внимание на наличие профильного образования и специализации. Для коммерческих торгов вам вряд ли подойдёт сотрудник, работающий с закупками по 44-ФЗ.
• Количество проведённых тендеров. Важно сопоставить общее участие в закупках с числом допущенных заявок и побед. Посмотрите, сколько проектов одновременно ведёт выбранный вами эксперт. Если он в данный момент перегружен работой, стоит поискать другого.
• Повышенные гарантии. Если вам обещают победу, стоит сразу отказаться. Ни одна честная организация не будет ручаться, что вы выиграете тендер. Это находится не в её компетенции. Единственное, что должны гарантировать — правильность и своевременность выполнения всех этапов.

Не рекомендуем доверять отзывам, которые легко подделать. Они имеют практическую ценность только в случае, если вы лично пообщались с одним из клиентов. Рекомендуем проверить, действительно ли юридическое лицо официально зарегистрировано. Не истекли ли лицензии, есть ли открытые арбитражные процессы, претензии. Если проверка успешно пройдена, можно обратиться к менеджерам для подробного изучения договора о сотрудничестве и тарифных планов.

Заключение

Тендерный аутсорсинг позволяет сэкономить деньги и время. В большинстве случаев сопровождение гораздо выгоднее штатного персонала. Снижает нервозность в офисе, позволяя сосредоточиться на производственных задачах. Удачно выбранная организация станет вашим надёжным партнёром, поможет увеличить прибыль на взаимовыгодных условиях.

Свободный автор Астрал