Безопасность электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) уже давно стал неотъемлемой частью деловой среды. Сокращение времени на обработку, минимизация бумажных процессов, возможность сэкономить на копировальных расходниках — всё это делает электронный документооборот необходимым инструментом для бизнеса. Однако на фоне усиления цифровой трансформации становится актуальным вопрос обеспечения безопасности электронного документооборота.

Обеспечение надёжной защиты в этой области становится критически важным аспектом. В данной статье мы рассмотрим значимость безопасности ЭДО, риски, с которыми сталкиваются организации, и методы обеспечения надёжной защиты данных в этом контексте.

Почему безопасность электронного документооборота имеет высокий приоритет

В современной деловой среде, где операции всё больше переносятся в онлайн, обеспечение безопасности электронного документооборота становится одним из ключевых факторов успешного функционирования компаний.

Под безопасностью понимается не только защита от внешних угроз, но и обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности данных внутри организации. Такая информация, как финансовые данные, планы развития, коммерческие соглашения, является ценным активом, который требует надёжной защиты.

Электронный документооборот часто включает взаимодействие с внешними сторонами: клиентами, поставщиками, партнёрами. Защита безопасности электронного документооборота становится фундаментальным элементом поддержания доверия и успешных взаимоотношений.

Кроме того, соблюдение законодательства и нормативных требований также поднимает вопрос об обеспечении безопасности персональных данных, в том числе в рамках электронного документооборота.

Таким образом, недостаточная безопасность электронного документооборота может привести к серьёзным последствиям:

утечке конфиденциальных данных,
нарушению доверия партнёров и клиентов,
финансовым убыткам,
репутационным потерям.

Понимание значимости информационной безопасности электронного документооборота побуждает организации к принятию активных мер по защите данных и созданию надёжных телекоммуникационных каналов.

Угрозы информационной безопасности в сфере электронного документооборота

Вот некоторые из угроз, с которыми может столкнуться электронный документооборот:

DDoS-атаки

Атаки на инфраструктуру электронного документооборота могут привести к временной недоступности системы, что может негативно повлиять на бизнес-процессы. Кроме того, злоумышленники могут попытаться проникнуть в систему электронного документооборота, чтобы получить несанкционированный доступ к конфиденциальным данным с помощью вирусов или вредоносных программ.

Фишинг и социальная инженерия

Атаки, направленные на пользователей, могут включать в себя попытки обмана с целью получения конфиденциальной информации, такой как пароли или персональные данные.

Утечки данных

Недостаточная защита данных может привести к случайным или преднамеренным утечкам конфиденциальной информации. Это может нанести ущерб репутации компании и нарушить законодательство о защите данных.

Недостаточная аутентификация и авторизация

Из-за слабой системы управления доступом к данным посторонние могут получить доступ к конфиденциальной информации или проводить операции от имени других пользователей.

Нарушение целостности данных

Изменение или подделка данных в электронных документах может создать недоверие к системе и повредить доверие сторон, участвующих в документообороте.

Недостаточная надёжность шифрования

Отсутствие адекватного шифрования может привести к тому, что конфиденциальная информация становится уязвимой для перехвата и несанкционированного доступа.

Внутренние угрозы

Сотрудники с доступом к системе могут стать источниками угроз, если у них плохие намерения или если они недостаточно осведомлены о безопасности.

Это лишь некоторые примеры рисков. Важно создать комплексную стратегию безопасности электронного документооборота, включающую технические, организационные и обучающие меры.

Стратегии и средства защиты ЭДО

Для обеспечения безопасности электронного документооборота необходимо применять разнообразные стратегии и средства, которые помогут минимизировать риски и защитить конфиденциальность, целостность и доступность данных.

Шифрование данных

Шифрование — это процесс преобразования данных в зашифрованный формат, который можно прочитать только с помощью специального ключа. Это надёжный метод защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа, даже если данные попадут в неправильные руки.

Эффективная система аутентификации и авторизации

Реализация двухфакторной аутентификации или множественных методов подтверждения личности помогает предотвратить несанкционированный доступ. Контроль доступа на уровне ролей и гранулярные права обеспечивают адекватное использование данных.

Системы защищённого электронного документооборота

Такие системы ЭДО поддерживают функции шифрования, контроля доступа, аудита действий, а также другие обеспечивают другие меры безопасности.

Сервис Астрал.Докс обеспечивает надёжную защиту ваших данных. Личный кабинет доступен только после успешной авторизации через УКЭП, связку логина и пароля или через ЕСИА. Для предотвращения потери или повреждения данных сервис применяет систему резервного копирования и хранения на собственных серверах. При этом срок хранения электронных документов не ограничен.

Градация уровней доступа

Ограничение прав доступа к конфиденциальной информации и регулярный аудит помогают обнаруживать и предотвращать потенциальные угрозы.

Внедрение методологий, стандартов и процедур, которые направлены на обеспечение безопасности в электронном документообороте

Процесс включает в себя разработку политик безопасности, регулярные обзоры и обучение сотрудников.

Как организовать электронный защищённый документооборот

Рассмотрим ключевые технические механизмы, которые помогают обеспечить информационную безопасность в ЭДО:

Сертификаты электронной подписи

Использование сертификатов электронной подписи позволяет подтверждать подлинность и целостность документов. Сертификаты создаются с использованием криптографических методов и могут быть проверены для убедительности авторства документа.

Фаерволы и межсетевые экраны

Установка специальных программных и аппаратных средств, таких как фаерволы и межсетевые экраны, позволяет контролировать трафик, поступающий и покидающий сеть. Это помогает предотвратить несанкционированные попытки доступа и атаки.

Системы обнаружения вторжений (СОВ)

СОВ контролируют сетевой трафик и системные активности с целью обнаружения необычных или подозрительных паттернов. Они способны автоматически реагировать на потенциальные угрозы, предупреждая о них администраторов.

Антивирусное программное обеспечение

Использование специализированных программ для обнаружения и блокирования вредоносных программ и вирусов помогает предотвращать инфицирование системы и утечку данных.

Регулярные обновления и патчи

Обновления операционных систем, приложений и другого программного обеспечения устраняют известные уязвимости и могут предотвратить атаки, которые используют уязвимые места.

Резервное копирование и восстановление

Регулярное создание резервных копий данных и разработка планов восстановления позволяют минимизировать последствия инцидентов и быстро восстановить работоспособность системы.

Анализ и мониторинг безопасности

Применение специализированных инструментов для анализа и мониторинга безопасности помогает выявлять аномалии и предупреждать о потенциальных угрозах.

Заключение

Обеспечение надёжной безопасности электронного документооборота играет ключевую роль в современном бизнесе. Эффективный электронный документооборот требует постоянного внимания к мерам безопасности, так как существуют риски, связанные с утечками данных. В условиях активного использования электронного документооборота особенно важно соблюдать требования законодательства РФ, направленные на защиту персональных данных. Надёжные стратегии безопасности, современные технологии и информирование персонала являются основой для эффективной защиты электронного документооборота.