Электронный заказ-наряд

Заказ-наряд — это документ, аналогичный договору на выполнение работ или оказание услуг. Обычно он сочетает элементы собственно договорных обязательств, технического задания и расчёта стоимости. В бухгалтерском учёте заказ-наряд используется в качестве первички. В грузоперевозках заказ-наряд является формой договора фрахтования. Расскажем о том, как оформлять электронные заказ-наряды и передавать их в ГИС ЭПД.

Когда нужен заказ-наряд в грузоперевозках

Заказ-наряд оформляется в двух случаях:

если груз сопровождается представителем грузовладельца;
если в отношении груза не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей.

То есть и в том, и в другом случае транспортная компания предоставляет автомобиль на погрузку и не занимается учётом перевозимого груза. Следует помнить, что заказ-наряд не подходит для поэтапных сделок, а предмет договора нельзя выполнить частично.

По умолчанию заказ-наряд заполняется и фрахтователем (заказчиком перевозки), и фрахтовщиком (перевозчиком). Но если груз перевозится для личных или семейных нужд, то заказ-наряд может быть полностью составлен фрахтовщиком (транспортной компанией).

Электронный формат заказ-наряда

Приказом ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@ утверждены электронные XML-форматы трёх видов перевозочных документов:

электронная транспортная накладная,
электронный заказ-наряд,
электронная сопроводительная ведомость.

Формат электронного заказ-наряда описан в Приложении 3 к приказу. Номер версии действующего формата 5.01, часть 975.

Каждый из перевозочных документов состоит из нескольких файлов обмена информации, которые последовательно формируются и подписываются участниками информационного взаимодействия.

Электронный заказ-наряд включает четыре обязательных файла обмена.

Файл обмена информации фрахтователя
В нём указаны сведения о фрахтователе, об условиях фрахтования, наименование груза, указания фрахтователя, маршрут и место подачи транспортного средства, сроки выполнения перевозки.
Файл обмена информации фрахтовщика
Он содержит сведения о фрахтовщике, об информации о принятии заказ-наряда к исполнению, о транспортном средстве, о прочих условиях, о размере платы за пользование транспортным средством (при необходимости).
Файл обмена информации фрахтователя по факту подачи транспортного средства
В нём указаны сведения о фактической дате и времени подачи транспортного средства, об отметках фрахтователя (при необходимости).
Файл обмена информации фрахтовщика по факту возврата транспортного средства
Он состоит из сведений о фактической дате и времени завершения пользования транспортным средством, об оговорках и замечаниях фрахтовщика (при наличии), об отметках фрахтовщика (при необходимости).

Каждый файл обмена подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью фрахтователя, фрахтовщика или лиц, уполномоченных на подписание заказ-наряда от имени заказчика и исполнителя.

Правила заполнения электронного заказа-наряда

1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства от 21 мая 2022 года № 931. В этом документе закреплены правила обмена электронными перевозочными документами. Правила обмена электронными заказ-нарядами прописаны в Приложении 3, а схема — в Приложении 4.

В обмене электронным заказ-нарядом участвуют заказчик — фрахтователь и фрахтовщик — тот, кто осуществляет перевозку. Электронный документооборот между участниками перевозки реализован через операторов ЭДО, получивших специальное разрешение Минтранса. Оператор ЭДО направляет сведения, содержащиеся в документах в ГИС ЭПД.

Фрахтователь оформляет в своей учётной системе или веб-сервисе заказ-наряд, подписывает его своей УКЭП и передаёт через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Если груз большой, и для его перевозки нужно несколько автомобилей, то оформляется такое количество электронных заказов-нарядов, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

Оператор ЭДО проверяет:

соответствие установленному XML-формату,
уникальность идентификатора,
действительность УКЭП, которой подписан документ.

При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа.

ГИС ЭПД также проверяет документ и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаружены расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа.

На этом этапе ГИС присваивает документу уникальный идентификатор — УИД, который отражается в системе оператора ЭПД. Затем оператор ЭДО направляет документ фрахтовщику.

В случае если фрахтовщик не согласен с какими-либо сведениями, он направляет фрахтователю уведомление об уточнении, где указывает, какую именно информацию нужно исправить. Уведомление об уточнении подписывается УКЭП фрахтовщика. Этот документ не передаётся в ГИС ЭПД. Фрахтователь в этом случае должен создать новый файл обмена и начать документооборот сначала.

Если фрахтовщик со всем согласен, он формирует извещение о получении, подписывает его своей УКЭП и направляет фрахтователю.

Когда фрахтовщик предоставляет автомобили для перевозки, фрахтователь заполняет следующий файл обмена, подписывает своей УКЭП и направляет фрахтовщику.

После завершения перевозки фрахтовщик создаёт последний файл обмена — по факту возврата транспорта. После передачи документа фрахтователю и в ГИС ЭПД документооборот завершается.