Формат электронных документов

Разбираемся, какую документацию можно перевести в ЭДО, и для каких документов закон устанавливает единый формат.

Электронные и бумажные документы

Не все документы можно перевести в электронный вид — копии счетов-фактур для передачи принципалу, декларации соответствия и товарно-транспортные накладные (ТТН) всё ещё необходимо иметь на бумаге.

Ситуация с ТТН в скором времени поменяется — правительство разрабатывает поправки в закон, которые позволят любым компаниям использовать их электронно.

Форма документа и закон

Электронные документы (ЭД) бывают неформализованными и формализованными.

Большая часть документов — неформализованные, то есть их форму определяет организация, а не закон.

Формализованные документы — это счёт-фактура, универсальный передаточный документ и их корректировки. Формат этих документов прописан в приказах Федеральной налоговой службы:

ФНС принимает документы только в расширении .xml.

Для двух типов ЭД утверждён не только формат, но и содержание:

счёт-фактура (Постановление Правительства РФ №1137);
акт выполненных работ, накладная ТОРГ-12 (ФЗ-№402 «О бухгалтерском учёте»).

Форматы документов ЭДО

Первичная учётная документация. Закон «О бухгалтерском учёте» требует оформлять хозяйственные операции в первичных учётных документах, скреплённых цифровой подписью. В структуру первички входят:

акт приёма-сдачи — подтверждает выполнение услуг или работ. По нему учитывают расход, когда рассчитывают налог на прибыль. Единой формы нет предусмотрено, но в ФЗ-402 указаны обязательные пункты. Акт состоит из двух файлов xml. Первый содержит данные исполнителя, второй – заказчика. Скрепляется цифровой подписью;
товарная накладная — оформляет передачу товаров и расходных материалов. Служит основанием для учёта операций. Форма ЭД прописана в законе, но она рекомендательная, а не обязательная. Электронный вариант состоит из двух файлов, которые составляют и подписывают продавец и получатель. В ЭД указывают, кто провёл отпуск груза и отмечают, что покупатель получил товар;
бухгалтерские справки. Используются формы МХ-1 (акт приёма-передачи материальных ценностей на хранение), МХ-3 (акт о возврате товарно-материальных ценностей), КС-2 (акт приёма строительных работ) и КС-3 (о стоимости выполненных строительных работ). С 2013 организации сами дорабатывают формы справок.

Счёт-фактура. Необходим для подсчёта НДС. Счёт-фактуру регистрируют в книге продаж, журнале учёта счетов-фактур и хранят 4 года. Подписывает документ только руководитель организации, а обмениваются счётами через оператора ЭДО.

Корректировочный счёт-фактура. Составляют, если цена товара изменилась в сравнении с первоначальным счётом. Для корректировочной версии действуют те же правила.

Универсальный передаточный документ (УПД). Объединяет первичную документации и счёт-фактуру. Правила те же, что и для счёта. УПД и его корректировочную пару создают как один xml-файл с данными от продавца либо как два файла расширения .xml с информацией от продавца и покупателя.

Отдельные правила регулируют документы в фармацевтической отрасли:

Протокол согласования цен. Обязательный при поставке жизненно важных лекарств. В нём указываю цену лекарства от производителя и допустимые законом надбавки. Рекомендуемая форма прописана в постановлении Правительства №1683;

Реестр сертификатов. Содержит информацию о продуктах, для которых требуется сертификация. В ЭД указывают серию, номер, срок действия и название органа, выдавшего сертификат. Реестр требуют при поставке лекарств. Форма документа свободная.

«1С-ЭДО» от компании «Астрал» работает с любыми форматами ЭД. Система поддерживает роуминг со всеми операторами, интегрируется в «1С:Предприятие» и автоматически заполняет журнал ЭД.

Оставьте заявку для установки «Астрал.ЭДО/1С-ЭДО» на сайте.