Как пригласить к ЭДО контрагента
Уважаемые клиенты! Мы обеспечиваем бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», действительных на 20 июля 2024 года через УЦ «Аналитический центр». Подробнее
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Как договориться с контрагентами о переходе на ЭДО


вопросы

Разбираемся, как предложить контрагенту перейти на электронный документооборот и составить письмо о переходе на ЭДО.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Прежде всего, отправьте контрагенту письмо от имени руководителя организации с предложением перейти на ЭДО.

Форма письма не регламентирована. Рекомендуем прописать:

Пример письма-приглашения на ЭДО

Пример письма-рассылки для контрагентов компании:

Уважаемые партнеры!

ООО «Форма+» сообщает о переходе на электронный документооборот с контрагентами и клиентами посредством системы Доки от группы компаний «Астрал».

В согласии с федеральным законом России № 63-ФЗ, приказом Минфина РФ № 174, статьей 169 НК РФ обмен электронной документацией между организациями и государственными органами разрешен и в большинстве случаев по юридической значимости приравнивается к обмену бумажными документами.

Оборот документации в цифровой форме имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени и ресурсов организации на делопроизводство: формирование, получение, регистрацию, согласование документов;
  • отслеживание движения документации в режиме онлайн, исключение риска потери важных бумаг;
  • возможность предоставления электронной документации в контролирующие ведомства, включая ФНС и ПФР, без необходимости распечатывания бумажных аналогов.

ООО «Форма+» готово осуществлять с вами обмен следующими документами в цифровом виде: счет-фактура, товарная накладная, договор, соглашение, письмо, акт сверки.

Для перевода делопроизводства на электронный документооборот требуется:

  • получить квалифицированную электронную цифровую подпись в удостоверяющем центре;
  • выбрать оператора СЭД для обмена цифровой документацией и заключить с ним договор;
  • принять приглашение от ООО «Форма+» на обмен электронными документами;
  • подписать соглашение об ЭДО с применением ЭЦП.

В приложении к письму находится проект текста соглашения об ЭДО между организациями. Просим вас ознакомиться с возможностями и преимуществами ведения бизнеса посредством электронного документооборота и присоединиться к системе для продолжения качественного сотрудничества наших организаций в новой форме.

Соглашение об ЭДО

При переходе на ЭДО организации составляют соглашение, в котором прописывают:

  • предмет соглашения (обмен документацией в электронном виде);
  • как использовать квалифицированную цифровую подпись;
  • нормативную базу ЭДО;
  • порядок работы с оператором ЭДО;
  • порядок обмена документами;
  • сроки действия соглашения, правила внесения изменений;
  • реквизиты и подписи сторон.

Соглашение соглашение можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.

Причины отказа от перехода на ЭДО

Контрагенты не знают о преимуществах электронного документооборота. Партнеры могут не знать о том, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги, а электронные подписи невозможно подделать.

Мнение контрагентов могут поменять нормативные документы, в которых прописаны возможности ЭДО.

Другой способ переубедить партнеров — показать удобство ЭДО на своем примере, например, на деловой встрече.

Убедите партнера установить демоверсию ЭДО. Пробная версия системы 1С-ЭДО не берет плату за входящие электронные документы. Это хороший способ познакомиться с ЭДО для скептически настроенных контрагентов.

Партнерам кажется, что переход на ЭДО неоправданно дорогой и трудозатратный.

Хорошим стимулом станут скидки — вы можете договориться с оператором ЭДО о льготном периоде или специальных условиях для вашего партнера.

Как еще убедить партнеров перейти на электронный документооборот

Оплата трафика за контрагента — выгодно для крупных организаций со множеством деловых связей. Для них переход на цифровое делопроизводство, даже с учетом оплаты услуг оператора для партнеров, намного выгоднее бумажного документооборота с расходами на канцелярию, обслуживание техники и курьеров.

Повышение цены товаров или услуг для компаний, которые не хотят переходить на новый формат работы. Переложите оплату доставки бумажной документации на компанию-партнера.

Категоричное заявление о переводе сотрудничества на ЭДО могут позволить крупные компании, особенно монополисты в своей сфере. Так, в 2014 крупнейший российский интернет-магазин Wildberries вынудил всех своих контрагентов перейти на ЭДО.

Система Доки /1С-ЭДО имеет роуминг со всеми операторами ЭДО России и работает в браузере, либо встраивается в прямо в интерфейс «1С:Предприятие» — сотрудникам не придется учиться работать в новой программе.

Продукты по направлению

Доки

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
{{FORM-FEEDBACK3 data-uname="72" data-color-brand="skycyan" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
Поможем с получением электронной подписи (КЭП ФНС) без посещения инспекции
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
3 минуты — и готово! Скачайте бесплатную программу Астрал Помощник и начните работу
с электронной подписью прямо сейчас
Поможем выбрать и настроить сервис электронного документооборота

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="72" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Не пора ли обновиться?
Проверьте вашу версию КриптоПро
в два клика
Проверить
autohello-finger