Как договориться с контрагентами о переходе на ЭДО
Свободный автор Астрал
Разбираемся, как предложить контрагенту перейти на электронный документооборот и составить письмо о переходе на ЭДО.
Письмо о переходе на электронный документооборот
Прежде всего, отправьте контрагенту письмо от имени руководителя организации с предложением перейти на ЭДО.
Форма письма не регламентирована. Рекомендуем прописать:
- список документов, обмен которыми вы предлагаете обмениваться через ЭДО — счет-фактура, договор, соглашение, накладная и так далее;
- правовую базу перехода на ЭДО: приказ Министерства финансов РФ № 174 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме», статья 169 Налогового кодекса РФ «Счет-фактура», ФЗ № 63 «Об электронной цифровой подписи», ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете»;
- какую выгоду принесет переход на электронный документооборот;
- порядок подключения к системе ЭДО: выбор оператора, установка программ, подписание соглашения об электронном документообороте с контрагентом.
Пример письма-приглашения на ЭДО
Пример письма-рассылки для контрагентов компании:
Уважаемые партнеры!
ООО «Форма+» сообщает о переходе на электронный документооборот с контрагентами и клиентами посредством системы Доки от группы компаний «Астрал».
В согласии с федеральным законом России № 63-ФЗ, приказом Минфина РФ № 174, статьей 169 НК РФ обмен электронной документацией между организациями и государственными органами разрешен и в большинстве случаев по юридической значимости приравнивается к обмену бумажными документами.
Оборот документации в цифровой форме имеет ряд преимуществ:
- экономия времени и ресурсов организации на делопроизводство: формирование, получение, регистрацию, согласование документов;
- отслеживание движения документации в режиме онлайн, исключение риска потери важных бумаг;
- возможность предоставления электронной документации в контролирующие ведомства, включая ФНС и ПФР, без необходимости распечатывания бумажных аналогов.
ООО «Форма+» готово осуществлять с вами обмен следующими документами в цифровом виде: счет-фактура, товарная накладная, договор, соглашение, письмо, акт сверки.
Для перевода делопроизводства на электронный документооборот требуется:
- получить квалифицированную электронную цифровую подпись в удостоверяющем центре;
- выбрать оператора СЭД для обмена цифровой документацией и заключить с ним договор;
- принять приглашение от ООО «Форма+» на обмен электронными документами;
- подписать соглашение об ЭДО с применением ЭЦП.
В приложении к письму находится проект текста соглашения об ЭДО между организациями. Просим вас ознакомиться с возможностями и преимуществами ведения бизнеса посредством электронного документооборота и присоединиться к системе для продолжения качественного сотрудничества наших организаций в новой форме.
Соглашение об ЭДО
При переходе на ЭДО организации составляют соглашение, в котором прописывают:
- предмет соглашения (обмен документацией в электронном виде);
- как использовать квалифицированную цифровую подпись;
- нормативную базу ЭДО;
- порядок работы с оператором ЭДО;
- порядок обмена документами;
- сроки действия соглашения, правила внесения изменений;
- реквизиты и подписи сторон.
Соглашение соглашение можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.
Причины отказа от перехода на ЭДО
Контрагенты не знают о преимуществах электронного документооборота. Партнеры могут не знать о том, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги, а электронные подписи невозможно подделать.
Мнение контрагентов могут поменять нормативные документы, в которых прописаны возможности ЭДО.
Другой способ переубедить партнеров — показать удобство ЭДО на своем примере, например, на деловой встрече.
Убедите партнера установить демоверсию ЭДО. Пробная версия системы 1С-ЭДО не берет плату за входящие электронные документы. Это хороший способ познакомиться с ЭДО для скептически настроенных контрагентов.
Партнерам кажется, что переход на ЭДО неоправданно дорогой и трудозатратный.
Хорошим стимулом станут скидки — вы можете договориться с оператором ЭДО о льготном периоде или специальных условиях для вашего партнера.
Как еще убедить партнеров перейти на электронный документооборот
Оплата трафика за контрагента — выгодно для крупных организаций со множеством деловых связей. Для них переход на цифровое делопроизводство, даже с учетом оплаты услуг оператора для партнеров, намного выгоднее бумажного документооборота с расходами на канцелярию, обслуживание техники и курьеров.
Повышение цены товаров или услуг для компаний, которые не хотят переходить на новый формат работы. Переложите оплату доставки бумажной документации на компанию-партнера.
Категоричное заявление о переводе сотрудничества на ЭДО могут позволить крупные компании, особенно монополисты в своей сфере. Так, в 2014 крупнейший российский интернет-магазин Wildberries вынудил всех своих контрагентов перейти на ЭДО.
Система Доки /1С-ЭДО имеет роуминг со всеми операторами ЭДО России и работает в браузере, либо встраивается в прямо в интерфейс «1С:Предприятие» — сотрудникам не придется учиться работать в новой программе.
Свободный автор Астрал
Продукты по направлению
Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО
Может быть интересно
Отраслевой императив в 2024 году: чего ожидать
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!