Техподдержка:
Отдел продаж:
Отдел продаж:
moscow@astral.ru

Как хранить документы в ЭДО


Разбираемся, как создать электронный архив и какие есть требования к СЭД о хранении документов.

Способы хранения документов

Есть три способа хранения ЭД:

  • Локальный архив — папка с файлами на ПК, доступ к которой есть у всех сотрудников компании, но с ограничениями. Удалять или редактировать документы может только модератор, который также контролирует добавление новых документов в папку.
  • Хранилище «в облаке». В том случае данные хранит оператор ЭДО на своих серверах. Без соединения с интернетом получить данные с сервера не получится.
  • Хранилище системы ЭДО — документы хранятся на внутреннем сервере компании. Доступ к файлам в таком случае возможен не только через интернет, но и по локальной сети.

Условия хранения электронных документов

По законам, организации хранят минимум по два экземпляра каждого документа, причём копии должны располагаться на разных устройствах.

Срок хранения данных для налоговой службы и журнала учёта счетов-фактур — четыре года.

Требования к электронному архиву по ГОСТу:

  • Читабельность документов. Документы нельзя сжимать или конвертировать настолько, чтобы их было сложно читать.
  • Быстрый поиск и идентификация документов — например, по ключевым словам.
  • Связь между документами. Каждое приложение прикрепляют к основному документу либо в самом файле, либо по активной ссылке.
  • Своевременное конвертирование. Все документы должны храниться в форматах, которые поддерживают современные офисные программы.

Опись архива

ГОСТ требует проводить экспертизу архива раз в год. Во время экспертизы документы с истекшим сроком хранения уничтожаются. Опись оформляется в двух экземплярах, её номер проставляется в архиве вместе с описью носителей данных, причём носители нужно проверять антивирусом. В описи проставляют запись о приёме-передаче ответственными сотрудниками.

Все документы объединяют в файлы (контейнеры) со своими номерами. Учётной единицей считается zip-архив со сжатыми электронными документами.

Электронный архив: плюсы и минусы

  • экономия места в офисе и денег на оргтехнике, расходниках и услугах курьера;
  • быстрый поиск документов по ключевым словам;
  • безопасность благодаря шифрованию данных, уровням доступа и хранению данных на защищённых серверах;
  • сохранность — электронные документы нельзя порвать, испачкать, сжечь.

Среди минусов электронного архива — расходы на носители, ПО и обучение сотрудников. Переход на ЭДО окупается со временем.

Чтобы подключиться к системам ЭДО «Астрал.ЭДО» /«1С-ЭДО» оставьте заявку на сайте.

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Оставить заявку

Продукты по направлению

Астрал Отчет 5.0

Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы

Астрал.ЭДО

Новый онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger