Как регистрировать электронные документы в ЭДО

Делопроизводство в электронном формате включает в себя такую процедуру, как регистрация электронных документов. При регистрации фиксируются данные о документе: факт его создания, передачи, приёма.
В статье расскажем, как происходит регистрация электронных документов в системах ЭДО, а также рассмотрим правила утверждения и регистрации документов, которые позволят оптимизировать обработку документов.
Что такое регистрация документов в ЭДО
Регистрация электронных документов происходит в системе ЭДО (СЭД) автоматически. Все этапы регистрации электронных документов фиксируются в СЭД. Каждый документ имеет уникальный идентификатор — регистрационный номер. Система электронного документооборота при регистрации присваивает документу определённые статусы, которые отражают его текущее состояние в СЭД.
Например, при отправке документа на сервер ЭДО, система присваивает ему статус «Отправлен». После обработки на стороне сервера статус документа может измениться на «Доставлен». Если документ требует подписания получателем, его статус меняется на «Ожидает подписи», а после получения подписи — на «Подписан».
Каждый этап обработки документа фиксируется в системе ЭДО, что позволяет отслеживать текущий статус документа, уведомлять участников об изменении статуса и автоматически выполнять определённые действия на основании статуса документа (например, отправлять напоминания о необходимости подписания документа).
Электронная форма регистрации документов позволяет быстро найти и загрузить нужный документ из базы данных в любой момент. Это обеспечивает безопасность и надёжность обмена документами, так как все изменения и операции с документами фиксируются и доступны для просмотра и аудита.
Правила регистрации документов в электронном виде
Чаще всего при регистрации документов в системе электронного документооборота указываются не только номер регистрации, но и ряд реквизитов, включая наименование организации, вид документа, дату, краткое содержание, срок исполнения и тому подобное. Кроме того, могут быть указаны дополнительные реквизиты, такие как код по тематическому классификатору, ключевые слова, приложения, промежуточные сроки исполнения и другие. Организации могут самостоятельно выбрать дополнительные реквизиты для внесения в систему ЭДО.
Регистрация электронных документов в СЭД
В СЭД создаётся своя первичная запись — регистрационно-контрольная карта (РКК), в которой данные заполняются сразу. Также к РКК прикрепляется документ-основание.
РКК вместе с приложениями передаётся между отделами, автоматически записываясь в цифровую картотеку под номером. Над картой могут работать сразу несколько сотрудников из разных отделов. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль должностным лицам.
Процесс регистрации документов в системах электронного документооборота (СЭД) осуществляется поэтапно. Сначала документ поступает в базу, где сотрудник выбирает соответствующий шаблон регистрационной карточки и вносит необходимые корректировки. Затем пользователь проверяет правильность заполнения регистрационной карточки, включая корректность электронной подписи, номер и дату документа, наличие приложений и другие параметры. Если в процессе проверки выявляются ошибки, документ не принимается к регистрации, а пользователь указывает причины отказа в соответствующем поле системы электронного документооборота. Если ошибок нет, процесс регистрации завершается, и система автоматически присваивает документу номер регистрации.
В единой базе сотрудники могут регистрировать карту для работы с документом в отделах из разных городов. СЭД минимизирует внутреннюю переписку.
Как можно упростить работу с базами данных
Правила составления и регистрации документов, которые помогут упростить регистрационный процесс и ускорить работу с базами данных:
Ведение процесса регистрации в пределах одного календарного года. С наступлением 1 января нумерацию стоит обнулять. Это позволит избежать больших значений, уменьшить вероятность ошибок при поиске нужной записи. При этом необходимо настроить поиск от свежих карточек к старым.
Использование дополнительных сокращений в номерах при регистрации документов. К порядковому значению можно подключить автоматическое проставление символов. Например, счета-фактуры могут вместо «№ 123» иметь код «№ 123-СФ». Кадровым бланкам можно присвоить символ «К», распоряжениям — «Р» и так далее.
Единообразие форм. Не вся документация имеет установленные нормативными и законодательными актами формы. Для записей ЭДО стоит разработать единый электронный образец, используемый во всех отделах и подразделениях компании.
Единая процедура обработки входящих данных. Документ может поступить разными способами: цифровыми и бумажными письмами, факсимильными сообщениями, внутренними приказами и т. д. Порядок фиксации данных должен быть един для всех сотрудников компании. Регистрировать входящие данные необходимо сразу при получении, с обязательной проверкой на наличие копий. Для удобства внедряют дополнительный параметр идентификации — способ поступления. Например, параметр со значениями «Ф» — факс, «БД» — бумажный документ, «ЭП» — электронная почта. Это позволяет присоединять дополнительные данные к существующей РКК.
Правильное использование инструментов СЭД значительно упрощает регистрацию документов в электронном виде по сравнению с ручной регистрацией.
Электронная система регистрации документов позволяет оптимизировать делопроизводство. Для регистрации документов используйте 1С-ЭДО или Астрал.Докс. Сервис 1С-ЭДО подходит тем, кто работает с программами «1С», поскольку он встроен в базовую программу и все операции выполняются в привычном интерфейсе. Остальным пользователям подойдёт облачный сервис Астрал.Докс. Система не требует установки ПО, поэтому использовать её можно как на ПК, так и на любом мобильном устройстве. Необходим только доступ к интернету.
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Продукты по направлению
Сервис электронного документооборота с контрагентами
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Роль электронного документооборота в сельском хозяйстве
Переход на ЭТрН: отвечаем на ваши вопросы
Как использовать ЭПД: отвечаем на популярные вопросы
Отметка о медицинском осмотре в электронном путевом листе
ГИС ЕБС: что такое Единая биометрическая система
Электронный бюджетный документооборот в 2023 году
Электронный акт выполненных работ
Электронный кадровый документооборот в 2023 году
Новые форматы ЭПД с 1 марта 2023 года
Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки
Как изменится электронный документооборот с 2023 года
Универсальный корректировочный документ (УКД)
Заполнение электронной трудовой книжки
Переход на электронную трудовую книжку
Персональные данные с 1 марта 2023 года
Новая трудовая книжка с 1 января 2023 года
Что делать, если потерян договор с контрагентом
Товаросопроводительные документы
Товарно-транспортная накладная: как заполнить ТТН
API для Юридически Значимого Электронного Документооборота
Кадровые документы для микропредприятия
Доверенность на получение груза
Мобилизация сотрудников: что делать работодателю
Электронная нотариальная доверенность
Бумажный документооборот или ЭДО?
Документы при приеме на работу
Обмен электронными перевозочными документами
Электронный документооборот в банковской сфере
Обязательные документы кадровой службы
Доверенность на подписание документов в ЭДО
График документооборота в бухгалтерии
Документооборот складского учёта
Составляем график документооборота в организации
Подлинность электронного документа
Как предоставить в электронном виде документы в ФНС
Электронный документооборот на производстве
Как аннулировать электронный документ
Электронный вариант согласования документов
Как поменять реквизиты организации в сервисе ЭДО
Новые форматы электронных документов в 2023 году
Прослеживаемость импортных товаров
Штрафы по прослеживаемости товаров
Роли ЭДО и ОФД в обороте маркированных товаров
Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)
EDI и ЭДО: разница и общие черты
Как подключить электронный документооборот с Озон
Мифы и правда об электронном документообороте
Экономическая выгода при переходе на ЭДО
Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот
Акт о расхождении: подробно о формах ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Акт сверки взаиморасчётов в электронном виде
Заключение договоров в электронном виде
МЧД – электронная доверенность в ЭДО
Продажа лекарственных препаратов дистанционно
Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО
Система прослеживаемости товаров
Правила выставления электронных счетов-фактур (ЭСФ)
Как подписывать первичные документы в ЭДО
ЭДО в госзакупках: можно и нужно
Единые стандарты для электронных документов
Как работать с ФНС через ЭДО: новая схема работы
Калуга Астрал: перспективы развития ЭДО 2021-2023
Казначейское обслуживание в 2021 году
Автоматизация систем делопроизводства на предприятии
Межведомственный электронный документооборот
Первичные документы в бухгалтерском учёте
Срок хранения документов в 2021 году
СЭД и электронный документооборот
Оптимизация электронного документооборота
Работа с электронными документами
Как организовать документооборот
Как «Мое дело» стало делом «Калуга Астрал»
Электронный документооборот в ПАО «Пермэнергосбыт».