Как регистрировать электронные документы в ЭДО

Делопроизводство в электронном формате включает в себя такую процедуру, как регистрация электронных документов. При регистрации фиксируются данные о документе: факт его создания, передачи, приёма.

В статье расскажем, как происходит регистрация электронных документов в системах ЭДО, а также рассмотрим правила утверждения и регистрации документов, которые позволят оптимизировать обработку документов.

Что такое регистрация документов в ЭДО

Регистрация электронных документов происходит в системе ЭДО (СЭД) автоматически. Все этапы регистрации электронных документов фиксируются в СЭД. Каждый документ имеет уникальный идентификатор — регистрационный номер. Система электронного документооборота при регистрации присваивает документу определённые статусы, которые отражают его текущее состояние в СЭД.

Например, при отправке документа на сервер ЭДО, система присваивает ему статус «Отправлен». После обработки на стороне сервера статус документа может измениться на «Доставлен». Если документ требует подписания получателем, его статус меняется на «Ожидает подписи», а после получения подписи — на «Подписан».

Каждый этап обработки документа фиксируется в системе ЭДО, что позволяет отслеживать текущий статус документа, уведомлять участников об изменении статуса и автоматически выполнять определённые действия на основании статуса документа (например, отправлять напоминания о необходимости подписания документа).

Электронная форма регистрации документов позволяет быстро найти и загрузить нужный документ из базы данных в любой момент. Это обеспечивает безопасность и надёжность обмена документами, так как все изменения и операции с документами фиксируются и доступны для просмотра и аудита.

Правила регистрации документов в электронном виде

Чаще всего при регистрации документов в системе электронного документооборота указываются не только номер регистрации, но и ряд реквизитов, включая наименование организации, вид документа, дату, краткое содержание, срок исполнения и тому подобное. Кроме того, могут быть указаны дополнительные реквизиты, такие как код по тематическому классификатору, ключевые слова, приложения, промежуточные сроки исполнения и другие. Организации могут самостоятельно выбрать дополнительные реквизиты для внесения в систему ЭДО.

Регистрация электронных документов в СЭД

В СЭД создаётся своя первичная запись — регистрационно-контрольная карта (РКК), в которой данные заполняются сразу. Также к РКК прикрепляется документ-основание.

РКК вместе с приложениями передаётся между отделами, автоматически записываясь в цифровую картотеку под номером. Над картой могут работать сразу несколько сотрудников из разных отделов. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль должностным лицам.

Процесс регистрации документов в системах электронного документооборота (СЭД) осуществляется поэтапно. Сначала документ поступает в базу, где сотрудник выбирает соответствующий шаблон регистрационной карточки и вносит необходимые корректировки. Затем пользователь проверяет правильность заполнения регистрационной карточки, включая корректность электронной подписи, номер и дату документа, наличие приложений и другие параметры. Если в процессе проверки выявляются ошибки, документ не принимается к регистрации, а пользователь указывает причины отказа в соответствующем поле системы электронного документооборота. Если ошибок нет, процесс регистрации завершается, и система автоматически присваивает документу номер регистрации.

В единой базе сотрудники могут регистрировать карту для работы с документом в отделах из разных городов. СЭД минимизирует внутреннюю переписку.

Как можно упростить работу с базами данных

Правила составления и регистрации документов, которые помогут упростить регистрационный процесс и ускорить работу с базами данных:

Ведение процесса регистрации в пределах одного календарного года. С наступлением 1 января нумерацию стоит обнулять. Это позволит избежать больших значений, уменьшить вероятность ошибок при поиске нужной записи. При этом необходимо настроить поиск от свежих карточек к старым.

Использование дополнительных сокращений в номерах при регистрации документов. К порядковому значению можно подключить автоматическое проставление символов. Например, счета-фактуры могут вместо «№ 123» иметь код «№ 123-СФ». Кадровым бланкам можно присвоить символ «К», распоряжениям — «Р» и так далее.

Единообразие форм. Не вся документация имеет установленные нормативными и законодательными актами формы. Для записей ЭДО стоит разработать единый электронный образец, используемый во всех отделах и подразделениях компании.

Единая процедура обработки входящих данных. Документ может поступить разными способами: цифровыми и бумажными письмами, факсимильными сообщениями, внутренними приказами и т. д. Порядок фиксации данных должен быть един для всех сотрудников компании. Регистрировать входящие данные необходимо сразу при получении, с обязательной проверкой на наличие копий. Для удобства внедряют дополнительный параметр идентификации — способ поступления. Например, параметр со значениями «Ф» — факс, «БД» — бумажный документ, «ЭП» — электронная почта. Это позволяет присоединять дополнительные данные к существующей РКК.

Правильное использование инструментов СЭД значительно упрощает регистрацию документов в электронном виде по сравнению с ручной регистрацией.