Как в договоре прописать электронный документооборот

Свободный автор Астрал

Разбираемся, зачем нужно соглашение об электронном документообороте и как прописать ЭДО в договоре.

Зачем нужен договор об ЭДО

Соглашение (регламент) об электронном документообороте обязательно — без него ЭДО между контрагентами не будет иметь юридической силы. Регламент оформляют как приложение к другому договору.

Как перейти на ЭДО с контрагентами

Перед тем как прописать правила ЭДО в договоре, контрагенты договариваются о них в письме.

Что указывают в письме:

• законы, которые регулируют переход на ЭДО — прежде всего ФЗ-№ 63;
• какую пользу принесёт переход на ЭДО;
• какими документами стороны хотят обмениваться в электронном виде;
• как будет внедряться СЭД.

Правила составления соглашения регулирует Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 432.

В регламенте об ЭДО обязательно прописывают, по пунктам, порядок применения цифровой подписи. Основание — ФЗ-№ 63 и ФЗ-№ 402.

Квалифицированной подписью подписывают счёта-фактуры, акты приёма-сдачи, универсальные передаточные документы (Приказ Министерства финансов № 174). Документы внутри организации можно подписывать неквалифицированной подписью.

Какие ещё разделы прописывают в соглашении:

• предмет и цель соглашения;
• порядок работы с электронной подписью;
• ссылки на законы об ЭДО;
• нюансы работы с оператором;
• кто отвечает за составление, передачу и подписание документов;
• условия обмена документами;
• порядок разрешения споров;
• сроки действия договорённости;
• порядок внесения изменений в регламент;
• реквизиты и подписи сторон.

После подписания регламента ЭДО компании заключают договоры с операторами электронного документооборота. Причём двум контрагентам необязательно пользоваться одним оператором — сервисы ЭДО работают друг с другом через роуминг.

Чтобы наладить ЭДО с партнёрами в Доки достаточно отправить контрагенту приглашение через 1С. Система интегрирована в «1С:Предприятие» — сотрудникам не придётся учиться работать с новой программой. Чтобы подключиться к системе «Астрал», оставьте заявку, и региональный представитель компании свяжется с вами.

Свободный автор Астрал