Особенности регламента ЭДО

Организация электронного документооборота в компании требует не только внедрения системы ЭДО (СЭД), но разработки специального регламента. Рассказываем о том, для чего нужна регламентация СЭД.
Что такое регламент ЭДО
Регламент электронного документооборота — это документ, представляющий собой набор инструкций и пояснений о том, как должна использоваться система электронного документооборота.
Регламент должен быть разработан и составлен в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Он определяет порядок действий участников ЭДО при обмене документами внутри компании, а также между организациями.
Для чего нужен регламент документооборота в компании
Помимо выполнения справочных функций, регламент работы с ЭДО в организации помогает:
- искать документы;
- контролировать выполнение поручений;
- вовремя сдавать отчётность.
С регламентом можно не отрывать от работ коллег — достаточно посмотреть вопрос в справочнике.
Кроме того, в документе прописан порядок урегулирования спорных ситуаций, которые могут возникать в процессе применения СЭД. Регламент предписывает решать споры между участниками ЭДО как без привлечения оператора, так и с его привлечением.
Какие положения включает в себя регламент ЭДО в организации
Регламент электронного документооборота в организации обычно содержит:
- Раздел терминов и определений.
- Раздел, определяющий область применения регламента.
- Раздел с нормативной базой.
- Раздел с классификацией.
- Описание уровней доступа.
- Правила работы с документами.
- Перечень ответственных исполнителей.
Здесь даются понятия для объектов электронного документооборота, а также его участников.
В этой части объясняется, на кого распространяется регламент и в каких случаях используется.
Главные законы, приказы и положения об ЭДО. Не забудьте указать Федеральные законы №63, №149, № 122, Постановление Правительства РФ №754, распоряжение Правительства РФ №1403-Р.
Основная часть регламента с подробным описанием каждого документа.
В этом разделе поясняется, к каким документам сотрудники имеют доступ.
Здесь отражены сведения о том, как хранить, принимать, учитывать и подписывать документы.
В этом разделе указано, какие сотрудники за какой документ несут ответственность.
Как происходит согласование регламента
Процесс согласования происходит в следующем порядке:
- проект документа согласуют с начальниками отделов и подразделений;
- руководитель утверждает регламент;
- сотрудники под подпись подтверждают, что ознакомились с документом и согласны выполнять указанные требования.
Любые изменения в регламенте также должны быть согласованы. За это отвечает руководитель организации.
Внедрение регламента документооборота в организации
При внедрении регламента руководитель утверждает документ, ставя на нём свою подпись. В регламенте указывается дата его вступления в силу, а также наказание для сотрудников, нарушивших правила.
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Продукты по направлению
Сервис электронного документооборота с контрагентами
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов
Электронный бюджетный документооборот в 2023 году
Электронный акт выполненных работ
Электронный кадровый документооборот в 2023 году
Новые форматы ЭПД с 1 марта 2023 года
Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки
Как изменится электронный документооборот с 2023 года
Универсальный корректировочный документ (УКД)
Заполнение электронной трудовой книжки
Переход на электронную трудовую книжку
Персональные данные с 1 марта 2023 года
Новая трудовая книжка с 1 января 2023 года
Что делать, если потерян договор с контрагентом
Товаросопроводительные документы
Товарно-транспортная накладная: как заполнить ТТН
API для Юридически Значимого Электронного Документооборота
Кадровые документы для микропредприятия
Доверенность на получение груза
Мобилизация сотрудников: что делать работодателю
Электронная нотариальная доверенность
Бумажный документооборот или ЭДО?
Документы при приеме на работу
Обмен электронными перевозочными документами
Электронный документооборот в банковской сфере
Обязательные документы кадровой службы
Доверенность на подписание документов в ЭДО
График документооборота в бухгалтерии
Документооборот складского учёта
Составляем график документооборота в организации
Подлинность электронного документа
Как предоставить в электронном виде документы в ФНС
Электронный документооборот на производстве
Как аннулировать электронный документ
Электронный вариант согласования документов
Как поменять реквизиты организации в сервисе ЭДО
Новые форматы электронных документов в 2023 году
Прослеживаемость импортных товаров
Штрафы по прослеживаемости товаров
Роли ЭДО и ОФД в обороте маркированных товаров
Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)
EDI и ЭДО: разница и общие черты
Как подключить электронный документооборот с Озон
Мифы и правда об электронном документообороте
Экономическая выгода при переходе на ЭДО
Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот
Акт о расхождении: подробно о формах ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Акт сверки взаиморасчётов в электронном виде
Заключение договоров в электронном виде
МЧД – электронная доверенность в ЭДО
Продажа лекарственных препаратов дистанционно
Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО
Система прослеживаемости товаров
Как подписывать первичные документы в ЭДО
ЭДО в госзакупках: можно и нужно
Единые стандарты для электронных документов
Как работать с ФНС через ЭДО: новая схема работы
Калуга Астрал: перспективы развития ЭДО 2021-2023
Казначейское обслуживание в 2021 году
Автоматизация систем делопроизводства на предприятии
Межведомственный электронный документооборот
Первичные документы в бухгалтерском учёте
Срок хранения документов в 2021 году
СЭД и электронный документооборот
Оптимизация электронного документооборота
Работа с электронными документами
Как организовать документооборот
Как «Мое дело» стало делом «Калуга Астрал»
Электронный документооборот в ПАО «Пермэнергосбыт».