Особенности регламента электронного документооборота (ЭДО) в организации
Уважаемые клиенты! Мы обеспечиваем бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», действительных на 20 июля 2024 года через УЦ «Аналитический центр». Подробнее
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Особенности регламента ЭДО


вопросы

Организация электронного документооборота в компании требует не только внедрения системы ЭДО (СЭД), но разработки специального регламента. Рассказываем о том, для чего нужна регламентация СЭД.

Что такое регламент ЭДО

Регламент электронного документооборота — это документ, представляющий собой набор инструкций и пояснений о том, как должна использоваться система электронного документооборота.
Регламент должен быть разработан и составлен в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Он определяет порядок действий участников ЭДО при обмене документами внутри компании, а также между организациями.

Для чего нужен регламент документооборота в компании

Помимо выполнения справочных функций, регламент работы с ЭДО в организации помогает:

  • искать документы;
  • контролировать выполнение поручений;
  • вовремя сдавать отчётность.

С регламентом можно не отрывать от работ коллег — достаточно посмотреть вопрос в справочнике.

Кроме того, в документе прописан порядок урегулирования спорных ситуаций, которые могут возникать в процессе применения СЭД. Регламент предписывает решать споры между участниками ЭДО как без привлечения оператора, так и с его привлечением.

Какие положения включает в себя регламент ЭДО в организации

Регламент электронного документооборота в организации обычно содержит:

  1. Раздел терминов и определений.
  2. Здесь даются понятия для объектов электронного документооборота, а также его участников.

  3. Раздел, определяющий область применения регламента.
  4. В этой части объясняется, на кого распространяется регламент и в каких случаях используется.

  5. Раздел с нормативной базой.
  6. Главные законы, приказы и положения об ЭДО. Не забудьте указать Федеральные законы №63, №149, № 122, Постановление Правительства РФ №754, распоряжение Правительства РФ №1403-Р.

  7. Раздел с классификацией.
  8. Основная часть регламента с подробным описанием каждого документа.

  9. Описание уровней доступа.
  10. В этом разделе поясняется, к каким документам сотрудники имеют доступ.

  11. Правила работы с документами.
  12. Здесь отражены сведения о том, как хранить, принимать, учитывать и подписывать документы.

  13. Перечень ответственных исполнителей.
  14. В этом разделе указано, какие сотрудники за какой документ несут ответственность.

Как происходит согласование регламента

Процесс согласования происходит в следующем порядке:

  • проект документа согласуют с начальниками отделов и подразделений;
  • руководитель утверждает регламент;
  • сотрудники под подпись подтверждают, что ознакомились с документом и согласны выполнять указанные требования.

Любые изменения в регламенте также должны быть согласованы. За это отвечает руководитель организации.

Внедрение регламента документооборота в организации

При внедрении регламента руководитель утверждает документ, ставя на нём свою подпись. В регламенте указывается дата его вступления в силу, а также наказание для сотрудников, нарушивших правила.

Чтобы организовать электронный документооборот на предприятии, подключитеcь к Астрал.Докс. Сервис снабжён необходимым набором функций, которые помогут быстро сформировать и отправить необходимые документы, а также поддерживает роуминг — технологию, позволяющую обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО.

Продукты по направлению

Доки

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
{{FORM-FEEDBACK3 data-uname="72" data-color-brand="skycyan" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
Поможем с получением электронной подписи (КЭП ФНС) без посещения инспекции
3 минуты — и готово! Скачайте бесплатную программу Астрал Помощник и начните работу
с электронной подписью прямо сейчас
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="72" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Поможем выбрать и настроить сервис электронного документооборота
Не пора ли обновиться?
Проверьте вашу версию КриптоПро
в два клика
Проверить
autohello-finger