Особенности регламента ЭДО

Для чего нужен регламент ЭДО

У него несколько функций:

• искать документы;
• контролировать выполнение поручений;
• вовремя сдавать отчётность.

С регламентом можно не отрывать от работ коллег — достаточно посмотреть вопрос в справочнике.

Что прописывают в регламенте

• Область применения регламента — на кого распространяется и когда используется.
• Нормативная база — главные законы, приказы и положения об ЭДО. Не забудьте указать Федеральные законы №63, №149, № 122, Постановление Правительства РФ №754, распоряжение Правительства РФ №1403-Р.
• Терминология — объяснение всех терминов и понятий, нужных в работе с ЭДО.
• Классификация — основная часть регламента с подробным описанием каждого документа.
• Уровни доступа — к каким документам сотрудники имеют доступ. Этот раздел помогает ограничить доступ к чувствительной информации.
• Правила работы с документами — как хранить, принимать, учитывать и подписывать документы.
• Ответственные исполнители — за какие документы отвечают разные сотрудники.

Как согласовать регламент

• Проект документа согласуют с начальниками отделов и подразделений;
• Руководитель утверждает регламент;
• Сотрудники под подпись подтверждают, что ознакомились с документом и согласны выполнять указанные требования.

Изменения в регламенте также согласовывает руководитель.

Внедрение регламента документооборота в организации

Руководитель расписывается в документе, утверждая регламент. В приказе указывают дату вступления в силу устава и наказание для сотрудников, нарушивших регламент.