Особенности регламента электронного документооборота (ЭДО) в организации
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:

Особенности регламента ЭДО


вопросы

Организация электронного документооборота в компании требует не только внедрения системы ЭДО (СЭД), но разработки специального регламента. Рассказываем о том, для чего нужна регламентация СЭД.

Что такое регламент ЭДО

Регламент электронного документооборота — это документ, представляющий собой набор инструкций и пояснений о том, как должна использоваться система электронного документооборота.
Регламент должен быть разработан и составлен в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Он определяет порядок действий участников ЭДО при обмене документами внутри компании, а также между организациями.

Для чего нужен регламент документооборота в компании

Помимо выполнения справочных функций, регламент работы с ЭДО в организации помогает:

  • искать документы;
  • контролировать выполнение поручений;
  • вовремя сдавать отчётность.

С регламентом можно не отрывать от работ коллег — достаточно посмотреть вопрос в справочнике.

Кроме того, в документе прописан порядок урегулирования спорных ситуаций, которые могут возникать в процессе применения СЭД. Регламент предписывает решать споры между участниками ЭДО как без привлечения оператора, так и с его привлечением.

Какие положения включает в себя регламент ЭДО в организации

Регламент электронного документооборота в организации обычно содержит:

  1. Раздел терминов и определений.
  2. Здесь даются понятия для объектов электронного документооборота, а также его участников.

  3. Раздел, определяющий область применения регламента.
  4. В этой части объясняется, на кого распространяется регламент и в каких случаях используется.

  5. Раздел с нормативной базой.
  6. Главные законы, приказы и положения об ЭДО. Не забудьте указать Федеральные законы №63, №149, № 122, Постановление Правительства РФ №754, распоряжение Правительства РФ №1403-Р.

  7. Раздел с классификацией.
  8. Основная часть регламента с подробным описанием каждого документа.

  9. Описание уровней доступа.
  10. В этом разделе поясняется, к каким документам сотрудники имеют доступ.

  11. Правила работы с документами.
  12. Здесь отражены сведения о том, как хранить, принимать, учитывать и подписывать документы.

  13. Перечень ответственных исполнителей.
  14. В этом разделе указано, какие сотрудники за какой документ несут ответственность.

Как происходит согласование регламента

Процесс согласования происходит в следующем порядке:

  • проект документа согласуют с начальниками отделов и подразделений;
  • руководитель утверждает регламент;
  • сотрудники под подпись подтверждают, что ознакомились с документом и согласны выполнять указанные требования.

Любые изменения в регламенте также должны быть согласованы. За это отвечает руководитель организации.

Внедрение регламента документооборота в организации

При внедрении регламента руководитель утверждает документ, ставя на нём свою подпись. В регламенте указывается дата его вступления в силу, а также наказание для сотрудников, нарушивших правила.

Чтобы организовать электронный документооборот на предприятии, подключитеcь к Астрал.ЭДО. Сервис снабжён необходимым набором функций, которые помогут быстро сформировать и отправить необходимые документы, а также поддерживает роуминг — технологию, позволяющую обмениваться документами с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО.

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Оставить заявку

Продукты по направлению

Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger