Особенности регламента ЭДО

Организация электронного документооборота в компании требует не только внедрения системы ЭДО (СЭД), но разработки специального регламента. Рассказываем о том, для чего нужна регламентация СЭД.

Что такое регламент ЭДО

Регламент электронного документооборота — это документ, представляющий собой набор инструкций и пояснений о том, как должна использоваться система электронного документооборота.
Регламент должен быть разработан и составлен в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Он определяет порядок действий участников ЭДО при обмене документами внутри компании, а также между организациями.

Для чего нужен регламент документооборота в компании

Помимо выполнения справочных функций, регламент работы с ЭДО в организации помогает:

• искать документы;
• контролировать выполнение поручений;
• вовремя сдавать отчётность.

С регламентом можно не отрывать от работ коллег — достаточно посмотреть вопрос в справочнике.

Кроме того, в документе прописан порядок урегулирования спорных ситуаций, которые могут возникать в процессе применения СЭД. Регламент предписывает решать споры между участниками ЭДО как без привлечения оператора, так и с его привлечением.

Какие положения включает в себя регламент ЭДО в организации

Регламент электронного документооборота в организации обычно содержит:

1. Раздел терминов и определений.

Здесь даются понятия для объектов электронного документооборота, а также его участников.

2. Раздел, определяющий область применения регламента.

В этой части объясняется, на кого распространяется регламент и в каких случаях используется.

3. Раздел с нормативной базой.

Главные законы, приказы и положения об ЭДО. Не забудьте указать Федеральные законы №63, №149, № 122, Постановление Правительства РФ №754, распоряжение Правительства РФ №1403-Р.

4. Раздел с классификацией.

Основная часть регламента с подробным описанием каждого документа.

5. Описание уровней доступа.

В этом разделе поясняется, к каким документам сотрудники имеют доступ.

6. Правила работы с документами.

Здесь отражены сведения о том, как хранить, принимать, учитывать и подписывать документы.

7. Перечень ответственных исполнителей.

В этом разделе указано, какие сотрудники за какой документ несут ответственность.

Как происходит согласование регламента

Процесс согласования происходит в следующем порядке:

• проект документа согласуют с начальниками отделов и подразделений;
• руководитель утверждает регламент;
• сотрудники под подпись подтверждают, что ознакомились с документом и согласны выполнять указанные требования.

Любые изменения в регламенте также должны быть согласованы. За это отвечает руководитель организации.

Внедрение регламента документооборота в организации

При внедрении регламента руководитель утверждает документ, ставя на нём свою подпись. В регламенте указывается дата его вступления в силу, а также наказание для сотрудников, нарушивших правила.