Положение об электронном документообороте: для чего оно нужно?
Зачем нужен регламент электронного документооборота?
Отдельное положение о работе с электронными документами помогает сотрудникам быстрее освоиться и тратить меньше времени на решение организационных проблем. Его стоит прописывать в своде правил ведения дел вашей организации, но можно и написать отдельный регламент.
Если сотрудники компании смогут найти ответы на вопросы об ЭДО в одном документе, им не придётся отрывать от дел своих коллег и тормозить рабочий процесс.
Что нужно отразить в регламенте?
- определение электронного документооборота, его функции;
- оформление цифровой подписи;
- как регламент начинает работать;
- как защитить документ от изменений;
- как понять, подлинный ли перед вами документ;
- как создать и отправить документ;
- где теперь хранятся документы.
Как создать регламент ЭДО?
Из законов неясно, как оформлять регламент. Участники процесса согласовывают условия сами.
В документе нужно прописать объект соглашения, условия, договорённости и реквизиты участников.
ЭДО будет работать нормально, если все стороны заранее договорятся об условиях, назначат ответственных сотрудников и оформят цифровую подпись.
Кто отвечает за создание регламента?
Те же сотрудники, которые отвечают за оформление документов в бумажном виде. Как правило, этим занимается канцелярский отдел и секретари. В случае с ЭДО может понадобится помощь IT-специалистов. Рекомендуем привлечь отдел сертификации продукции, которую производит предприятие.
Наши специалисты помогут перейти с бумаги на электронный документооборот. Мы готовы проконсультировать и помочь с внедрением системы. Берёмся за типовые проекты — вроде настройки офисной программы 1С — так и за более сложные системы, требующие индивидуального подхода.
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Продукты по направлению
Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами
Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С
Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы