Положение об электронном документообороте: для чего оно нужно?

Зачем нужен регламент электронного документооборота?

Отдельное положение о работе с электронными документами помогает сотрудникам быстрее освоиться и тратить меньше времени на решение организационных проблем. Его стоит прописывать в своде правил ведения дел вашей организации, но можно и написать отдельный регламент.

Если сотрудники компании смогут найти ответы на вопросы об ЭДО в одном документе, им не придётся отрывать от дел своих коллег и тормозить рабочий процесс.

Что нужно отразить в регламенте?

• определение электронного документооборота, его функции;
• оформление цифровой подписи;
• как регламент начинает работать;
• как защитить документ от изменений;
• как понять, подлинный ли перед вами документ;
• как создать и отправить документ;
• где теперь хранятся документы.

Как создать регламент ЭДО?

Из законов неясно, как оформлять регламент. Участники процесса согласовывают условия сами.

В документе нужно прописать объект соглашения, условия, договорённости и реквизиты участников.

ЭДО будет работать нормально, если все стороны заранее договорятся об условиях, назначат ответственных сотрудников и оформят цифровую подпись.

Кто отвечает за создание регламента?

Те же сотрудники, которые отвечают за оформление документов в бумажном виде. Как правило, этим занимается канцелярский отдел и секретари. В случае с ЭДО может понадобится помощь IT-специалистов. Рекомендуем привлечь отдел сертификации продукции, которую производит предприятие.

Наши специалисты помогут перейти с бумаги на электронный документооборот. Мы готовы проконсультировать и помочь с внедрением системы. Берёмся за типовые проекты — вроде настройки офисной программы 1С — так и за более сложные системы, требующие индивидуального подхода.