Положение об электронном документообороте: для чего оно нужно

Смысл перехода на электронный документооборот на предприятии заключается в том, что процесс работы с документацией ускоряется и становится более удобным. Переход на ЭДО позволяет оптимизировать его на всех стадиях: от формирования документа до его утверждения и передачи контрагенту. При переходе на электронный оборот организация должна подготовить необходимые для этого документы, в число которых также входит положение об ЭДО.

На каком этапе происходит разработка положения об ЭДО

Переход на электронный документооборот на предприятии состоит из нескольких этапов. Разработку положения об ЭДО предваряют внедрение системы ЭДО (СЭД) в организацию и издание приказа о переходе на электронный документооборот.

Процесс внедрения ЭДО на предприятии происходит поэтапно:

1. Проведение анализа существующей системы работы с документами

Анализ поможет выявить недостатки действующего в организации документооборота, например, затраты на распечатку и сканирование, излишнее дублирование документов, длительное время согласования, отсутствие удобного механизма поиска, а также оперативного контроля на всех этапах работы с документом.

2. Разработка плана внедрения системы ЭДО в организацию

На данном этапе формулируются минимальные требования к системе ЭДО, а также составляется план внедрения СЭД.

3. Разработка регламента ЭДО

В этом документе отражается вся информация о работе с электронными документами в компании, а также о правилах работы с системой ЭДО. Регламент документооборота содержит сведения, касающиеся работы с СЭД, в частности:

• перечень документов, участвующих в ЭДО, а также шаблоны и форматы для них;
• описание технологии перевода документов из бумажного формата в электронный;
• детальные правила доступа к документам и др.
4. Подготовка к запуску СЭД

На этапе тестируется СЭД, а персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе с системой.

5. Запуск СЭД в эксплуатацию

Чтобы система ЭДО функционировала на законных основаниях, необходимо издать приказ или распоряжение о переходе на электронный документооборот внутри компании. Документ должен содержать:

• дату начала работы СЭД;
• утверждённый перечень лиц, которые получат доступ к системе;
• детализированные сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровку любых нюансов, связанных с внедрением СЭД.

Все причастные к документообороту сотрудники должны быть ознакомлены с приказом.

Зачем разрабатывать положение об электронном документообороте

Отдельное положение о работе с электронными документами помогает сотрудникам быстрее освоиться и тратить меньше времени на решение организационных проблем. Его стоит прописывать в своде правил ведения дел организации, но можно и написать отдельный регламент.

Если сотрудники компании смогут найти ответы на вопросы об ЭДО в одном документе, им не придётся отрывать от дел своих коллег и тормозить рабочий процесс.

Как создать положение об ЭДО

В законодательстве нет конкретных требований к тому, как оформлять положение об электронном документообороте в организации, поэтому участники процесса согласовывают условия сами. Пункты положения компания определяет также самостоятельно. В документе нужно прописать объект соглашения, условия, договорённости и реквизиты участников.

Необходимо, чтобы положение о системе электронного документооборота содержало информацию, указанную на схеме:

Порядок работы с системой включает в себя описание сферы применения СЭД, распорядка ввода документов в СЭД, прав, обязанностей и ответственности сотрудников и т.д.

Для эффективного ЭДО всем сторонам необходимо заранее договориться об условиях, назначить ответственных сотрудников и оформить электронные подписи для внедрения электронного документооборота.

Кто отвечает за создание положения об электронном документообороте в организации

Сотрудники, которые отвечают за оформление документов в бумажном виде, отвечают также за разработку положения о системе электронного документооборота. Как правило, этим занимается канцелярский отдел и секретари. В случае с ЭДО может потребоваться помощь IT-специалистов. Рекомендуем привлечь отдел сертификации продукции, которую производит предприятие.

21 ноября 2021 года в силу вступили изменения, позволяющие организациям перейти на кадровый электронный документооборот на постоянной основе. Планируется, что в 2023 году КЭДО станет обязательным. Подробности — в нашей статье.