Соглашение об ЭДО - как составить документ об электронном документообороте
Внимание! В связи с объединением ПФР и ФСС с 01.01.2023 вместо СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 необходимо сдавать новую форму ЕФС-1. Подробнее
Отдел продаж:
+7 (383) 207-84-18
astralnsk@astral.ru
Отдел продаж:

Соглашение об ЭДО


вопросы

Соглашением об электронном документообороте (ЭДО) называется допсоглашение к договору, по которому предусматривается обмен документами в электронном виде. Зачем нужно такое соглашение? Вспомним, как в 2020 году многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на дистанционную работу. Таким работодателям нужно было подписать с удалённым сотрудником соглашение об ЭДО для обмена кадровыми документами в электронном виде.

Выясним, обязательно ли нужно составлять соглашение об электронном документообороте для обмена документами между юридическими лицами, и расскажем, как его составить.

Когда соглашение об ЭДО нужно юридическим лицам

Обоснований, по которым требуется отдельно подписывать соглашение об ЭДО, законодательством не предусмотрено. Если в договоре нет пунктов об электронном документообороте, согласие на ЭДО необходимо от обеих сторон. О способе документооборота юридические лица и их контрагенты могут договориться в устной или письменной форме.

Однако следует учитывать, что при работе с документацией, которую подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП), соглашение об ЭДО не требуется — такие документы юридически значимы без дополнительных условий. В остальных случаях следует определить порядок документооборота с партнёром, заключив соглашение об ЭДО.

Как составить соглашение об ЭДО

В законах нет единой формы для соглашения об использовании электронного документооборота, его составляют сотрудники организаций. Что указывают в соглашении:

  • вид электронной подписи (кроме случаев, когда закон требует использовать усиленную квалифицированную ЭП);
  • виды и форматы электронных документов, кроме акта приёмки-сдачи и накладной ТОРГ-12 — их форма утверждена законом;
  • сроки хранения и уничтожения данных;
  • термины и определения;
  • порядок выставления и получения счетов-фактур, накладных и актов;
  • порядок обмена неформализованными документами.

Как перейти на ЭДО

Помимо заключения соглашения об электронном документообороте, для обмена документами в электронном виде необходимо подключиться системе ЭДО. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:

  1. Договоритесь со своим поставщиком или покупателем выполнить переход на электронный документооборот.
  2. Если ещё не пользуетесь ЭДО — заключите договор с оператором. Контрагентам необязательно пользоваться услугами одного оператора. При этом учитывайте, что для работы с другим сервисом ЭДО понадобится настроить роуминг, а это может быть платной услугой
  3. При необходимости заключите соглашение об ЭДО. Приведите документацию к общему виду, пропишите порядок работы с электронными документами и подписью в учётной политике.
Договоритесь о подключении системы Астрал.ЭДО или 1C-ЭДО, оставив заявку на сайте.
Сервис Астрал.ЭДО работает в браузере и не требует установки специального программного обеспечения на ПК. Если вы работаете с 1С, вам подойдёт сервис 1С-ЭДО. Модуль ЭДО уже встроен в 1С: Предприятие, поэтому сотрудникам не придётся учиться работе с новой программой.

Вывод

Соглашение об ЭДО необходимо юридическим лицам, если в договоре не предусмотрена возможность обмена документами в электронном виде. Если документы подписываются с применением КЭП, отдельное соглашение подписывать не нужно.

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Оставить заявку

Продукты по направлению

Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger