Соглашение об электронном документообороте

Соглашение об электронном документообороте

Разбираемся, нужно ли заключать соглашение об электронном документообороте и как его составить.

Когда оно нужно юридическим лицам

При работе с документами, которые подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП) соглашение не требуется — такие документы юридически значимы без дополнительных условий. В остальных случаях оформляйте порядок документооборота с партнёром.

Как составить соглашение

В законах нет единой формы для соглашения об использовании электронного документооборота, его составляют сотрудники организаций.

Что указывают в соглашении:

• вид электронной подписи (кроме случаев, когда закон требует использовать усиленную квалифицированную ЭП);
• виды и форматы электронных документов, кроме акта приёмки-сдачи и накладной ТОРГ-12 — их форма утверждена законом;
• сроки хранения и уничтожения данных.
• термины и определения;
• порядок выставления и получения счетов-фактур, накладных и актов
• порядок обмена неформализованными документами.

Как перейти на ЭДО

• Договоритесь со своим поставщиком или покупателем выполнить переход на электронный документооборот.
• Если ещё не пользуетесь ЭДО — заключите договор с оператором. Контрагентам необязательно пользоваться одним оператором. При этом учитывайте, что для работы с другим сервисом ЭДО понадобится настроить роуминг, а это может быть платной услугой ;
• Если нужно — заключите соглашение об использовании электронного документооборота. Приведите документацию к общему виду, пропишите порядок работы с электронными документами и подписью в учетной политике.

Договоритесь о подключении системы ЭДО «Астрал.ЭДО»/«1C-ЭДО» компании «Калуга Астрал» оставив заявку на сайте.

«Астрал.ЭДО» работает в браузере и не требует приложений или плагинов. «1С-ЭДО» интегрируется в интерфейс «1С: Предприятие» — сотрудникам не придётся учиться работе с новой программой.