Соглашение об ЭДО
Свободный автор Астрал
Соглашением об электронном документообороте (ЭДО) называется допсоглашение к договору, по которому предусматривается обмен документами в электронном виде. Зачем нужно такое соглашение? Вспомним, как в 2020 году многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на дистанционную работу. Таким работодателям нужно было подписать с удалённым сотрудником соглашение об ЭДО для обмена кадровыми документами в электронном виде.
Выясним, обязательно ли нужно составлять соглашение об электронном документообороте для обмена документами между юридическими лицами, и расскажем, как его составить.
Когда соглашение об ЭДО нужно юридическим лицам
Обоснований, по которым требуется отдельно подписывать соглашение об ЭДО, законодательством не предусмотрено. Если в договоре нет пунктов об электронном документообороте, согласие на ЭДО необходимо от обеих сторон. О способе документооборота юридические лица и их контрагенты могут договориться в устной или письменной форме.
Однако следует учитывать, что при работе с документацией, которую подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП), соглашение об ЭДО не требуется — такие документы юридически значимы без дополнительных условий. В остальных случаях следует определить порядок документооборота с партнёром, заключив соглашение об ЭДО.
Как составить соглашение об ЭДО
В законах нет единой формы для соглашения об использовании электронного документооборота, его составляют сотрудники организаций. Что указывают в соглашении:
- вид электронной подписи (кроме случаев, когда закон требует использовать усиленную квалифицированную ЭП);
- виды и форматы электронных документов, кроме акта приёмки-сдачи и накладной ТОРГ-12 — их форма утверждена законом;
- сроки хранения и уничтожения данных;
- термины и определения;
- порядок выставления и получения счетов-фактур, накладных и актов;
- порядок обмена неформализованными документами.
Как перейти на ЭДО
Помимо заключения соглашения об электронном документообороте, для обмена документами в электронном виде необходимо подключиться системе ЭДО. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:
- Договоритесь со своим поставщиком или покупателем выполнить переход на электронный документооборот.
- Если ещё не пользуетесь ЭДО — заключите договор с оператором. Контрагентам необязательно пользоваться услугами одного оператора. При этом учитывайте, что для работы с другим сервисом ЭДО понадобится настроить роуминг, а это может быть платной услугой
- При необходимости заключите соглашение об ЭДО. Приведите документацию к общему виду, пропишите порядок работы с электронными документами и подписью в учётной политике.
Сервис Доки работает в браузере и не требует установки специального программного обеспечения на ПК. Если вы работаете с 1С, вам подойдёт сервис 1С-ЭДО. Модуль ЭДО уже встроен в 1С: Предприятие, поэтому сотрудникам не придётся учиться работе с новой программой.
Вывод
Соглашение об ЭДО необходимо юридическим лицам, если в договоре не предусмотрена возможность обмена документами в электронном виде. Если документы подписываются с применением КЭП, отдельное соглашение подписывать не нужно.
Свободный автор Астрал
Продукты по направлению
Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО
Может быть интересно
Отраслевой императив в 2024 году: чего ожидать
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!