Соглашение об ЭДО

Соглашением об электронном документообороте (ЭДО) называется допсоглашение к договору, по которому предусматривается обмен документами в электронном виде. Зачем нужно такое соглашение? Вспомним, как в 2020 году многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на дистанционную работу. Таким работодателям нужно было подписать с удалённым сотрудником соглашение об ЭДО для обмена кадровыми документами в электронном виде.

Выясним, обязательно ли нужно составлять соглашение об электронном документообороте для обмена документами между юридическими лицами, и расскажем, как его составить.

Когда соглашение об ЭДО нужно юридическим лицам

Обоснований, по которым требуется отдельно подписывать соглашение об ЭДО, законодательством не предусмотрено. Если в договоре нет пунктов об электронном документообороте, согласие на ЭДО необходимо от обеих сторон. О способе документооборота юридические лица и их контрагенты могут договориться в устной или письменной форме.

Однако следует учитывать, что при работе с документацией, которую подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП), соглашение об ЭДО не требуется — такие документы юридически значимы без дополнительных условий. В остальных случаях следует определить порядок документооборота с партнёром, заключив соглашение об ЭДО.

Как составить соглашение об ЭДО

В законах нет единой формы для соглашения об использовании электронного документооборота, его составляют сотрудники организаций. Что указывают в соглашении:

• вид электронной подписи (кроме случаев, когда закон требует использовать усиленную квалифицированную ЭП);
• виды и форматы электронных документов, кроме акта приёмки-сдачи и накладной ТОРГ-12 — их форма утверждена законом;
• сроки хранения и уничтожения данных;
• термины и определения;
• порядок выставления и получения счетов-фактур, накладных и актов;
• порядок обмена неформализованными документами.

Как перейти на ЭДО

Помимо заключения соглашения об электронном документообороте, для обмена документами в электронном виде необходимо подключиться системе ЭДО. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:

1. Договоритесь со своим поставщиком или покупателем выполнить переход на электронный документооборот.
2. Если ещё не пользуетесь ЭДО — заключите договор с оператором. Контрагентам необязательно пользоваться услугами одного оператора. При этом учитывайте, что для работы с другим сервисом ЭДО понадобится настроить роуминг, а это может быть платной услугой
3. При необходимости заключите соглашение об ЭДО. Приведите документацию к общему виду, пропишите порядок работы с электронными документами и подписью в учётной политике.

Вывод

Соглашение об ЭДО необходимо юридическим лицам, если в договоре не предусмотрена возможность обмена документами в электронном виде. Если документы подписываются с применением КЭП, отдельное соглашение подписывать не нужно.