Законы об электронном документообороте РФ

Единого закона, который бы регулировал электронный документооборот во всех вопросах, законодательством Российской Федерации не предусмотрено. Тем не менее существует ряд нормативно-правовых документов, разъясняющих порядок применения цифрового делопроизводства. В их перечень входят федеральные законы, Налоговый кодекс РФ, постановления правительства, приказы ФНС и др.

Основные нормативно-правовые акты об электронном документообороте

Внедрение электронного документооборота позволяет значительным образом ускорить передачу и получение документов, а также их поиск и хранение. Кроме того, с ЭДО организациям становиться проще отправлять отчётные документы в контролирующие ведомства. Порядок применения ЭДО регулируется различными нормативно-правовыми актами.

Один из наиболее важных законодательных документов об электронном документообороте — Федеральный закон № 63-ФЗ. Этим законом регулируются отношения в области применения электронной подписи, обеспечивающие юридическую силу электронных документов. Без юридической силы документооборот с контрагентами или регуляторами имеет лишь формальный характер.

Помимо закона об электронной подписи, в число важных нормативно-правовых документов входят:

1. Налоговый кодекс Российской Федерации.

Ст. 169 НК РФ регулирует формирование электронных счетов-фактур, а ст. 93 — подачу электронных отчётных документов в ФНС.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации.

В статьях 160 и 434 говорится о возможности документооборота в электронном виде.

3. Федеральный закон № 402-ФЗ.

В статье 9 законом предусмотрена возможность оформления первичных учётных документов как в бумажном, так и в электронном виде.

4. Постановления Правительства РФ, приказы министерств и ведомств.

Данные документы регулируют электронный документооборот по конкретным направлениям. Например, приказ Минфина России от 5 февраля 2021 года №14н регулирует порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде.

Кроме того, следует упомянуть Федеральный закон от 27 ноября 2006 года № 149-ФЗ, в котором обмен электронными сообщениями, подписанными электронной подписью, признаётся в качестве документооборота для заключения договоров ГПХ (п.3 ст.11). А также Арбитражный процессуальный кодекс, который разрешает участникам судебного процесса использовать наряду с бумажными электронные документы, подписанные электронной подписью (п.1 ст.41, п.3 ст.75).

Последние изменения в нормативно-законодательных документах об ЭДО и пополнение их перечня

Поскольку направление цифрового делопроизводства в России активно развивается, в нормативно-правовую базу об электронном документообороте регулярно вносятся поправки.

1. Изменения в законе об электронной подписи

С 1 января 2022 года начали действовать новые положения Федерального закона № 63-ФЗ, которые изменили порядок получения и применения электронной подписи. Пока что в силу вступили не все поправки в закон об электронной подписи. До 1 января 2023 будут действовать новые и некоторые старые нормы.

Основные изменения в законе, вступившие в силу с 1 января 2022 года:

• руководители организаций и ИП могут получить сертификат квалифицированной электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС России и у её доверенных лиц;
• сотрудники организаций должны использовать личные электронные подписи, поскольку руководители получают в ФНС лишь одну некопируемую подпись на юридическое лицо.

С 1 сентября 2023 года для подписания документов организации электронной подписью физического лица будет нужна машиночитаемая доверенность, подтверждающая полномочия сотрудника.

Нормативная база: Федеральный закон от 27 декабря 2019 № 476-ФЗ.

С 1 января 2022 года участники оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке, должны передавать сведения о маркированных товарах в систему «Честный ЗНАК» только через операторов электронного документооборота.

Требование распространяется на конкретные товарные группы:

• табак;
• обувь;
• товары лёгкой промышленности;
• шины и покрышки;
• духи;
• фототехника.

Передавать данные в «Честный ЗНАК» по указанным категориям напрямую можно лишь при выводе маркированного товара из оборота.

С 1 сентября 2022 года производители, импортёры, а также оптовые и розничные продавцы молока и молочной продукции обязаны перейти на электронный документооборот для передачи данных в систему маркировки и вести объёмно-сортовой учёт. С 1 ноября 2022 года такие же требования будут предъявляться к участникам рынка упакованной воды.

Нормативная база: Постановления Правительства № 2464 от 31 декабря 2020 года, № 64 от 28 апреля 2021 года, № 841 от 31 мая 2021 года.

С 2022 года участники грузоперевозок могут оформлять перевозочные документы в электронном виде, не дублируя их на бумаге. Уже утверждены электронные форматы для транспортных накладных, заказ-нарядов, сопроводительных ведомостей и некоторых других перевозочных документов.

С 1 сентября 2022 года в России работает Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой определён Минтранс России. Сейчас в ней можно в электронном виде оформить транспортную накладную, сопроводительную ведомость и заказ-наряд. С 1 марта 2023 года в ГИС ЭПД можно будет формировать путевые листы, договоры фрахтования, заказы и заявки. Участники рынка грузоперевозок могут работать с ГИС ЭПД через операторов ЭПД из специального перечня, утверждённого Минтрансом.

Нормативная база: Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 336-ФЗ, Приказ Федеральной налоговой службы от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@.

В сфере госзакупок на этапе исполнения контракта возможен обмен электронными документами между заказчиком и поставщиком. Такой вариант электронного документооборота называется электронным актированием и применяется в России с 1 января 2020 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит через личный кабинет участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования регламентируется в ч. 13 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ.

С 1 мая 2021 года электронное актирование обязательно для всех электронных способов закупок, кроме закупок у единственного поставщика, а также закрытых электронных процедур (заказчик может пройти электронное актирование, но не обязан).

Нормативная база: Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 360-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 28 апреля 2021 года № 667.

1 января 2021 года вступил в силу закон об удалённой работе, который помимо регулирования дистанционной работы установил правила документооборота между работодателем и сотрудниками на удалёнке. Закон разрешил работодателям обмениваться с дистанционными работниками документами в электронном виде.

С 22 ноября 2021 года у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный формат. Новые поправки в Трудовой кодекс РФ позволили вести почти все кадровые документы в электронном виде, а также установили порядок взаимодействия работодателя и работника через ЭДО.

Теперь работодатели могут принимать новых сотрудников на работу удалённо. Трудовой договор при этом составляется в электронном виде и подписывается электронной подписью. Кадровой службе больше не обязательно вести документацию на бумаге — теперь персонал может в электронном формате ознакомляться с приказами, распоряжениями, уведомлениями и другими документами. Для подписания кадровых документов сотрудникам необходимо использовать электронную подпись.

С 1 сентября 2022 года работники и соискатели могут оформлять, подписывать и передавать кадровые документы работодателю через личный кабинет на портале Госуслуг.

Нормативная база: Федеральный закон от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ, Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 1 июля 2022 года №1192.