Законы об электронном документообороте РФ
Свободный автор Астрал
Единого закона, который бы регулировал электронный документооборот во всех вопросах, законодательством Российской Федерации не предусмотрено. Тем не менее существует ряд нормативно-правовых документов, разъясняющих порядок применения цифрового делопроизводства. В их перечень входят федеральные законы, Налоговый кодекс РФ, постановления правительства, приказы ФНС и др.
Основные нормативно-правовые акты об электронном документообороте
Внедрение электронного документооборота позволяет значительным образом ускорить передачу и получение документов, а также их поиск и хранение. Кроме того, с ЭДО организациям становиться проще отправлять отчётные документы в контролирующие ведомства. Порядок применения ЭДО регулируется различными нормативно-правовыми актами.
Один из наиболее важных законодательных документов об электронном документообороте — Федеральный закон № 63-ФЗ. Этим законом регулируются отношения в области применения электронной подписи, обеспечивающие юридическую силу электронных документов. Без юридической силы документооборот с контрагентами или регуляторами имеет лишь формальный характер.
Помимо закона об электронной подписи, в число важных нормативно-правовых документов входят:
- Налоговый кодекс Российской Федерации.
- Гражданский кодекс Российской Федерации.
- Федеральный закон № 402-ФЗ.
- Постановления Правительства РФ, приказы министерств и ведомств.
Ст. 169 НК РФ регулирует формирование электронных счетов-фактур, а ст. 93 — подачу электронных отчётных документов в ФНС.
В статьях 160 и 434 говорится о возможности документооборота в электронном виде.
В статье 9 законом предусмотрена возможность оформления первичных учётных документов как в бумажном, так и в электронном виде.
Данные документы регулируют электронный документооборот по конкретным направлениям. Например, приказ Минфина России от 5 февраля 2021 года №14н регулирует порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде.
Кроме того, следует упомянуть Федеральный закон от 27 ноября 2006 года № 149-ФЗ, в котором обмен электронными сообщениями, подписанными электронной подписью, признаётся в качестве документооборота для заключения договоров ГПХ (п.3 ст.11). А также Арбитражный процессуальный кодекс, который разрешает участникам судебного процесса использовать наряду с бумажными электронные документы, подписанные электронной подписью (п.1 ст.41, п.3 ст.75).
Последние изменения в нормативно-законодательных документах об ЭДО и пополнение их перечня
Поскольку направление цифрового делопроизводства в России активно развивается, в нормативно-правовую базу об электронном документообороте регулярно вносятся поправки.
Изменения в законе об электронной подписи
С 1 января 2022 года начали действовать новые положения Федерального закона № 63-ФЗ, которые изменили порядок получения и применения электронной подписи. Пока что в силу вступили не все поправки в закон об электронной подписи. До 1 января 2023 будут действовать новые и некоторые старые нормы.
Основные изменения в законе, вступившие в силу с 1 января 2022 года:
- руководители организаций и ИП могут получить сертификат квалифицированной электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС России и у её доверенных лиц;
- сотрудники организаций должны использовать личные электронные подписи, поскольку руководители получают в ФНС лишь одну некопируемую подпись на юридическое лицо.
С 1 сентября 2023 года для подписания документов организации электронной подписью физического лица будет нужна машиночитаемая доверенность, подтверждающая полномочия сотрудника.
Нормативная база: Федеральный закон от 27 декабря 2019 № 476-ФЗ.
Обязательный электронный документооборот для маркированных товаров
С 1 января 2022 года участники оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке, должны передавать сведения о маркированных товарах в систему «Честный ЗНАК» только через операторов электронного документооборота.
Требование распространяется на конкретные товарные группы:
- табак;
- обувь;
- товары лёгкой промышленности;
- шины и покрышки;
- духи;
- фототехника.
Передавать данные в «Честный ЗНАК» по указанным категориям напрямую можно лишь при выводе маркированного товара из оборота.
С 1 сентября 2022 года производители, импортёры, а также оптовые и розничные продавцы молока и молочной продукции обязаны перейти на электронный документооборот для передачи данных в систему маркировки и вести объёмно-сортовой учёт. С 1 ноября 2022 года такие же требования будут предъявляться к участникам рынка упакованной воды.
Нормативная база: Постановления Правительства № 2464 от 31 декабря 2020 года, № 64 от 28 апреля 2021 года, № 841 от 31 мая 2021 года.
Перевод транспортных документов в электронный вид
С 2022 года участники грузоперевозок могут оформлять перевозочные документы в электронном виде, не дублируя их на бумаге. Уже утверждены электронные форматы для транспортных накладных, заказ-нарядов, сопроводительных ведомостей и некоторых других перевозочных документов.
С 1 сентября 2022 года в России работает Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой определён Минтранс России. Сейчас в ней можно в электронном виде оформить транспортную накладную, сопроводительную ведомость и заказ-наряд. С 1 марта 2023 года в ГИС ЭПД можно будет формировать путевые листы, договоры фрахтования, заказы и заявки. Участники рынка грузоперевозок могут работать с ГИС ЭПД через операторов ЭПД из специального перечня, утверждённого Минтрансом.
Нормативная база: Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 336-ФЗ, Приказ Федеральной налоговой службы от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@.
Электронный документооборот в области госзакупок
В сфере госзакупок на этапе исполнения контракта возможен обмен электронными документами между заказчиком и поставщиком. Такой вариант электронного документооборота называется электронным актированием и применяется в России с 1 января 2020 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит через личный кабинет участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования регламентируется в ч. 13 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ.
С 1 мая 2021 года электронное актирование обязательно для всех электронных способов закупок, кроме закупок у единственного поставщика, а также закрытых электронных процедур (заказчик может пройти электронное актирование, но не обязан).
Нормативная база: Федеральный закон от 2 июля 2021 года № 360-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 28 апреля 2021 года № 667.
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
1 января 2021 года вступил в силу закон об удалённой работе, который помимо регулирования дистанционной работы установил правила документооборота между работодателем и сотрудниками на удалёнке. Закон разрешил работодателям обмениваться с дистанционными работниками документами в электронном виде.
С 22 ноября 2021 года у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный формат. Новые поправки в Трудовой кодекс РФ позволили вести почти все кадровые документы в электронном виде, а также установили порядок взаимодействия работодателя и работника через ЭДО.
Теперь работодатели могут принимать новых сотрудников на работу удалённо. Трудовой договор при этом составляется в электронном виде и подписывается электронной подписью. Кадровой службе больше не обязательно вести документацию на бумаге — теперь персонал может в электронном формате ознакомляться с приказами, распоряжениями, уведомлениями и другими документами. Для подписания кадровых документов сотрудникам необходимо использовать электронную подпись.
С 1 сентября 2022 года работники и соискатели могут оформлять, подписывать и передавать кадровые документы работодателю через личный кабинет на портале Госуслуг.
Нормативная база: Федеральный закон от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ, Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 1 июля 2022 года №1192.
Свободный автор Астрал
Продукты по направлению
Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО
Может быть интересно
Отраслевой императив в 2024 году: чего ожидать
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!