Как открыть филиал ООО

Как открыть филиал ООО, избежав основных ошибок? Как назначить его руководителя? Как платить налоги? Нужно ли учитывать специфику регионов, а ещё, как сделать так, чтобы не терять плотного контакта с новыми филиалами? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с открытием нового филиала компании, мы подготовили в нашей очередной статье.

Что такое обособленное подразделение и нужно ли его регистрировать

Обособленным подразделением называется любой филиал организации, который находится за пределами её офиса.

Решив масштабировать бизнес и открыть представительство фирмы в другом городе или регионе, компания обязана зарегистрировать филиал организации и поставить его на налоговый учёт.

Для его открытия учредитель принимает решение, назначает руководителя, оборудует арендованное или приобретённое помещение, создаёт рабочие места, а также определяет порядок расчётов с партнёрами. После этого он направляет соответствующее заявление в ФНС. Рассмотрев его, налоговая служба выдаёт извещение об открытии филиала. С извещением от налоговой новое подразделение компании можно регистрировать в СФР, если в этом есть необходимость.

Все эти этапы ниже мы рассмотрим подробнее.

Зарегистрировать филиал организации имеет право только юридическое лицо.

Формат, в котором ООО может расширить свой бизнес

Форма дальнейшего развития бизнеса зависит от того, какой деятельностью занимается основная компания. Новым ответвлением организации в другом городе может быть как полноценный офис с работниками, так и небольшое представительство всего на один-два человека. Выбор формата зависит от особенностей региона, в котором планируется открытие ещё одного отделения компании. В более густонаселённых городах обычно открываются крупные представительства (подразделения), а в небольших городах – мелкие.

Если предполагается открытие офиса со штатом сотрудников, наделённого самостоятельностью, а также ответственностью и кругом задач, которые стоят перед подразделением, такую форму называют филиалом. Однако даже при наличии определённой самостоятельности, каждый филиал подчиняется головному офису. Есть и такая форма развития бизнеса, как обособленное подразделение организации, не подразумевающее открытие филиала или представительства. Подробнее с ней вы познакомитесь в нашей отдельной публикации.

Плюсы и подводные камни открытия филиала

Масштабирование бизнеса сопряжено с определёнными рисками. Регистрация филиала юридического лица имеет свои плюсы, но не лишено и минусов, которые следует учитывать в первую очередь, планируя расширение компании.

Плюсы открытия дополнительного представительства организации:

• Увеличение количества клиентов;
• Повышение узнаваемости компании;
• Развитие корпоративной культуры и этики, рост квалификации кадров;
• Полная управляемость нового подразделения;
• Повышение статуса организации и стоимости компании на рынке.

Открытие филиала – самая надёжная модель экспансии бизнеса, в отличие партнёрства, ведь партнёр может отказаться от сотрудничества и расторгнуть договор.

К минусам решения открыть филиал ООО в другом городе можно отнести:

• Необходимость немалых капиталовложений;
• Все риски, связанные с работой нового отделения, полностью ложатся на головную компанию;
• Необходим постоянный контроль за расчётными операциями, движениями торгово-материальных ценностей, а также своевременностью и правильностью сдачи отчётности в контролирующие органы.

Частые ошибки при открытии и регистрации филиала

Открывая структурное подразделение компании, бизнесмены нередко допускают ошибки, снижающие эффективность решения о масштабировании. Самые распространённые из них:

• Отсутствие единых стандартов и требований к работе всех подразделений;
• Заниженные требования к квалификации персонала в новом структурном подразделении;
• Отсутствие рабочей модели администрирования и управления новым отделением;
• Отсутствие полного контроля движения торгово-материальных ценностей и денежных средств;
• Не налажена система контроля работы отделения;
• Ошибки в отчётной и юридической документации;

Также одной из существенных ошибок на старте работы нового подразделения – отсутствие налаженного взаимодействия главного офиса и открывшегося филиала.

Пошаговое руководство по открытию филиала

Регистрация филиалов ООО – несколько несложных шагов, которые нужно выполнить руководству компании, начиная с момента принятия решения об открытии нового отделения и завершая его регистрацией в ФНС и других структурах.

Голосование за открытие филиала

Вопрос об открытии нового отделения выносится на повестку общего собрания учредителей, где его члены выражают своё мнение по нему голосованием. Для принятия положительного решения достаточно 2/3 голосов «за». В обязательном порядке ведётся протокол собрания, где отражаются все принятые решения и рассмотренные вопросы. Также составляется лист регистрации участников собрания, без которого итоги голосования могут быть признаны недействительными.

Также составляется лист регистрации участников собрания, без которого итоги голосования могут быть признаны недействительными.

Подробнее о том, как составляется этот документ, можно прочесть в статье «Что такое лист регистрации участников общего собрания ООО».

Назначение руководителя

Руководитель открывающегося подразделения назначается учредителем компании. От имени учредителя (юридического лица) на избранного руководителя нового подразделения составляется доверенность, наделяющая его соответствующими полномочиями.

Подготовка учредительных документов

Новое подразделение учредитель обязан внести в ЕГРЮЛ. Для заполнения данных о нём в Едином государственном реестре юридических лиц учредитель подаёт заявление Р13014, а также протокол общего собрания участников ООО или решение об открытии филиала. Также понадобится приказ о назначении руководителя и утверждённое положение об открытии подразделения.

Вы можете скачать бланк образца заявления формы Р13014 и заполнить его от руки или на компьютере.

Подать заявление и пакет учредительных документов можно онлайн на сайте ФНС или портале «Госуслуги», либо отправив их почтой. Также с этой целью можно обратиться в МФЦ или к нотариусу.

С момента получения заявления ФНС в течение 7 дней проведёт процедуру и внесения в ЕГРЮЛ нового отделения. По окончании этого срока вы получите уведомление. Только после этого государственная регистрация филиала юридического лица будет завершена, а новое подразделение открыто официально.

Все сведения о вновь зарегистрированном подразделении ФНС автоматически передаёт в отделения по месту нахождения нового подразделения. Если вы открыли офис в другом городе, вам не придётся ехать туда, чтобы уведомить местную инспекцию ИФНС.

Выбор типа баланса

Новый филиал может иметь выделенный баланс, либо сдавать свою отчётность в головной офис. Иметь выделенный баланс целесообразнее крупным структурным подразделениям. Если принято решение зарегистрировать филиал юридического лица, состоящий всего из нескольких сотрудников, имеет смысл сдавать отчётность в главный офис, чтобы сдачей отчётности в контролирующие органы занимался его бухгалтер.

Регистрация в СФР

После внесения данных о новом филиале в ЕГРЮЛ он автоматически встаёт на налоговый учёт и также автоматически сведения о нём передаются в СФР. Если филиал будет иметь выделенный баланс, собственный расчётный счёт и право начислять сотрудникам заработную плату, генеральному директору нужно обратиться в отделение СФР по месту регистрации филиала для внесения данных о новом подразделении в качестве плательщика страховых взносов.

Создание обособленного подразделения компании без образования филиала и представительства ООО

Компания может выбирать в качестве формы для масштабирования обособленное подразделение, которое не будет филиалом или представительством. В таком случае эта форма расширения компании должна соответствовать нескольким требованиям:

1. Это обособленное подразделение должно иметь другой юридический адрес, отличающийся от адреса государственной регистрации главного офиса.
2. Подразделение такого формата должно иметь стационарные рабочие места для сотрудников, действующие на срок более одного месяца.
3. Новое отделение или объекты должны обязательно подчиняться главному офису, зарегистрированному как налогоплательщик.

Детальнее этапы создания обособленного подразделения компании, не подразумевающей образования филиала или представительства ООО, мы рассмотрим в следующей публикации.

Как уплачивать налог на прибыль и имущество

С 2023 года организации, имеющие обособленные подразделения перечисляют единый налоговый платёж (ЕНП), включающий, помимо других налогов и взносов, налог на прибыль и имущественный налог, на единый налоговый счёт (ЕНС) главной (управляющей) организации.

Срок уплаты по всем платежам – не позднее 28 числа месяца, следующего за отчётным. Имущественный налог для юрлиц уплачивается не позднее 28 февраля того года, который следует за истёкшим налоговым периодом.

С 2024 года юрлица не подают уведомление об исчисленной сумме налога в отношении объектов налогообложения (недвижимости), внесённых в налоговую декларацию за минувший календарный год.

Как снять филиал с учёта и закрыть его

Закрытие филиала проходит аналогично с процедурой его открытия. Чтобы прекратить его деятельность, нужно подготовить решение о проведении собрания участников ООО и провести его, составив протокол.

Затем в ФНС направляется соответствующее заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ. После его рассмотрения, данные о вашей организации в Едином государственном реестре юридических лиц должны измениться. В них не должно быть сведений о закрытом филиале.

Региональные особенности

Учитывать или нет специфику региона, в котором вы планируете открыть подразделение, зависит от того, каким видом деятельности занимается ваша компания. Если ваши услуги стандартизированы для всех пользователей, как, например, услуги медицинских лабораторий или IT-компаний, разрабатывающих ПО, то открыть новое отделение можно без учёта региональных особенностей. Для компаний, оказывающих услуги в сфере общественного питания, продаже различных товаров, стоит учитывать национальные, экономические и территориальные особенности места, где планируется открытие филиала.

Учёт региональных особенностей важен не только в ассортименте продукции или характере услуг, но и в их стоимости. В большинстве случаев при открытии филиала учёт специфики региона повышает лояльность клиентов и, соответственно, доходность нового отделения.

Как наладить контакт с новыми филиалами

Выше мы уже говорили, что отсутствие налаженного взаимодействия между головным офисом и подразделениями – одна из самых частых ошибок в масштабировании бизнеса. Модель взаимодействия с филиалами может быть централизованной (все решения принимаются в головном офисе) и децентрализованной (многие решения подразделения принимают на местном уровне). В первом случае реакция на разные изменения условий рынка недостаточно гибкая, так как по каждому вопросу нужно получение одобрения от главного офиса. Во втором случае решения по изменениям рынка принимаются в филиалах. Такой формат удобнее и гибче, но требует усиленного контроля. Наладить его можно с помощью сдачи общей налоговой отчётности (если возможно открыть филиал без выделенного баланса), внедрения CRM-систем для взаимодействия с клиентами, а также организовывая совещания, планёрки, митапы с помощью современных средств связи

Часто задаваемые вопросы

Краткие итоги

ООО имеет право открыть обособленное подразделение, филиал или представительство, но ни одна из форм не будет отдельным юридическим лицом. Решение об открытии принимается на собрании участников ООО, а новое отделение регистрируется заявлением в ФНС о внесении изменений в ЕГРЮЛ.