Дорожная ведомость на перевозку грузов

Для обеспечения сохранности грузов при перевозке железнодорожным или речным транспортом они сопровождаются специальным документом первичного учета. Дорожная ведомость (ДВ) необходима для каждой отправки товаров и при каждом их приеме для последующей перевозки.

Это документ сопровождения грузов и часть транспортной накладной. Он подтверждает факт того, что перевозчик принял товар для последующей перевозки.

В транспортную накладную входит:

Дорожная ведомость выписывается в нескольких экземплярах: по каждому для всех, кто принимает участие в его транспортировке, и еще по две копии для организации, передающей груз на перевозку, и для организации, которая примет его по прибытии.

Она оформляется не только на ценности, принадлежащие юридическим лицам, но и на перевозимое имущество физических лиц.

Основные функции ДВ:

ДВ может быть составлена в бумажном виде или в виде электронной ведомости. Если оформление ведется на бумажном бланке, то подготовленные документы сопровождают перевозимый груз до момента его выдачи принимающей стороне.

Если используется электронная дорожная ведомость, то стороне, отправляющей товар, выдается электронная квитанция, подписанная электронной подписью компании-перевозчика. В ответ на полученную квитанцию грузоотправитель направляет перевозчику электронный корешок, также подписанный электронной цифровой подписью. Этот корешок хранится в пункте отправления.

Электронный документ, или ЭПД, имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный аналог, но значительно ускоряет процесс обмена информацией. Вместо того чтобы отправлять бумажный документ с грузом, можно мгновенно передать его через специальный сервис. Такой электронный документ невозможно потерять, а его заполнение занимает меньше времени.

Помимо основной ДВ, в грузоперевозках используется досылочная, когда товар перевозится несколькими частями.

Оформление ДВ — это прямая обязанность компании-перевозчика. Сотрудник транспортной компании заполняет этот документ на станции отправления, используя данные, которые предоставляет грузоотправитель. Грузоотправитель, в свою очередь, обязан предоставить полную и достоверную информацию о товаре: его наименование, вес, объем, количество мест и объявленную ценность.

После внесения всех данных перевозочный документ заверяется подписью представителя перевозчика. Если используется электронный формат, документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это гарантирует его подлинность и юридическую значимость.

Оформление выглядит так:

При использовании ЭДО составление ДВ становится проще. Отправитель может передать все данные через сервис электронного документооборота, например, 1С-ЭПД. Компания-перевозчик получает информацию, формирует электронный документ и подписывает его. Это исключает ошибки ручного ввода и ускоряет отправку.

Когда возникает необходимость разделить партии груза или отправить перевозочные документы отдельно от него, заполняется специальный документ – досылочная ДВ. Она создается на ту часть, которую нужно отправлять отдельно.

Этот документ оформляется на бланке стандартной ДВ (лист 2 формы ГУ-27у) с обязательной пометкой «Досылочная». Заполняется этот документ по тем же правилам, что и основная ДВ, то есть в нее вносят:

• сроки доставки;
• информацию о вагонах (если перевозка осуществляется железнодорожным сообщением), скорости и прочих условиях, о которых говорилось выше;
• перечень грузов, количество мест, итоговую массу;
• сведения об отправителе и получателе.

Так же, как и в случае с основной, досылочная ДВ заполняется грузоперевозчиком в бумажном или электронном виде. Главное ее отличие от обычной ДВ в том, что в ней указывается не только номер основной ДВ, но и ставится отметка «досылочная».

Заполняется документ дважды: при выдаче грузов, когда часть, которая им сопровождается, прибывает к основной отправке, а также в случае, когда основные сопроводительные документы не поступили на станцию прибытия.

Заполнение начинается с указания даты составления документа, данных пункта отправления, пункта назначения, даты приема товара к перевозке. Далее заполняются следующие разделы и графы:

В пунктах отправления, назначения и в пунктах перехода груза с одной дороги на другую, проставляются календарные штемпеля.

Документ заполняется как вручную на бумажном бланке, так и в электронном виде с использованием специализированных систем электронного документооборота (ЭДО).

При заполнении грузополучателем на станции назначения в ДВ вносятся данные о получении оригинала накладной, сведения о доверенности (если посылку получает представитель) и паспортные данные получателя (для физических лиц). Эти сведения заверяются подписью получателя.