Путевой лист грузового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля — это обязательный документ, оформляемый перевозчиком и используемый для отслеживания и контроля грузовика и его водителя. Он служит основой для управления многими процессами: проверка исправности грузового транспорта, прохождение медицинского осмотра, учет отработанного времени, определение маршрута и контроль пробега.

Наличие путевого листа также обеспечивает подтверждение различных расходов, таких как оплата парковки, компенсация за использование личного авто, затраты на аренду транспортного средства (ТС) и горюче-смазочные материалы.

Кроме того, документ может потребоваться для:

Состав сведений и порядок оформления путевого листа утверждены Приказом Минтранса России от 28 сентября 2022 года № 390, который будет действовать до 1 марта 2029 года. Оформляться «путевки» могут различными способами, в зависимости от требований и предпочтений организации — например, на бумаге или в электронном виде.

Бумажные путевые листы для грузовых автомобилей могут быть унифицированными или составленными в произвольной форме. Постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 утверждает две унифицированных формы путевого листа для грузового автомобиля.

• № 4-П — используется для грузовиков, работающих на повременной оплате. Рассчитана на перевозку грузов для одного или двух клиентов в течение рабочей смены водителя.
• № 4-С — применяется для сдельной оплаты труда, то есть чем больше перевозок совершает водитель, тем больше его заработок.

Возможность использовать электронный путевой лист появилась у перевозчиков еще в 2023 году. Формат и порядок заполнения ЭПЛ утверждены Приказом ФНС от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. Электронный документ состоит из шести титулов (файлов обмена), из которых четыре являются обязательными, а два — опциональными:

• информация об особенностях рейса;
• данные о предрейсовом медосмотре;
• сведения о показаниях одометра при выезде с парковки или приеме ТС от другого водителя;
• сведения о показаниях одометра по возвращении транспорта на место стоянки или при передаче его другому водителю;
• информация о предрейсовом техническом контроле ТС (при необходимости);
• информация о послерейсовом медосмотре (при необходимости).

Ниже можно скачать унифицированные формы для заполнения путевого листа на бумаге:

Чтобы наглядно ознакомиться с порядком заполнения, также можно скачать уже заполненные версии бланков:

При заполнении путевого листа для грузового автомобиля необходимо соблюдать общие правила, предусмотренные для всех видов «путевки».

Особое внимание нужно уделить следующим требованиям.

• На каждое транспортное средство должен быть путевой лист, заполненный владельцем. Если грузовик передается по договору аренды вместе с экипажем, документ оформляется арендодателем. При многократном использовании одного ТС можно подготовить несколько путевых листов для каждого водителя.
• Заполнение листа должно быть завершено до того момента, как грузовик отправится на линию.
• Дата и время медицинских осмотров фиксируются медработником, который их проводит. При использовании бумажной версии он лично подписывает документ, а если «путевка» электронная — использует УКЭП. Результаты осмотра подтверждают специальной отметкой. Также должны быть указаны ФИО медицинского работника, наименование медорганизации и данные лицензии на проведение осмотров.
• Дата и время отправления транспортного средства на линию, а также информация о проведенном техосмотре регистрируются должностным лицом, ответственным за эксплуатацию и состояние автомобилей. Это лицо назначается директором или индивидуальным предпринимателем. Результаты осмотра подтверждаются специальной отметкой.
• Дата и время показаний одометра при выезде и возвращении на парковку регистрируются уполномоченным лицом, которое назначил руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель. Эти данные также заверяются указанным способом. При создании нескольких листов для одного ТС водитель, принимающий автомобиль после завершения смены, ставит свою подпись или подтверждает прием в приложении, если документы оформляются в цифровом виде.

Кроме того, следует учесть некоторые дополнительные моменты.

• Технический контроль и медицинский осмотр могут проводиться в любом порядке, так как это не регулируется законодательством. Организация может выбрать наиболее удобный для себя порядок.
• Если продолжительность рейса превышает один день, отметки о медосмотрах должны быть сделаны перед рейсом и после него. Если в течение дня выполняется несколько рейсов, они проводятся перед первым рейсом и после последнего.
• При сменном режиме работы на одном транспортном средстве контроль проводится перед началом рейса (смены) первого водителя, выезжающего с парковки.
• Законодательно не предусмотрена обязательность вести журнал учета движения путевых листов. Это остается на усмотрение владельца ТС, но рекомендуется завести такой журнал. Он может быть как в бумажном, так и в цифровом виде.
• Ошибки в бумажной версии листа можно исправить, зачеркнув их одной чертой и указав «исправлено» с датой исправления, заверенной подписями ответственного лица и водителя.
• По закону, нумерация путевых листов не обязательна, но организация может сделать это для удобства их учета.
• Маршрут не относится к обязательным реквизитам.

За отсутствие путевого листа грузового автомобиля предусмотрена такая же административная ответственность, как и в случае отсутствия «путевки» любой другой формы. Водитель получит предупреждение или заплатит 500 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). С должностного лица не взыщут за то, что у водителя нет листа, однако отсутствие документа означает, что ответственные сотрудники не провели медосмотр и техосмотр. Именно за это должностное лицо получит штраф 5 000 рублей. Юридические лица и ИП в подобных случаях получат штраф 30 000 рублей.

За нарушение правил оформления путевых листов предусмотрены штрафы от различных ведомств: