Электронный документооборот в логистике

Электронный документооборот в логистике — одно из самых значимых нововведений для участников перевозки. Бумажные документы в сложных бизнес-процессах доставки грузов замедляют операционный цикл, отсрочивают выплаты и усложняют реагирование на изменения в логистической цепочке.

Переход на обмен электронными документами, возможность оперативного внесения изменений в документ и отслеживание статусов перевозки в режиме реального времени существенно оптимизируют работу и дают массу преимуществ компаниям, занятым в перевозках.

Расскажем, как работает ЭДО в грузоперевозках, почему он удобнее, чем бумажные документы, и как на него перейти.

Что изменилось в правилах обмена перевозочными документами

Законодатели уделили большое внимание электронным перевозочным документам в последние годы. Так, 1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства от 21 мая 2022 года № 931. В этом документе закреплены правила обмена электронными перевозочными документами, а также правила, связанные с документооборотом в логистике.

С 1 сентября заработала ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, через которую происходит документооборот. Каждое подписание документа КЭП со стороны участника перевозки фиксируется в системе. Подключиться к ГИС ЭПД можно только через операторов ИС ЭПД, получивших соответствующее разрешение Министерства транспорта.

Электронные перевозочные документы необходимо оформлять в XML-формате, утверждённом ФНС. Сейчас утверждены следующие XML-формы для следующих видов перевозочной документации в электронном формате:

транспортная накладная;
заказ-наряд;
сопроводительная ведомость;
договор фрахтования;
путевой лист;
заказ (заявка).

По новым правилам обмен документами с ГИС ЭПД происходит через операторов ИС ЭПД. При формировании документа ему присваивается уникальный номер — идентификатор. При получении документа оператор проверяет его на соответствие установленному формату, на уникальность идентификатора, а также проверяет действительность УКЭП, которой подписан документ. Если документ не проходит проверку, оператор ЭДО сообщает участнику документооборота об ошибке. В этом случае документ нужно сформировать и отправить заново.

Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа. Информационная система также проводит проверку документа и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаруживаются расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа. Он должен отправить исправленный файл не позднее пяти календарных дней со дня получения информации о необходимости внесения исправлений. Изменения в документ, переданный в ГИС ЭПД, можно вносить и по инициативе участников документооборота, но с некоторыми ограничениями.

Как в транспортной логистике организован документооборот

Организация документооборота в логистике предусматривает работу с несколькими видами сопроводительных документов.

Главным транспортным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН), которая оформляется грузоотправителем и содержит информацию о маршруте, транспортном средстве и водителе, а также подробное описание груза: перечень, количество, масса и стоимость. Документ должен быть заверен оригинальными печатями, а его количество должно составлять три экземпляра (один для грузоотправителя, один для грузополучателя, один для перевозчика).

Ещё одним важным документом является путевой лист, который должен предоставить перевозчик. Его выписывает автопредприятие.
Наконец, необходим договор между отправителем и перевозчиком, подтверждающий их договорные отношения. Вместо него может использоваться доверенность на перевозку, выданная отправителем или получателем водителю, с оригинальными печатями.

Процесс оформления перевозки начинается с получения информации о заказе от отдела логистики. Для этого используют электронную почту или телефон. Затем в систему перевозок вносится данные заказа и начинается поиск транспортной компании для перевозки груза. После выбора перевозчика логист ожидает получения от него документов на водителя и автомобиль для проверки надёжности компании. Если документы в порядке, он отправляет перевозчику заявку на перевозку по электронной почте.

После этого логист распечатывает заявку, согласовывает её с директором и отправляет скан-копию перевозчику. Это занимает много времени и требует значительных усилий. Например, на проверку правильности товарно-транспортной накладной (ТТН) у логиста уходит около часа на одну перевозку. Если у компании 1000 перевозок в месяц, то на работу с документацией логисты тратят 1000 рабочих часов. К тому же необходимо учитывать время ожидания оригиналов ТТН и бухгалтерской документации от перевозчика, которое может составлять до двух недель.

Чтобы автоматизировать процесс, логистические компании используют различные платформы для управления цепями поставок.

Как происходит обмен ЭПД на примере ЭТрН при простом сценарии перевозки

Взаимодействие с ГИС ЭПД через оператора ЭДО сильно упростила документооборот в транспортной логистике. Рассмотрим процесс на примере ЭТрН.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из ключевых документов перевозки, в котором грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель и грузополучатель согласовывают условия взаимодействия и отражают результаты.

Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учётной системе или веб-сервисе, подписывает раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП), передаёт информацию через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД, и далее документ направляется перевозчику и получателю груза.

Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза в специальном приложении. Представитель перевозчика получает в сервисе оператора информацию от водителя и подписывает электронную накладную КЭП.

Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП. Водитель подтверждает передачу через приложение. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Преимущества электронного документооборота для транспортных компаний

Ускорение документооборота в логистике, сокращение операционного цикла и увеличение оборачиваемости — транспортная компания получает оплату за услуги в среднем на 20 дней быстрее.
Повышается качество и скорость принятия решений, снижаются затраты на операционную деятельность.
Доступ к накладной — из любой точки мира. Можно узнать, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в ЭПД. Снижается риск потери документов и ошибок в процессах.
Возможность оперативно обновить документ, исправить ошибки или внести изменения в маршрут. Новый вариант ЭПД моментально становится доступен каждому участнику перевозки.
Снижение стоимости операций и экономия на обработке и доставке документов. Экономьте на бумаге и расходниках офисной техники.
Хранение ЭПД в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ, не нужно хранить бумажные копии.
Упрощение проверок. Предоставлять бумажные копии в налоговую не требуется.
ЭДО позволит автоматизировать дополнительные сервисы для участников перевозки, такие, как доступ к финансированию, страхованию и другим продуктам из различных сфер.

Как перейти на электронный документооборот в логистике

Разберёмся, что нужно для перехода на ЭДО в логистике. В первую очередь необходимо проанализировать текущую систему документооборота. Затем нужно выбрать оператора ЭДО. Выбор должен основываться на функциональных возможностях его системы электронного документооборота (СЭД). При необходимости СЭД можно интегрировать с внутренними корпоративными инфосистемами. Кроме того, потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

По новым правилам через операторов и ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами. Для обмена с контрагентами договорами, счетами-фактурами, УПД и другой первичкой – необходим сервис ЭДО.

«Калуга Астрал» предлагает готовое решение, которое объединяет эти функции. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы. Наше решение поддерживает все утверждённые ФНС форматы ЭПД и визуализацию всех видов документов, а также интегрируется с учётными системами для бесшовной работы с электронными документами.

Закажите консультацию, и мы расскажем вам, как внедрить транспортный ЭДО в вашей компании, какие выгоды и сложности возможны при подключении к ИС ЭПД.