Электронный документооборот в логистике: возможности Астрал ЭДО
Уважаемые клиенты! Мы обеспечиваем бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», действительных на 20 июля 2024 года через УЦ «Аналитический центр». Подробнее
Техподдержка:
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Электронный документооборот в логистике


Электронный документооборот в логистике — одно из самых значимых для участников перевозки нововведений. Бумажные документы в сложных бизнес-процессах доставки грузов замедляют операционный цикл, отсрочивают выплаты и усложняют реагирование на изменения в логистической цепочке.

Переход на обмен электронными документами, возможность оперативного внесения изменений в документ и отслеживание статусов перевозки в режиме реального времени существенно оптимизируют работу и дают массу преимуществ компаниям, занятым в перевозках.

Обменивайтесь электронными перевозочными документами в сервисах от ГК «Астрал».

Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Законодатели уделили большое внимание электронным перевозочным документам в 2022 году. Расскажем, как работает ЭДО в грузоперевозках, почему он удобнее, чем бумажные документы и как на него перейти.

Что изменилось в правилах документооборота в логистике

1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства от 21 мая 2022 года№ 931.В этом документе закреплены правила обмена электронными перевозочными документами, а так же правила связанные с документооборотом в логистике.

С 1 сентября заработала ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, через которую происходит документооборот. Каждое подписание документа КЭП со стороны участника перевозки фиксируется в системе. Подключиться к ГИС ЭПД можно только через операторов ЭДО, получивших соответствующее разрешение Министерства транспорта.

Электронные перевозочные документы необходимо оформлять в XML-формате, утверждённом ФНС. Сейчас утверждены следующие XML-формы для ЭПД:

  • электронная транспортная накладная,
  • электронный заказ-наряд,
  • электронная сопроводительная ведомость.

С 1 марта 2023 года будут действовать формы договора фрахтования, путевого листа, заказа и заявки.

Обмен документами с ГИС ЭПД происходит через операторов ЭДО. При формировании документа ему присваивается уникальный номер — идентификатор. При получении документа оператор ЭДО проверяет его на соответствие установленному формату, на уникальность идентификатора, а также проверяет действительность УКЭП, которой подписан документ. Если документ не проходит проверку, оператор ЭДО сообщает участнику документооборота об ошибке. В этом случае документ нужно сформировать и отправить заново.

Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа. Информационная система также проводит проверку документа и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаруживаются расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа. Он должен отправить исправленный файл не позднее 5 календарных дней со дня получения информации о необходимости внесения исправлений.

Изменения в документ, переданный в ГИС ЭПД, можно вносить и по инициативе участников документооборота, но с некоторыми ограничениями.

Вступление в силу нового НПА не обязывает участников грузоперевозок применять ЭДО в логистике. Они могут по желанию перейти на ЭДО, чтобы избавиться от лишних бумаг.

Как ЭДО организован в транспортной логистике

Для того чтобы обмениваться электронными документами, подключиться к ЭДО должны все участники логистической цепочки. Но они не подключаются к ГИС ЭПД напрямую, а передают документы через операторов ЭДО, одобренных Минтрансом.

ГИС ЭПД обеспечивает получение, обработку и хранение электронных перевозочных документов. ФНС, ГИБДД и другие контролирующие органы могут обращаться к ГИС ЭПД за данными по условиям перевозки.

Электронные перевозочные документы должны быть подписаны квалифицированной ЭП. Водитель может подписать документ простой ЭП, неквалифицированной ЭП или Госключом с последующим подтверждением КЭП представителя перевозчика.

Как происходит обмен ЭПД на примере ЭТрН при простом сценарии перевозки

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из ключевых документов перевозки, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия взаимодействия и отражают результаты.

Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учётной системе или веб-сервисе, подписывает раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП), передаёт информацию через оператора ЭДО в ГИС ЭПД, и далее документ направляется перевозчику и получателю груза.

Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза простой электронной подписью (ПЭП). Представитель перевозчика получает в сервисе оператора информацию от водителя и подписывает электронную накладную КЭП.

Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.

Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Как перейти на электронный документооборот в логистике

Ускорение документооборота в логистике, сокращение операционного цикла и увеличение оборачиваемости — транспортная компания получает оплату за услуги в среднем на 20 дней быстрее.

Повышается качество и скорость принятия решений, снижаются затраты на операционную деятельность.

Доступ к накладной — из любой точки мира. Можно узнать, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в ЭПД. Снижается риск потери документов и ошибок в процессах.

Возможность оперативно обновить документ, исправить ошибки или внести изменения в маршрут. Новый вариант ЭПД моментально становится доступен каждому участнику перевозки.

Снижение стоимости операций и экономия на обработке и доставке документов. Экономьте на бумаге и расходниках офисной техники.

Хранение ЭПД в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ, не нужно хранить бумажные копии.

Упрощение проверок. Предоставлять бумажные копии в налоговую не требуется.

ЭДО позволит автоматизировать дополнительные сервисы для участников перевозки, такие, как доступ к финансированию, страхованию и другим продуктам из различных сфер.

Что нужно для перехода на ЭДО в логистике

Для перехода на элетронный документооборот в логистике необходимо подключиться к ГИС ЭПД через операторов ЭДО.

По новым правилам через операторов и ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами. Для обмена с контрагентами договорами, счетами-фактурами, УПД и другой первичкой – необходим сервис ЭДО.

«Калуга Астрал» предлагает готовое решение, которое объединяет эти функции. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы. Наше решение поддерживает все утверждённые ФНС форматы ЭПД и визуализацию всех видов документов, а также интегрируется с учётными системами для бесшовной работы с электронными документами.

Закажите консультацию, и мы расскажем вам, как внедрить транспортный ЭДО в вашей компании, какие выгоды и сложности возможны при подключении к ИС ЭПД.

ГК «Астрал» представляет сервисы
для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)

1С-ЭПД
Решение работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учетную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами.


Узнать подробней

Платформа ЭПД
Интеграционное решение встраивается в информационные системы Заказчиков для бесшовной работы с электронными документами.

Узнать подробней
Электронный документооборот в логистике фото №2

Оставить заявку

/local/templates/astral/img/form/feedback.png

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

autohello-finger