Что делать с ЭЦП при смене генерального директора

Смена генерального директора влечет необходимость обновления электронной цифровой подписи (ЭЦП), поскольку она привязана к конкретному лицу. Согласно пункту 3 статьи 40 Федерального закона № 14-ФЗ, прежний руководитель теряет право подписи даже в случае отсутствия официальной регистрации изменений в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Это связано с тем, что он больше не является лицом, уполномоченным действовать от имени организации без доверенности.

Ниже описан пошаговый алгоритм действий, связанных с обновлением ЭЦП, рассмотрены ключевые риски и даны рекомендации по правильной процедуре работы с электронными подписями в такой ситуации.

Продукты по направлению

Астрал Подпись

КриптоПро

Подпись ФНС

Пошаговый алгоритм действий

Шаг 1. Назначение нового директора

Новый генеральный директор официально утверждается путем принятия соответствующего протокола собрания участников общества либо единоличного решения собственника бизнеса.

Шаг 2. Подготовка документации для налоговой инспекции

Необходимо заполнить и представить в налоговую инспекцию заявление формы Р13014 (код КНД 1111520), заверенное нотариально. Срок подачи заявления ограничен 7 рабочими днями с момента назначения нового директора (пункт 5 статьи 5 Федерального закона № 129-ФЗ).

Шаг 3. Регистрация изменений в ЕГРЮЛ

Только после внесения сведений о новом руководителе в ЕГРЮЛ он получает полномочия подписывать юридически значимые документы от имени юридического лица. Если документы будут подписываться старым директором до официального внесения изменений, сделки могут быть признаны недействительными (статья 167 Гражданского кодекса РФ).

Шаг 4. Получение новой квалифицированной электронной подписи (КЭП)

Новым генеральным директором должен быть получен сертификат квалифицированной электронной подписи в удостоверяющем центре Федеральной налоговой службы (ФНС).

Шаг 5. Отзыв предыдущей ЭЦП

Сертификат электронной подписи предыдущего директора необходимо отозвать сразу же после прекращения его полномочий, чтобы исключить возможность неправомерного использования подписи.

Шаг 6. Информирование партнеров и банковских учреждений

Нужно обновить реквизиты в договорах с банками, а также внести новые сведения в электронные системы документооборота. Например, госзакупочные площадки ЕИС, портал Госуслуг и другие государственные ресурсы.

Особенности использования ЭЦП

ЭЦП может использовать только лицо, на которое она оформлена. Подписывать документы от другого имени возможно только с применением машиночитаемой доверенности.

При увольнении предыдущего директора обязательно производится отзыв сертификата ЭЦП, а новый оформляется на действующего руководителя. Однако если бывший директор продолжает оставаться работником предприятия, ему может быть предоставлена МЧД для использования своей электронной подписи до завершения процедуры изготовления нового сертификата.

Основные риски использования старой ЭЦП

Применение электронной подписи прежнего директора после потери полномочий несет значительные юридические риски:

Почему важна оперативность

Важно своевременно уведомлять налоговые органы о произошедших изменениях в составе руководства. Несоблюдение трехдневного срока приведет к административному наказанию в виде штрафа (статья 14.25 Кодекса административных правонарушений РФ). Без регистрации в ЕГРЮЛ новый руководитель не сможет подписать ни один юридически значимый документ, что ставит компанию перед риском остановки деятельности.

Чем мы можем помочь вам

АУЦ «Калуга Астрал» оказывает полный спектр услуг по подготовке документов, выпуску новых сертификатов ЭЦП и настройке рабочих мест пользователей. Воспользуйтесь нашими услугами, чтобы обезопасить вашу организацию и избежать ненужных финансовых потерь. Оставьте короткую заявку для связи.

Итог

Таким образом, своевременная замена электронной подписи при смене гендиректора имеет ключевое значение для законности операций вашей компании. Игнорируя этот этап, организация подвергается значительным юридическим и финансовым рискам.