Еще в 2021 году Президент РФ подписал Федеральный закон № 377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате, устанавливает порядок ведения электронного документооборота и приема на работу к работодателям, использующим ЭДО. Однако для юридически значимого цифрового обмена данными для кадровых документов требуется электронная подпись — КЭДО без нее невозможен.
В статье расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде, какого вида электронные подписи нужно использовать для их подписания, где осуществляется их выпуск и как их получить.
Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов
Электронная подпись или ЭП подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания цифровых документов. Рассмотрим виды электронных подписей и разберемся, какая электронная подпись подходит для кадровых документов.
Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей, которыми можно подписать цифровой документ:
-
простая электронная подпись (ПЭП);
-
усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
-
усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид подписи является наименее защищенным. При использовании ПЭП пользователь не может определить, меняли ли файл после подписания. Такая подпись имеет низкий уровень защиты и не подходит для подписания важных документов. Так, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ прямо запрещает использовать ПЭП для работы с государственной тайной. Чаще ПЭП используется не для подписи документов, а для аутентификации.
УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем документообороте, КЭДО и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания. Чтобы ее использовать для внешнего ЭДО с контрагентами, стороны должны заключить дополнительное соглашение.
УКЭП — наиболее защищенная электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчетности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также его доверенные лица.
Электронная подпись работодателя
Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью. Поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, для подписания документации используют УКЭП.
Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела
Сотрудникам, отвечающим за кадровую документацию персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно осуществлять подписание: заключать договоры и сдавать кадровую отчетность в СФР и Росстат.
Важно помнить, что для подписи электронных документов в КЭДО от имени организации, на сотрудника оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД), в которой руководитель или индивидуальный предприниматель прописывает полномочия для сотрудника, подписывает документ своей УКЭП и регистрирует доверенность в нужных реестрах.
Электронная подпись работника
Для подписания документации в КЭДО работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы, работнику достаточно УНЭП.
Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись — УНЭП работника. В число таких документов входят:
-
ученический договор;
-
трудовой договор;
-
уведомление об изменении условий трудового договора;
-
ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
-
договор о материальной ответственности;
-
внесение изменений в договоры;
-
приказ о применении дисциплинарного взыскания;
-
ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
-
согласие на перевод;
-
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
-
заявление об увольнении и его отзыв.
Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, доп. соглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удаленным сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП.
Подписание кадровых документов электронной подписью упрощает и ускоряет процесс обмена документами между работником и работодателем. ПЭП для кадровых документов можно использовать только в некоторых случаях — например, если работа с таким видом ЭП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.
Чаще всего подписание кадровых документов осуществляется с помощью УНЭП или УКЭП. Для подписи кадровой документации с помощью УНЭП между работодателем и сотрудниками дополнительное соглашение не нужно. Порядок использования УНЭП может быть прописан в трудовом договоре.
Какой вид подписи использовать для кадровых документов
Рассмотрим наглядно в таблице, какие документы можно подписывать УНЭП и УКЭП в КЭДО при подписи электронных документов.
| Тип документа | Работодатель УКЭП | Работодатель УНЭП | Сотрудник УНЭП | Сотрудник УКЭП | Сотрудник ПЭП |
|---|---|---|---|---|---|
| Трудовой договор | ✓ | × | ✓ | ✓ | × |
| Допсоглашения | ✓ | × | ✓ | ✓ | × |
| Договор материальной ответственности | ✓ | × | ✓ | ✓ | × |
| Ученический договор | ✓ | × | ✓ | ✓ | × |
| Договор на получение образования | ✓ | × | ✓ | ✓ | × |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | ✓ | × | ✓ | ✓ | × |
| Уведомления об изменениях условий ТД | ✓ | × | ✓ | ✓ | × |
| Согласие на перевод (не подписывается работодателем) | × | × | ✓ | ✓ | × |
| Остальные кадровые документы | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
КЭДО в России в 2026 году
Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭП для подписания кадровых документов.
В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.
В последующие годы регулирование КЭДО развивалось преимущественно через подзаконные акты. Были утверждены единые требования к составу и форматам электронных документов (Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н), а также определен порядок работы с государственной платформой «Работа в России», которая позволяет вести КЭДО бесплатно, без создания собственной информационной системы.
К 2026 году КЭДО сформировался как устоявшийся, но факультативный инструмент. Основной причиной сдержанного распространения остается добровольный характер КЭДО: работодатель вправе принять решение о переходе, но не обязан это делать, а сотрудник может отказаться от электронного формата, что на практике часто ведет к необходимости параллельно вести бумажный и электронный документооборот. Кроме того, отдельные виды документов (приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы по инструктажам по охране труда) по-прежнему оформляются только на бумажном носителе, что также ограничивает возможность полного отказа от бумаги.
Переход на кадровый ЭДО позволяет как ускорить документооборот со штатными сотрудниками, так и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удаленно и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота:
-
сокращение затрат на оформление документов;
-
упрощение доступа к документам;
-
обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.
Подписание кадровых документов электронной подписью
В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.
В 2026 году это право сохранилось: практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, за некоторыми исключениями. Кроме того, следует учитывать, что правила КЭДО не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон № 439-ФЗ.
Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью
Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. Цифровое подписание для них недопустимо. К ним относятся:
-
акт о несчастном случае на производстве;
-
приказ об увольнении сотрудника;
-
документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда.
Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭП для КЭДО к ним не применима.
Обоснование таких мер разъяснено В Письме Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97: ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 ТК РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определенные сроки:
-
индивидуальный трудовой спор — в течение трех месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
-
спор об увольнении — в течение одного месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки. Также со дня предоставления сотруднику сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы, в связи с его увольнением.
Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях. Использование данных документов вне системы КЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.
Как оформить электронную подпись на сотрудников
Каждый из видов электронных подписей выдается по-разному. Рассмотрим, какой порядок выпуска каждой из них и что нужно подготовить, чтобы их получить.
Выпуск ПЭП
Обычно для создания ПЭП не требуется специальное программное обеспечение, особые навыки и много времени. Получить ее можно в информационной системе с функциональностью регистрации и авторизации. Так как чаще всего это создание логина и пароля для аутентификации, а не инструмент для подписи документации, то пользователю не всегда нужно представлять какие-либо документы. Например, при регистрации личного кабинета на сайте онлайн-магазина предъявлять ничего не нужно. Пользователю может потребоваться указать номер телефона или адрес электронной почты. А вот в Почте России при оформлении услуги «Ускоренное получение отправлений», при которой используется ПЭП, понадобится паспорт.
Выпуск сертификата УНЭП
В отличие от порядка оформления простой подписи, получение УНЭП немного сложнее и требует больше времени. Выбор УНЭП для сотрудников может стать наиболее целесообразным, поскольку большую часть кадровых документов работники могут подписывать с ее помощью. Для получения УНЭП можно обратиться в удостоверяющий центр, который занимается выпуском электронных подписей разного уровня. Средние и крупные компании, использующие КЭДО, могут массово оформить ЭП для своих работников и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.
Выпуск сертификата УКЭП для работников
Работник или доверенное лицо организации или ИП может получить сертификат УКЭП только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. На сайте ведомства можно скачать перечень действующих организаций, которые осуществляют этот вид деятельности. Услуга осуществляется на коммерческой основе. Для выпуска сертификата УКЭП нужно:
-
предоставить оригинал паспорта, номера СНИЛС и ИНН;
-
заполнить заявление на выдачу УКЭП и получить счет на оплату;
-
оплатить счет и подписать договор с удостоверяющим центром на оказание услуги.
Выпуск сертификата УКЭП для директора организации или ИП
Директор и ИП подписывают договор на получение сертификата ЭП в ФНС. Чтобы получить услугу, нужно обратиться в любой удостоверяющий центр ведомства или к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС. Необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, номер СНИЛС, ИНН физического или юридического лица. Также при себе нужно иметь сертифицированный защищенный носитель ключевой информации.
Частые вопросы
Какой подписью сотрудник должен подписывать трудовой договор?
Трудовой договор в КЭДО работник подписывает с помощью УНЭП или УКЭП. Простая электронная подпись для трудового договора не применяется.
Можно ли использовать ПЭП для подписания кадровых документов?
Простую электронную подпись для кадровых документов можно применять только в случаях, прямо предусмотренных локальным актом организации или трудовым договором. Для большинства значимых документов — трудового договора, договора о материальной ответственности и ряда других — ПЭП не подходит.
Как сотруднику получить электронную подпись для КЭДО, если он работает удаленно?
Удаленный сотрудник может получить УНЭП через приложение «Госключ» без визита в удостоверяющий центр. Для получения УКЭП потребуется очная идентификация личности в аккредитованном удостоверяющем центре или у его доверенного лица.
Сколько стоит электронная подпись для сотрудника и кто должен ее оплачивать?
Стоимость УКЭП определяется удостоверяющим центром. Как правило, расходы на выпуск ЭП для сотрудников несет работодатель, однако законодательство не обязывает его к этому — стороны вправе договориться самостоятельно.
Почему приказ об увольнении нельзя подписать электронной подписью?
Приказ об увольнении относится к документам, которые согласно ст. 22.1–22.3 ТК РФ нельзя вести в электронном виде. Это сделано для защиты прав работника: при трудовом споре об увольнении сотрудник должен иметь возможность предъявить бумажный документ в суд в установленные сроки.
Что делать с электронной подписью сотрудника после его увольнения?
После увольнения работодатель обязан прекратить использование ЭП бывшего сотрудника. Сертификат подписи аннулируется. Использовать чужую электронную подпись — даже оплаченную организацией — запрещено: ЭП может применять только ее владелец.
Нужно ли получать согласие сотрудника на переход на КЭДО?
Да, переход на КЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Исключение составляют сотрудники, принятые на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа до этой даты.
Как подписывать КЭДО, если генеральный директор — единственный учредитель?
В этом случае директор действует как единоличный исполнительный орган и подписывает документы своей УКЭП, выпущенной на юридическое лицо в УЦ ФНС. Отдельная МЧД на себя не оформляется.
Команда Астрал
Новость
Сергей Феоктистов
Новость
Сергей Феоктистов
Новость
Виталий Михейкин
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Астрал Отчет 5.0
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 3.0
Доки
1С-ЭПД
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC