ЭДО при перевозке сельхозпродукции: как оформить ЭТрН и ЭПЛ, если на поле нет весов

Уборочная кампания 2025 года прошла с новыми требованиями к документообороту. ГИС ЭПД принимает электронные путевые листы с 1 марта 2023 года (на основании Федерального закона № 39-ФЗ от 06.03.2022 и Постановления Правительства РФ № 931 от 21.05.2022), а электронная транспортная накладная для автоперевозок зерна и овощей из добровольной опции превращается в стандарт, к которому готовы далеко не все хозяйства. С принятием 140-ФЗ от 07.06.2025 обязательное применение ЭТрН для коммерческих грузоперевозок установлено с 1 сентября 2026 года. Главная проблема не в самом формате документа, а в реалиях сельского хозяйства: на поле нет весов, мобильная связь работает с перебоями, а грузоотправителем выступает КФХ без штатного бухгалтера.

Статья разбирает практические вопросы перехода на электронные перевозочные документы для сельхозпроизводителей: от указания ориентировочной массы в ЭТрН до взаимодействия ФГИС «Зерно» и ГИС ЭПД.

В статье вы узнаете:

Кто формирует ЭТрН при перевозке зерна с поля

Грузоотправитель по ст. 2 Федерального закона № 259-ФЗ определяется просто: это тот, кто сдает груз перевозчику. При вывозе урожая с поля грузоотправителем выступает сельхозпроизводитель, будь то ООО, КФХ или ИП. Именно он формирует транспортную накладную и заполняет раздел о грузе.

Перевозчик (нанятый) заполняет свою часть: сведения о транспортном средстве и водителе. Грузополучатель (элеватор, переработчик, склад) подтверждает приемку и вносит фактические данные о массе.

Если перевозка идет собственным транспортом

Когда хозяйство везет зерно на элеватор своими грузовиками без заключения договора перевозки, оно не выступает в роли перевозчика в понимании Закона № 259-ФЗ. В этом случае ЭТрН не оформляется, поскольку транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза (п. 1 ст. 8 Закона № 259-ФЗ). Если договор перевозки не заключается (груз собственный, транспорт собственный), основание для оформления ТН отсутствует.

При перевозке собственного груза собственным транспортом хозяйство обязано оформить только путевой лист (бумажный или электронный). Путевой лист подтверждает легитимность использования транспортного средства на дорогах общего пользования, прохождение водителем предрейсового медосмотра и техническое состояние автомобиля.

Реестр экспедиторов: что нужно знать сельхозпроизводителю

Если хозяйство привлекает экспедитора для организации перевозки продукции или само оказывает экспедиторские услуги, необходимо учитывать требование об обязательной регистрации в реестре экспедиторов. Срок регистрации — с 1 марта по 1 мая 2026 года. Экспедитор, не включенный в реестр, не вправе оказывать экспедиторские услуги после указанного срока.

Если КФХ работает без бухгалтера

Для небольших фермерских хозяйств основная сложность не юридическая, а организационная. Глава КФХ может подписывать ЭТрН собственной УКЭП, получив сертификат в УЦ ФНС (для ИП) или в аккредитованном удостоверяющем центре (для юрлиц). Формирование самой накладной берет на себя оператор ЭДО: в личном кабинете или мобильном приложении заполняются поля по шаблону, без знания бухгалтерского учета.

Масса груза в ЭТрН: что писать, если на поле нет весов

Форма электронной транспортной накладной, утвержденная Постановлением Правительства РФ № 2200 (Приложение № 4), требует указания массы груза в разделе «Сведения о грузе». Поле является обязательным. При этом ни Постановление № 2200, ни Приказ Минтранса № 390 не содержат оговорки о допустимости пропуска этого реквизита при отсутствии весового оборудования.

На зерновом поле, овощной плантации или на площадке у тока весов, как правило, нет. Зерно грузят в кузов «на глаз» или по объему кузова. Точную массу определяют только на элеваторе.

Ориентировочная масса: допустимо ли это

Прямого запрета на указание расчетной (ориентировочной) массы в транспортной накладной законодательство не содержит. Постановление № 2200 предписывает грузоотправителю указать массу, но не обязывает использовать для этого сертифицированные весы. Расчетный метод определения массы (по объему кузова и насыпной плотности) применяется в сельском хозяйстве десятилетиями и признается допустимым для целей оформления первичных документов.

Рекомендуемый порядок действий при отсутствии весов:

Корректировка массы после взвешивания на элеваторе

Грузополучатель (элеватор) при приемке фиксирует фактическую массу на сертифицированных весах. Порядок внесения этих данных в ЭТрН определен Постановлением № 2200: грузополучатель заполняет раздел 7 «Сведения о приемке груза», где указывает фактическую массу, и подписывает свою часть ЭТрН с помощью УКЭП.

Расхождение между расчетной массой грузоотправителя и фактической массой грузополучателя отражается в самой накладной. Если расхождение существенное (более 1-2% для зерновых), грузополучатель фиксирует это в разделе «Оговорки и замечания». Для целей ФГИС «Зерно» значение имеет именно масса, зафиксированная при приемке.

Аннулирование ЭТрН из-за расхождения массы ГИС ЭПД действительно не предусматривает. Однако механизм исправления ЭТрН существует: он выполняется строго попарно с помощью специальных титулов исправления. Если расхождение массы требует внесения изменений в уже подписанный документ, участники перевозки формируют титулы исправления в установленном порядке. Для стандартных ситуаций, когда расчетная масса при погрузке и фактическая масса при приемке просто фиксируются в разных разделах одной накладной, исправление не требуется — документ изначально содержит обе цифры.

Для налогового учета расходов на перевозку (ст. 252 НК РФ) такая накладная с двумя значениями массы является надлежащим подтверждающим документом, поскольку отражает реальное содержание хозяйственной операции.

Обязательность ЭТрН, ЭЗЗ и ЭПЛ для сельхозпроизводителей: сроки и переходный период

Вопрос сроков перехода на электронные перевозочные документы для сельского хозяйства регулируется несколькими нормативными актами. С принятием Федерального закона № 140-ФЗ от 07.06.2025 картина стала значительно яснее.

Электронная транспортная накладная

До 1 сентября 2026 года оформление ЭТрН остается добровольным. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 установил конкретную дату обязательного перехода: с 1 сентября 2026 года ЭТрН становится обязательной для всех коммерческих грузоперевозок. Это касается перевозок, осуществляемых по договору перевозки груза.

Для сельхозпроизводителей это означает следующее: если хозяйство привлекает стороннего перевозчика для доставки зерна, овощей или другой продукции, с 01.09.2026 транспортная накладная должна быть оформлена исключительно в электронной форме. До этой даты грузоотправитель самостоятельно выбирает форму документа — бумажную или электронную.

Электронная заявка-заказ (ЭЗЗ)

С 1 сентября 2026 года одновременно с ЭТрН становится обязательной электронная заявка-заказ (ЭЗЗ). ЭЗЗ оформляется на каждую перевозку с каждым перевозчиком и является обязательным электронным перевозочным документом наряду с ЭТрН.

Для сельхозпроизводителей это означает, что при привлечении стороннего перевозчика с 01.09.2026 потребуется оформлять два обязательных электронных документа: ЭЗЗ (заявку на перевозку) и ЭТрН (транспортную накладную). Оба документа формируются через оператора ИС ЭПД и передаются в ГИС ЭПД.

Электронный путевой лист

ГИС ЭПД принимает электронные путевые листы (ЭПЛ) с 1 марта 2023 года на основании Федерального закона № 39-ФЗ от 06.03.2022 и Постановления Правительства РФ № 931 от 21.05.2022. Формат ЭПЛ утвержден Приказом Минтранса № 328.

Что касается обязательности: с 1 сентября 2026 года ЭПЛ становится обязательным только для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для остальных категорий перевозок, включая сельскохозяйственные, переход на ЭПЛ остается добровольным. Сельхозпроизводители могут продолжать использовать бумажные путевые листы.

ЭПЛ для сельхозтехники: тракторы и прицепы

Путевой лист по Закону № 259-ФЗ требуется при эксплуатации транспортных средств. Трактор с прицепом, перевозящий зерно от поля до тока или элеватора по дорогам общего пользования, подпадает под это требование. Если же трактор перемещает груз исключительно в пределах сельскохозяйственных угодий (по полевым дорогам, не являющимся дорогами общего пользования), обязанность оформления путевого листа формально не возникает, поскольку такая перевозка не регулируется Законом № 259-ФЗ.

Разграничение на практике размытое. Если маршрут от поля до тока пролегает хотя бы частично по автодороге общего пользования, путевой лист нужен. При этом для сельхозпроизводителей он может оставаться бумажным — обязательность ЭПЛ с 01.09.2026 на сельхозперевозки не распространяется.

Штрафы за отсутствие перевозочных документов

Размеры штрафов зависят от того, какой именно документ отсутствует и кто нарушитель.

За перевозку груза без транспортной накладной (бумажной или электронной) ответственность предусмотрена ст. 12.3 КоАП РФ. Штраф для водителя составляет 500 рублей (или предупреждение).

Помимо ст. 12.3 КоАП РФ, к юридическим лицам и ИП могут применяться штрафы по другим основаниям. При нарушении правил перевозок грузов автомобильным транспортом ответственность для юрлиц может составлять от десятков до сотен тысяч рублей. Для лицензируемых перевозок действует ст. 14.1.2 КоАП РФ. После вступления в силу обязательности ЭТрН (01.09.2026) оформление бумажной накладной вместо электронной также может повлечь штрафные санкции для организаций.

За отсутствие путевого листа штраф по ст. 12.3 КоАП РФ: 500 рублей для водителя.

Логистика и грузоперевозки

Ошибки в транспортной накладной, которые приведут в суд

Виталий Михейкин

06.02.2026

2 221

Для целей налогового учета отсутствие транспортной накладной (любой формы) создает риск непризнания расходов на перевозку по ст. 252 НК РФ. Налоговая может отказать в принятии транспортных расходов без подтверждающего документа, и этот риск значительно серьезнее штрафа в 500 рублей.

Работа с ГИС ЭПД без интернета

Зоны без устойчивой мобильной связи для сельского хозяйства скорее норма, чем исключение. Поля в Оренбургской, Саратовской, Омской областях, степные районы Краснодарского и Ставропольского краев нередко находятся вне зоны покрытия операторов связи.

Постановление Правительства РФ № 341 (Правила функционирования ГИС ЭПД) и Приказ Минтранса № 385 определяют порядок информационного взаимодействия с ГИС ЭПД, но специального «офлайн-режима» для ЭТрН нормативные акты прямо не описывают. Техническая реализация отложенной передачи данных остается на стороне операторов ЭДО.

Как это работает у операторов

Большинство операторов ЭДО, подключенных к ГИС ЭПД, реализовали механизм отложенной отправки. Документ формируется и подписывается на устройстве (ноутбук, планшет, смартфон) с установленным приложением оператора, а передается в ГИС ЭПД при появлении связи. Подпись ставится офлайн с использованием локально установленного сертификата УКЭП.

Практический алгоритм для перевозки с поля без связи:

Конкретных нормативных сроков, в течение которых ЭТрН должна быть передана в ГИС ЭПД после подписания, действующие акты не устанавливают. Постановление № 341 указывает, что оператор ЭДО направляет электронный перевозочный документ в ГИС ЭПД «незамедлительно» после получения от участника перевозки. Задержка, вызванная объективным отсутствием связи, не является нарушением со стороны грузоотправителя.

ФГИС «Зерно» и ГИС ЭПД: два документа на одну перевозку

При перевозке зерна и продуктов его переработки сельхозпроизводитель сталкивается с необходимостью оформления двух документов в двух разных государственных системах: товаросопроводительного документа на зерно (СДИЗ) во ФГИС «Зерно» и транспортной накладной (бумажной или электронной).

Зачем нужны оба документа

СДИЗ по Федеральному закону № 432-ФЗ обеспечивает прослеживаемость зерна: откуда, от кого, какой объем, какая партия. Транспортная накладная по Закону № 259-ФЗ подтверждает факт перевозки: кто перевез, каким транспортом, по какому маршруту. Функции этих документов не пересекаются, и один не заменяет другой.

Постановление Правительства РФ № 1721 (Правила функционирования ФГИС «Зерно», ред. от 01.03.2025) не содержит норм об интеграции ФГИС «Зерно» с ГИС ЭПД. Эти системы работают автономно: СДИЗ оформляется во ФГИС «Зерно» через личный кабинет или API, ЭТрН оформляется через оператора ЭДО и передается в ГИС ЭПД. Данные между системами автоматически не сверяются.

Это означает дублирование ввода: массу зерна, наименование грузоотправителя и грузополучателя, маршрут нужно указывать в обеих системах. Для хозяйства с десятками рейсов в день во время уборки это ощутимая нагрузка.

Несколько рейсов одним водителем: оформление

Когда один водитель выполняет за смену 5-8 рейсов «поле, элеватор, поле», на каждый рейс оформляется отдельная транспортная накладная. Постановление № 2200 не предусматривает «сводной» ТН на несколько поездок. Каждая погрузка с указанием массы, каждая приемка с фиксацией факта.

Путевой лист при этом оформляется один на смену (или на рабочий день), независимо от количества рейсов. В путевом листе фиксируются показания одометра, время выезда и возврата, результат предрейсового медосмотра.

Подписание ЭТрН: роли участников и виды электронных подписей

ЭТрН подписывается несколькими участниками перевозки, каждый из которых заполняет свой титул (раздел) документа. Понимание ролей и требований к подписям критически важно для правильного оформления.

Структура титулов ЭТрН

ЭТрН содержит 8 титулов, каждый из которых подписывается уполномоченным лицом соответствующего участника:

Обязательные титулы:

Опциональные титулы:

Требования к электронной подписи участников

Замена водителя в рейсе

Для хозяйств, где водители меняются или привлекаются сезонно, замена водителя в ЭТрН оформляется через дополнительный титул Т8. Этот титул формирует и подписывает уполномоченное лицо перевозчика (не сам водитель). Таким образом, получать электронную подпись на каждого сезонного водителя для целей ЭТрН не требуется — все действия в документе выполняет уполномоченный сотрудник перевозчика с УКЭП, а водитель при необходимости подтверждает прием/выгрузку груза с помощью ПЭП.

Переадресация в рейсе

Если в ходе перевозки необходимо изменить адрес доставки или грузополучателя (например, элеватор не принимает зерно и груз перенаправляется на другой), оформляется титул Т7 (переадресация). Этот титул подписывает уполномоченное лицо грузоотправителя.

Обязательные реквизиты ЭТрН при перевозке скоропортящейся сельхозпродукции

Перевозка овощей, ягод и другой скоропортящейся продукции требует заполнения дополнительных полей ЭТрН, которые для зерна не актуальны.

Раздел 3 «Сведения о грузе» формы ЭТрН по Постановлению № 2200 включает поля для указания условий перевозки: температурный режим, влажность, сроки доставки. Для скоропортящейся продукции эти поля заполняются обязательно. Грузоотправитель указывает требуемый температурный режим (например, +2...+4 °C для свежих овощей), а перевозчик подтверждает, что транспортное средство оборудовано для соблюдения этих условий.

Если продукция подпадает под карантинные ограничения (ст. 21 и 22 Закона № 206-ФЗ «О карантине растений»), к ЭТрН прилагается карантинный сертификат. Сам сертификат оформляется территориальным управлением Россельхознадзора, его номер и дата указываются в разделе «Прилагаемые документы» ЭТрН. Электронный формат карантинного сертификата (ЭСДВ) выдается через ФГИС «Аргус-Фито» и может быть привязан к ЭТрН по номеру.

Выбор оператора ЭДО для сельхозперевозок

Не каждый оператор ЭДО работает с транспортными документами. Для оформления ЭТрН оператор должен быть аккредитован в качестве оператора ИС ЭПД и поддерживать формат электронной транспортной накладной по Приказу Минтранса № 390.

Реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД публикуется на сайте Минтранса. В реестре 11 аккредитованных операторов, среди которых: Калуга Астрал (через этого оператора работает сервис 1С-ЭПД) и другие. Список может расширяться, и перед подключением стоит проверить актуальную версию реестра на сайте Минтранса.

Продукты по направлению

1С-ЭПД

Астрал Подпись

Подпись ФНС

При выборе оператора для сельхозперевозок имеет значение наличие мобильного приложения с офлайн-режимом и возможность массового создания ЭТрН по шаблону (для хозяйств с большим количеством ежедневных рейсов).

Логистика и грузоперевозки

Кейс внедрения ЭПД: интеграция ГК «Астрал» с платформой Vezubr

Дарья Алексеева

29.01.2026

891

Налоговое подтверждение расходов на перевозку через ЭТрН

Электронная транспортная накладная признается первичным учетным документом для целей налогового учета наравне с бумажной. Статья 252 НК РФ требует документального подтверждения расходов, при этом форма документа (бумажная или электронная) значения не имеет, если документ подписан в установленном порядке.

ЭТрН, подписанная участниками перевозки и переданная через оператора ЭДО в ГИС ЭПД, полностью соответствует требованиям ст. 252 НК РФ. Для дополнительного подтверждения расходов грузоотправитель и грузополучатель могут оформить опциональные титулы Т5 и Т6 (первичный учет), которые содержат данные, необходимые для целей бухгалтерского и налогового учета.

Хранение электронных транспортных накладных

Хранение ЭТрН обеспечивается на трех уровнях:

Срок хранения в 5 лет соответствует общему правилу хранения первичных учетных документов (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Дублировать электронные документы на бумаге для хранения не требуется.

Для хозяйств, которые пока используют бумажные ТН, переход на ЭТрН упрощает хранение и поиск документов при налоговой проверке: вместо папок с бумажными накладными достаточно предоставить доступ к архиву в системе оператора ЭДО.

Выводы и рекомендации

Переход на электронные перевозочные документы в сельском хозяйстве вступает в решающую фазу. Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 установил четкие сроки: с 1 сентября 2026 года обязательны ЭТрН и ЭЗЗ для всех коммерческих грузоперевозок. ЭПЛ с той же даты обязателен только для перевозок алкогольной продукции, сельхозпроизводители могут продолжать использовать бумажные путевые листы. Перевозка собственного груза собственным транспортом (без договора перевозки) не требует оформления ЭТрН — достаточно путевого листа (исключение — алкогольная продукция).

Для хозяйств, которые начинают готовиться заранее, ключевые практические шаги выглядят так.

Получить УКЭП на руководителя (главу КФХ) в УЦ ФНС или аккредитованном УЦ. Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД (не путать с операторами ЭДО для маркировки), выбрав оператора с мобильным приложением и офлайн-режимом. Назначить уполномоченных лиц для подписания титулов перевозчика (логист, диспетчер) и обеспечить их УКЭП. Учесть, что водителям УКЭП не нужна — они подписывают титулы Т2 и Т4 с помощью ПЭП в рамках двойной схемы. Отработать процедуру указания расчетной массы и фиксации фактической массы при приемке на нескольких рейсах до начала массовой уборки. Проверить необходимость регистрации в реестре экспедиторов (срок — с 01.03 по 01.05.2026), если хозяйство оказывает или привлекает экспедиторские услуги.

Отсутствие весов на поле, нестабильный интернет и множественные рейсы за смену не являются непреодолимыми препятствиями. Расчетная масса допустима при наличии пометки в «Особых отметках», офлайн-подписание реализовано у большинства операторов, а каждый рейс оформляется отдельной ЭТрН по шаблону. Параллельное оформление СДИЗ во ФГИС «Зерно» остается обязательным и не зависит от формы транспортной накладной.