Юридически значимый ЭДО требует от пользователей соблюдения особых правил при делопроизводстве, в частности, предписывает использовать определенные форматы электронных документов. В этой статье разберемся, что такое формат и чем он отличается от формы, а также расскажем, какие форматы применяются сейчас и в чем их особенности.
Что такое формат электронного документа
Электронные документы представляют собой файлы, которые создаются и обрабатываются с помощью цифровых технологий. Каждый такой файл должен иметь определенную структуру, позволяющую эффективно работать с данными на различных устройствах. Формат ЭД как раз определяет эту структуру, делая файл пригодным для чтения, обработки и передачи. Он выступает в роли своеобразного шаблона, задающего правила организации данных внутри файла, позволяя устройствам интерпретировать содержащуюся в документе информацию. Визуально формат можно определить по расширению файла — JPG, PDF, DOCX, TIFF и др.
В зависимости от структуры выделяют два основных типа ЭД:
-
неформализованные — могут создаваться в различных форматах на усмотрение пользователя;
-
формализованные — имеют строго заданный формат, утвержденный правительством, например, счет-фактура.
Особое внимание стоит обратить на вторую группу. Формализованные форматы разрабатываются ФНС и имеют расширение XML. Их главное преимущество — машиночитаемость. Цифровые системы обрабатывают такие файлы автоматически, что существенно снижает риск ошибок, упрощает и ускоряет документооборот.
Выбор правильного формата важен не только для обеспечения корректной обработки данных, но также для достижения юридической значимости ЭДО. Кроме того, все документы, оформленные в цифровом виде, должны быть подписаны электронной подписью.
Чем формат отличается от формы
В делопроизводстве важно понимать разницу между техническими и содержательными характеристиками документа.
Формат — это техническая характеристика, которая определяет способ хранения и представления информации в цифровом виде. Сюда относятся известные всем расширения файлов: PDF, JPG, XML и др.
Форма, наоборот, представляет собой содержательную часть и определяет информационную структуру, правила оформления, обязательные реквизиты и порядок их расположения. Форма ЭД может быть утверждена на законодательном уровне (например, формы отчетности) либо разработана внутри организации (локальные нормативные акты).
Чем электронный документ отличается от скан-образа
ЭД и скан-образ не являются равнозначными элементами ЭДО. Статус оригинала имеют только те документы, которые изначально создаются в электронном виде и подписываются электронной подписью. Следовательно, сканы не могут считаться оригиналами в рамках ЭДО и не могут быть приняты контрагентами и госорганами в качестве юридически значимых данных.
Поэтому важно четко понимать разницу:
-
электронные документы — это оригиналы, которые сразу оформляются в цифровом виде;
-
скан-образы — это цифровые копии бумажных оригиналов.
Требования к форматам в ЭДО
Форматы ЭД должны соответствовать определенным требованиям, чтобы обеспечить стабильность и юридическую обоснованность ЭДО. Перечислим основные требования.
Формализованные форматы в 2025 году
Ознакомиться с полным перечнем формализованных документов можно на официальном сайте ФНС. В таблице ниже перечислим самые распространенные из них.
| Наименование | Описание | НПА, утверждающий электронный формат |
|---|---|---|
| Счет-фактура | Служит для подтверждения факта передачи товаров или оказания услуг. Содержит реквизиты для отражения суммы НДС, подлежащей уплате | Приказ ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ Приказ ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | Объединяет в себе функции первичного учетного документа и счета-фактуры, позволяя участникам сделок сокращать количество документации при оформлении хозяйственных операций | |
| Акт приема-передачи работ или услуг | Подтверждает факт принятия заказчиком выполненных работ или услуг | Приказ ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@ |
| Товарная накладная (ТОРГ-12) | Используется для оформления приемки и передачи товаров от продавца к покупателю | Приказ ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@ |
| Корректировочный счет-фактура | Используется для внесения изменений в ранее выставленный счет-фактуру (например, при изменении цены или количества товаров/ услуг) | Приказ ФНС России от 12 октября 2020 года № ЕД-7-26/736@ |
| Универсальный корректировочный документ (УКД) | Применяется для внесения изменений в ранее оформленные УПД или счета-фактуры. Как и УПД, сочетает в себе функции корректировочного счета-фактуры и корректировочного акта | |
| Счета на оплату | Позволяет компаниям и ИП обмениваться между собой счетами в электронном виде, а также представлять их ФНС по требованию | Приказ ФНС России от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/29@ |
Форматы кадровых документов в 2025 году
Форматы кадровых ЭД также требуют соблюдения законодательных норм. В частности, организациям следует ориентироваться на приказ Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578н, который утверждает общие требования к формату и составу кадровых документов, оформляемых только в электронном виде, без бумажных дубликатов. Каждый кадровый ЭД должен представлять собой совокупность из трех файлов:
-
основная часть (содержание) в PDF/A-1A;
-
описательная часть в XML (здесь фиксируется вид документа, дата его оформления, сведения о подписантах и т.д.);
-
электронная подпись в SGN;
-
машиночитаемая доверенность в XML (при необходимости).
Обязательные и рекомендованные форматы
Формализованные документы делятся на две группы — обязательные к применению и рекомендованные. К первым относятся счета-фактуры, УПД и их корректировочные формы. Если организация решает оформить указанные бумаги в электронном виде, она обязана использовать форматы, утвержденные налоговой службой.
В свою очередь, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ/услуг относятся к числу рекомендованных. Компании вправе использовать как утвержденный формализованный формат XML, так и произвольный, например, с расширением PDF. Для таких документов главным условием их юридической значимости является электронная подпись и обмен через системы ЭДО. Однако стоит учесть, что применение произвольных форматов не всегда обеспечивает автоматическую обработку со стороны систем и может потребовать дополнительного согласования между участниками сделки.
Популярные вопросы
Нужна ли печать для ЭД?
Нет, если ЭД подписан электронной подписью в соответствии с действующими правилами, печать не потребуется.
Какие бумаги нельзя перевести в электронный вид?
В настоящий момент бумажного оформления по-прежнему требуют:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- инструктажи по охране труда;
- приказы об увольнении.
Почему система ЭДО не принимает файл в формате XML?
Главная причина в том, что формат XML применим не ко всем документам, а только к тем, что были формализованы. Обмениваться любой другой информацией в этом формате не получится.
Также важно учесть, что даже формализованные документы требуют корректного заполнения в соответствии с установленными правилами. Система может не принять файл в XML, если при его заполнении были допущены ошибки.
Дарья Алексеева
Дарья Алексеева
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Сергей Феоктистов
Астрал Отчет 5.0
Астрал Отчет 4.5
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 2.0.2100
Рутокен ЭЦП 3.0
1С-ЭПД
Астрал.ЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC