ЭДО

Форматы электронных документов

Дарья Алексеева

02.07.2025

15 505

Юридически значимый ЭДО требует от пользователей соблюдения особых правил при делопроизводстве, в частности, предписывает использовать определенные форматы электронных документов. В этой статье разберемся, что такое формат и чем он отличается от формы, а также расскажем, какие форматы применяются сейчас и в чем их особенности.

Электронные документы представляют собой файлы, которые создаются и обрабатываются с помощью цифровых технологий. Каждый такой файл должен иметь определенную структуру, позволяющую эффективно работать с данными на различных устройствах. Формат ЭД как раз определяет эту структуру, делая файл пригодным для чтения, обработки и передачи. Он выступает в роли своеобразного шаблона, задающего правила организации данных внутри файла, позволяя устройствам интерпретировать содержащуюся в документе информацию. Визуально формат можно определить по расширению файла — JPG, PDF, DOCX, TIFF и др.

В зависимости от структуры выделяют два основных типа ЭД:

неформализованные — могут создаваться в различных форматах на усмотрение пользователя;
формализованные — имеют строго заданный формат, утвержденный правительством, например, счет-фактура.

Особое внимание стоит обратить на вторую группу. Формализованные форматы разрабатываются ФНС и имеют расширение XML. Их главное преимущество — машиночитаемость. Цифровые системы обрабатывают такие файлы автоматически, что существенно снижает риск ошибок, упрощает и ускоряет документооборот.

Выбор правильного формата важен не только для обеспечения корректной обработки данных, но также для достижения юридической значимости ЭДО. Кроме того, все документы, оформленные в цифровом виде, должны быть подписаны электронной подписью.

Отчетность, бухучет и налоги

Что такое счёт-фактура

Дарья Алексеева

18.03.2025

328 927

В делопроизводстве важно понимать разницу между техническими и содержательными характеристиками документа.

Формат — это техническая характеристика, которая определяет способ хранения и представления информации в цифровом виде. Сюда относятся известные всем расширения файлов: PDF, JPG, XML и др.

Форма, наоборот, представляет собой содержательную часть и определяет информационную структуру, правила оформления, обязательные реквизиты и порядок их расположения. Форма ЭД может быть утверждена на законодательном уровне (например, формы отчетности) либо разработана внутри организации (локальные нормативные акты).

Продукты по направлению

Доки

1С-ЭДО

Астрал iКЭДО

ЭД и скан-образ не являются равнозначными элементами ЭДО. Статус оригинала имеют только те документы, которые изначально создаются в электронном виде и подписываются электронной подписью. Следовательно, сканы не могут считаться оригиналами в рамках ЭДО и не могут быть приняты контрагентами и госорганами в качестве юридически значимых данных.

Поэтому важно четко понимать разницу:

электронные документы — это оригиналы, которые сразу оформляются в цифровом виде;
скан-образы — это цифровые копии бумажных оригиналов.

500 документов на 1 год

3 500 ₽

Стоимость одного документа 7 ₽

Форматы ЭД должны соответствовать определенным требованиям, чтобы обеспечить стабильность и юридическую обоснованность ЭДО. Перечислим основные требования.

Полнота информации. Каждый ЭД обязан в точности воспроизводить содержание и структуру своего бумажного аналога, включая элементы оформления и реквизиты.

Универсальность. У ЭД должно быть расширение, допускающее его обработку в разных системах. Наиболее распространенные расширения для текстовой информации — PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX; для графической — JPEG, PNG, TIFF. Для формализованных документов, формат которых утверждает ФНС, применяется расширение XML.

Юридическая значимость. ЭД должен быть подписан электронной подписью и оформлен в соответствии с требованиями законодательства.

Предлагаем современное решение для обмена электронными документами — Доки от ГК «Астрал». Сервис поддерживает работу с формализованными и неформализованными форматами и позволяет вести взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами с соблюдением всех норм законодательства.

Ознакомиться с полным перечнем формализованных документов можно на официальном сайте ФНС. В таблице ниже перечислим самые распространенные из них.

Обменивайтесь формализованными документами с контрагентами в Доки

Идеально подходит как для небольших компаний, так и для крупных предприятий, заинтересованных в автоматизации документооборота, ускорении процессов согласования и обеспечении надежной юридической защиты документов

Подробнее

Наименование	Описание	НПА, утверждающий электронный формат
Счет-фактура	Служит для подтверждения факта передачи товаров или оказания услуг. Содержит реквизиты для отражения суммы НДС, подлежащей уплате	Приказ ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@ Приказ ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@
Универсальный передаточный документ (УПД)	Объединяет в себе функции первичного учетного документа и счета-фактуры, позволяя участникам сделок сокращать количество документации при оформлении хозяйственных операций
Акт приема-передачи работ или услуг	Подтверждает факт принятия заказчиком выполненных работ или услуг	Приказ ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@
Товарная накладная (ТОРГ-12)	Используется для оформления приемки и передачи товаров от продавца к покупателю	Приказ ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@
Корректировочный счет-фактура	Используется для внесения изменений в ранее выставленный счет-фактуру (например, при изменении цены или количества товаров/ услуг)	Приказ ФНС России от 12 октября 2020 года № ЕД-7-26/736@
Универсальный корректировочный документ (УКД)	Применяется для внесения изменений в ранее оформленные УПД или счета-фактуры. Как и УПД, сочетает в себе функции корректировочного счета-фактуры и корректировочного акта	Приказ ФНС России от 12 октября 2020 года № ЕД-7-26/736@
Счета на оплату	Позволяет компаниям и ИП обмениваться между собой счетами в электронном виде, а также представлять их ФНС по требованию	Приказ ФНС России от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/29@

Форматы ТОРГ-12 и акта приема-передачи работ или услуг, указанные в таблице, будут применяться только до конца 2025 года. С 1 января 2026 года приказы № 551 и 552, утверждающие их, утратят силу в связи с изданием Приказа ФНС от 28 января 2025 года № ЕД-7-26/28@.

Форматы кадровых ЭД также требуют соблюдения законодательных норм. В частности, организациям следует ориентироваться на приказ Минтруда от 20 сентября 2022 года № 578н, который утверждает общие требования к формату и составу кадровых документов, оформляемых только в электронном виде, без бумажных дубликатов. Каждый кадровый ЭД должен представлять собой совокупность из трех файлов:

основная часть (содержание) в PDF/A-1A;
описательная часть в XML (здесь фиксируется вид документа, дата его оформления, сведения о подписантах и т.д.);
электронная подпись в SGN;
машиночитаемая доверенность в XML (при необходимости).

ЭДО

Электронный кадровый документооборот в 2025 году

Андрей Снаговский

13.11.2024

8 529

Формализованные документы делятся на две группы — обязательные к применению и рекомендованные. К первым относятся счета-фактуры, УПД и их корректировочные формы. Если организация решает оформить указанные бумаги в электронном виде, она обязана использовать форматы, утвержденные налоговой службой.

В свою очередь, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ/услуг относятся к числу рекомендованных. Компании вправе использовать как утвержденный формализованный формат XML, так и произвольный, например, с расширением PDF. Для таких документов главным условием их юридической значимости является электронная подпись и обмен через системы ЭДО. Однако стоит учесть, что применение произвольных форматов не всегда обеспечивает автоматическую обработку со стороны систем и может потребовать дополнительного согласования между участниками сделки.

ЭДО

Формализованные и неформализованные документы в ЭДО

Александра Кадынцева

25.06.2025

559

Нужна ли печать для ЭД?

Нет, если ЭД подписан электронной подписью в соответствии с действующими правилами, печать не потребуется.

Какие бумаги нельзя перевести в электронный вид?

В настоящий момент бумажного оформления по-прежнему требуют:

акты о несчастных случаях на производстве;
инструктажи по охране труда;
приказы об увольнении.

Почему система ЭДО не принимает файл в формате XML?

Главная причина в том, что формат XML применим не ко всем документам, а только к тем, что были формализованы. Обмениваться любой другой информацией в этом формате не получится.

Также важно учесть, что даже формализованные документы требуют корректного заполнения в соответствии с установленными правилами. Система может не принять файл в XML, если при его заполнении были допущены ошибки.

Дарья Алексеева

2 июля 2025

15505

Читайте по теме

ЭДО

Отправка претензии по ЭДО