Акт приема-передачи в перевозках

Акт приёма-передачи

Акт приёма-передачи — документ, который составляют при передаче прав на различные предметы и материальные ценности. Этот документ подтверждает удовлетворительное состояние товара, свидетельствует о его качестве и отсутствии дефектов. В нём отражаются основные характеристики, включая стоимость и любые другие идентификационные данные — марку, серийный номер и тому подобное.

В каких случаях оформляется акт приёма-передачи

Акт приёма-передачи используется при различных операциях, связанных с передачей имущества:

• покупка и продажа товаров и недвижимости;
• доставка товаров на склад и их приём;
• ответственное хранение ценностей;
• оказание услуг;
• аренда недвижимости; оформление дарения;
• передача важных документов.

При передаче товара от продавца покупателю акт подтверждает, что покупатель получил товар. Если товар отправляется на склад, документ составляется в трёх экземплярах для каждой стороны. Если товар передаётся на ответственное хранение, акт также должен быть дополнен соответствующим договором.

Обычно акт заполняют при продаже товара, но он также может быть использован и при перемещении товара внутри организации.

Какие сведения содержит акт приёма-передачи

Информация, отражённая в акте приёма-передачи, может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Однако есть элементы, которые должны быть указаны в любом случае. В их числе:

• наименование товара или объекта передачи
• характеристики товара или объекта — артикул, серийный номер, марка и тому подобное;
• информация о лице, передающем товар или объект — ФИО, должность, контактные данные, а также аналогичные сведения о лице, принимающем товар или объект;
• название организации, которая передаёт товар или объект;
• дата составления;
• ссылка на документ, в соответствии с которым осуществляется передача (например, договор купли-продажи);
• стоимость товара или объекта;
• количество экземпляров документа.

Все претензии принимающей стороны к качеству товара или объекта должны быть зафиксированы в акте.

Если одной из сторон является физическое лицо, необходимо указать его ФИО, паспортные данные и адрес. Если передаётся комплекс товаров, это должно быть указано в документе.

Акт приёма-передачи имеет юридическую силу только при соблюдении следующих условий:

• Акт является приложением к основному договору и не может быть самостоятельным документом. Если основной договор отсутствует, акт теряет свою юридическую силу. В акте обязательно должна быть ссылка на основной договор. К примеру, договор купли-продажи.
• Акт должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью.
• Акт составляется в двух или более экземплярах для каждой из сторон сделки.

Таким образом, акт приёма-передачи не является самостоятельным документом, но должен быть оформлен, согласно установленным требованиям к таким документам: наличие печатей, подписей, обязательных реквизитов.

Можно ли использовать другие документы вместо акта приёма-передачи

Акт приёма-передачи фиксирует наличие соглашения между сторонами, их права и обязанности, а также порядок досудебного урегулирования споров.

Документ, заменяющий акт приёма-передачи, должен содержать аналогичную информацию и выполнять те же функции. Так, товарная накладная тоже содержит сведения об участниках сделки, товаре и датах.

При передаче товара можно использовать либо акт приёма-передачи, либо товарную накладную. Однако в некоторых случаях необходимо составить именно акт. Это необходимо, например, при передаче дорогостоящего оборудования, когда нужно зафиксировать претензии покупателя или их отсутствие.

Когда акт приёма-передачи не нужен

В законодательстве нет требования об обязательном включении информации о передаче товара или объекта в отдельный документ. Обычно эти сведения отражены в договоре. Тем не менее в некоторых случаях требуется составление акта приёма-передачи, например, при сдаче готового дома по договору долевого участия.

Законом не установлено определённой формы акта, поэтому документ составляют в произвольной форме, указывая все необходимые сведения о совершённой сделке. Важно, чтобы в акте было отражено совершение сделки между участниками и все существенные условия.

Виды актов

Помимо акта о приёме-передаче товаров, существуют и другие виды аналогичных документов, каждый из которых имеет свою специфику.

Акт об оказании услуг подтверждает, что услуги были оказаны в полном объёме и с качеством, удовлетворяющим заказчика. Так как объективно оценить эти параметры может быть сложно, допускается свободная форма документа и оформление текста на унифицированных бланках.

При передаче официальной документации необходимо составить акт в двух экземплярах — по числу сторон. Или больше, если необходимо.

По завершении сделок с недвижимостью требуется оформление акта, подтверждающего этот факт. Необходимо минимум три копии — для продавца, покупателя и государственного органа, регистрирующего сделку.

Также существуют специальные акты для некоторых категорий. Например, акт на передачу автомобиля, ключей от сейфа с ценностями, денежных средств, авторских прав и так далее.

Акт приёма-передачи в электронном виде

Перевод документов в цифровой формат и внедрение электронного документооборота (ЭДО) стали неотъемлемой частью современного бизнеса. Эта тенденция поддерживается и активно развивается государственными органами власти, что говорит о больших перспективах и возможностях.

Одним из ключевых преимуществ электронных актов приёма-передачи является оперативность и удобство работы с документами. Цифровизация позволяет мгновенно обмениваться документами между контрагентами без необходимости физического перемещения бумаг. Кроме того, перевод документов в электронный формат обеспечивает надёжность и безопасность хранения, исключая возможность утери или повреждения оригинала.

В свете развития ЭДО в России, уже в 2024 году планируется сделать использование перевозочных документов, включая электронные акты приёма-передачи грузов, обязательным. Для этого была разработана ГИС ЭПД, взаимодействие с которой у участников грузоперевозок пока что происходит на добровольной основе.

Перевод документов в электронный вид — это не просто тренд, а необходимый шаг в развитии бизнес-процессов, позволяющий оптимизировать работу с документами, сократить издержки и повысить эффективность взаимодействия между контрагентами.

Всё это ещё раз подчёркивает актуальность и перспективность данного направления в сфере документооборота.