Акт приема-передачи: бланк, образец и правила составления
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

ЭДО в логистике: Акт приема-передачи ТМЦ

С ЭДО и электронным актированием передача и прием товарно-материальных ценностей станут проще.

Акт приёма-передачи

Акт приёма-передачи — документ, который составляют при передаче прав на различные предметы и материальные ценности. Этот документ подтверждает удовлетворительное состояние товара, свидетельствует о его качестве и отсутствии дефектов. В нём отражаются основные характеристики, включая стоимость и любые другие идентификационные данные — марку, серийный номер и тому подобное.

В каких случаях оформляется акт приёма-передачи

Акт приёма-передачи используется при различных операциях, связанных с передачей имущества:

  • покупка и продажа товаров и недвижимости;
  • доставка товаров на склад и их приём;
  • ответственное хранение ценностей;
  • оказание услуг;
  • аренда недвижимости; оформление дарения;
  • передача важных документов.

При передаче товара от продавца покупателю акт подтверждает, что покупатель получил товар. Если товар отправляется на склад, документ составляется в трёх экземплярах для каждой стороны. Если товар передаётся на ответственное хранение, акт также должен быть дополнен соответствующим договором.

Обычно акт заполняют при продаже товара, но он также может быть использован и при перемещении товара внутри организации.

Какие сведения содержит акт приёма-передачи

Информация, отражённая в акте приёма-передачи, может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Однако есть элементы, которые должны быть указаны в любом случае. В их числе:

  • наименование товара или объекта передачи
  • характеристики товара или объекта — артикул, серийный номер, марка и тому подобное;
  • информация о лице, передающем товар или объект — ФИО, должность, контактные данные, а также аналогичные сведения о лице, принимающем товар или объект;
  • название организации, которая передаёт товар или объект;
  • дата составления;
  • ссылка на документ, в соответствии с которым осуществляется передача (например, договор купли-продажи);
  • стоимость товара или объекта;
  • количество экземпляров документа.

Все претензии принимающей стороны к качеству товара или объекта должны быть зафиксированы в акте.

Если одной из сторон является физическое лицо, необходимо указать его ФИО, паспортные данные и адрес. Если передаётся комплекс товаров, это должно быть указано в документе.

Важно помнить, что подпись принимающей стороны на акте подтверждает отсутствие претензий к товару или объекту

Акт приёма-передачи имеет юридическую силу только при соблюдении следующих условий:

  • Акт является приложением к основному договору и не может быть самостоятельным документом. Если основной договор отсутствует, акт теряет свою юридическую силу. В акте обязательно должна быть ссылка на основной договор. К примеру, договор купли-продажи.
  • Акт должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью.
  • Акт составляется в двух или более экземплярах для каждой из сторон сделки.

Таким образом, акт приёма-передачи не является самостоятельным документом, но должен быть оформлен, согласно установленным требованиям к таким документам: наличие печатей, подписей, обязательных реквизитов.

Можно ли использовать другие документы вместо акта приёма-передачи

Акт приёма-передачи фиксирует наличие соглашения между сторонами, их права и обязанности, а также порядок досудебного урегулирования споров.

Документ, заменяющий акт приёма-передачи, должен содержать аналогичную информацию и выполнять те же функции. Так, товарная накладная тоже содержит сведения об участниках сделки, товаре и датах.

При передаче товара можно использовать либо акт приёма-передачи, либо товарную накладную. Однако в некоторых случаях необходимо составить именно акт. Это необходимо, например, при передаче дорогостоящего оборудования, когда нужно зафиксировать претензии покупателя или их отсутствие.

Когда акт приёма-передачи не нужен

В законодательстве нет требования об обязательном включении информации о передаче товара или объекта в отдельный документ. Обычно эти сведения отражены в договоре. Тем не менее в некоторых случаях требуется составление акта приёма-передачи, например, при сдаче готового дома по договору долевого участия.

Законом не установлено определённой формы акта, поэтому документ составляют в произвольной форме, указывая все необходимые сведения о совершённой сделке. Важно, чтобы в акте было отражено совершение сделки между участниками и все существенные условия.

Виды актов

Помимо акта о приёме-передаче товаров, существуют и другие виды аналогичных документов, каждый из которых имеет свою специфику.

Акт об оказании услуг подтверждает, что услуги были оказаны в полном объёме и с качеством, удовлетворяющим заказчика. Так как объективно оценить эти параметры может быть сложно, допускается свободная форма документа и оформление текста на унифицированных бланках.

При передаче официальной документации необходимо составить акт в двух экземплярах — по числу сторон. Или больше, если необходимо.

По завершении сделок с недвижимостью требуется оформление акта, подтверждающего этот факт. Необходимо минимум три копии — для продавца, покупателя и государственного органа, регистрирующего сделку.

Также существуют специальные акты для некоторых категорий. Например, акт на передачу автомобиля, ключей от сейфа с ценностями, денежных средств, авторских прав и так далее.

Акт приёма-передачи в электронном виде

Перевод документов в цифровой формат и внедрение электронного документооборота (ЭДО) стали неотъемлемой частью современного бизнеса. Эта тенденция поддерживается и активно развивается государственными органами власти, что говорит о больших перспективах и возможностях.

Одним из ключевых преимуществ электронных актов приёма-передачи является оперативность и удобство работы с документами. Цифровизация позволяет мгновенно обмениваться документами между контрагентами без необходимости физического перемещения бумаг. Кроме того, перевод документов в электронный формат обеспечивает надёжность и безопасность хранения, исключая возможность утери или повреждения оригинала.

В свете развития ЭДО в России, уже в 2024 году планируется сделать использование перевозочных документов, включая электронные акты приёма-передачи грузов, обязательным. Для этого была разработана ГИС ЭПД, взаимодействие с которой у участников грузоперевозок пока что происходит на добровольной основе.

Перевод документов в электронный вид — это не просто тренд, а необходимый шаг в развитии бизнес-процессов, позволяющий оптимизировать работу с документами, сократить издержки и повысить эффективность взаимодействия между контрагентами.

Всё это ещё раз подчёркивает актуальность и перспективность данного направления в сфере документооборота.

Для оформления электронных перевозочных документов используйте сервис 1С-ЭПД. Если вы уже используете 1С в своей работе, дополнительное программное обеспечение не потребуется. Получите подробную консультацию о продукте, оставив заявку на нашем сайте.


Не хотите разбираться?

Оставьте контактные данные, и мы вам перезвоним.

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
autohello-finger