ЭДО

Электронный документооборот в области охраны труда

26.03.2026

20 225

8 минут

Электронный документооборот по охране труда позволяет автоматизировать процессы в компании и повышает эффективность работы. Цифровые решения упрощают ведение документации, помогают соблюдать требования законодательства и минимизируют риски, связанные с проверками.

В статье расскажем, какие документы по охране труда можно вести в электронном виде и как организовать такой ЭДО.

Согласно законодательству, работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда для сотрудников. Для этого создается служба охраны труда, проводятся мероприятия по обучению, инструктажам, проверкам и другим аспектам безопасности. Важной частью этого процесса является подготовка и ведение нормативных документов, регулирующих охрану труда и соблюдение техники безопасности.

Охрана труда — это не только правила, установленные Трудовым кодексом. Здесь применяется большой перечень законов, постановлений и приказов, которые учитывают особенности разных профессий и отраслей. Рассмотрим их в таблице.

Законодательная база	Что содержит
Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ	Порядок проведения специальной оценки условий труда (СОУТ)
Постановление Правительства от 24 декабря 2021 года № 2464	Правила проведения инструктажей, обучения и проверок знаний по охране труда
Приказ Роструда от 2 июня 2014 года № 199	Рекомендации по организации проверок соблюдения закона о СОУТ.
Приказ Минтруда от 22 сентября 2021 года № 650н	Примерное положение о комиссии по охране труда.
Приказ Минтруда от 31 января 2022 года № 37	Рекомендации по структуре и численности службы охраны труда.
Приказ Минтруда от 29 октября 2021 года № 776н	Примерное положение о системе управления охраной труда.
Приказ Роструда от 21 марта 2019 года № 77	Рекомендации по методике проверки системы охраны труда.
Приказ Минтруда от 29 октября 2021 года № 766н	Правила выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ).
Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ	Внесение изменений в ТК РФ, которые позволяют применять электронный документооборот в организации

Изменения в 2025 году

1 марта 2025 года вступили в силу поправки в ТК РФ, касающиеся охраны труда. В частности:

усиленный контроль за СОУТ — теперь проверяют не только работодателей, но и организации, проводящие спецоценку (ч. 2 ст. 353 ТК РФ);
расширенные права инспекторов — теперь они могут выдавать организациям, проводящим СОУТ, предписания по устранению нарушений (абз. 15 ч. 1 ст. 357 ТК РФ);
новое понятие «наставничество» — теперь опытные работники могут официально обучать новичков, но только с их согласия и по договоренности с работодателем (ст. 351.8 ТК РФ).

Проверки ГИТ в 2026 году: актуальные требования к системе охраны труда

В 2026 году инспекторы ГИТ смещают фокус с формальной проверки наличия документов на оценку системности и эффективности работы по охране труда. Ниже перечислены ключевые аспекты, которым уделяется повышенное внимание.

Системность управления охраной труда. Инспекторы проверяют, как на практике функционирует СУОТ, а не просто наличие локального акта. В зоне внимания — проводятся ли системные мероприятия по управлению профессиональными рисками, включая выявление опасностей, их оценку и снижение уровней рисков. Контролируется, как именно выявляются опасности, участвует ли в оценке рисков комиссия по охране труда, а также разрабатываются ли меры по обеспечению безопасных условий перед вводом в эксплуатацию новых объектов и рабочих мест.

Обучение по охране труда. Проверяющие оценивают правильность организации обучения в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Контролируется, правильно ли работники отнесены к категориям, которые обязаны проходить обучение только в сторонних учебных центрах. Также проверяется наличие у работодателя необходимой базы для самостоятельного проведения обучения: материально-техническое оснащение, учебно-методические материалы, не менее двух сотрудников, проводящих обучение, и собственная комиссия по проверке знаний. Отдельное внимание уделяется применению программ обучения — программа А (общие вопросы и СУОТ, 16 часов), программа Б (безопасные методы при воздействии вредных факторов, 16 часов) и программа В (работы повышенной опасности, периодичность — не реже 1 раза в год).

Обучение применению средств индивидуальной защиты. При проверке обучения по СИЗ инспекторы обращают внимание на наличие утвержденного перечня СИЗ, применение которых требует от работников практических навыков. Контролируется проведение обучения использованию СИЗ не реже 1 раза в 3 года, а также его формат: демонстрация правильного ношения и применения, тренировка работников, осмотр со стороны ответственного лица.

Обучение оказанию первой помощи. Проверяется, какие категории работников направлены на обучение (работники рабочих профессий, лица, обязанные оказывать первую помощь, водители, специалисты по охране труда, члены комиссий и другие). Обучение должно проводиться не реже 1 раза в 3 года, а программа обязана содержать практические занятия в объеме не менее 50% от общего количества часов. Кроме того, обучение могут проводить только специалисты, прошедшие повышение квалификации по подготовке преподавателей первой помощи.

Организация медицинских осмотров. Инспекторы оценивают правильность составления и выдачи направлений на предварительные и периодические медосмотры. Направление должно содержать полный перечень вредных факторов и видов работ, а также подписываться уполномоченным представителем работодателя. Контролируется соблюдение сроков: работники должны быть ознакомлены с календарным планом не позднее чем за 10 рабочих дней до начала осмотра. Также проверяется наличие подписи работника о получении направления, учет направлений и контроль возврата заключений из медицинской организации.

Специальная оценка условий труда. При проверке СОУТ контролируется проведение спецоценки на всех рабочих местах, правильность оформления и утверждения отчета комиссии. Работники должны быть ознакомлены с результатами СОУТ под подпись в течение 30 дней со дня утверждения отчета. Также проверяется своевременность подачи декларации соответствия условий труда и ее актуальность — декларация действует бессрочно при сохранении условий, но прекращает действие при несчастном случае, профзаболевании или выявлении нарушений. Дополнительно контролируется передача данных о результатах СОУТ в Федеральную государственную информационную систему учета (ФГИС СОУТ).

Системный подход вместо формального закрытия. Главный вывод, который делают инспекторы: наличие отдельных документов или проведение разовых мероприятий не заменяет системной работы. Если в компании не до конца понятно, на каких рабочих местах проведена СОУТ, отсутствует четкая привязка между выявленными опасностями, выдачей СИЗ, медосмотрами и обучением, а ответственность распределена, но нет целостной картины управления рисками — такая ситуация расценивается как зона повышенного риска. Штрафы налагаются не за отсутствие «бумажки», а за наличие слабого места в системе, которое может привести к угрозе жизни и здоровью работников.

В России уже давно действует законодательная база для применения электронных документов в кадровом делопроизводстве. Компании вправе оформлять, заверять, применять и хранить кадровую документацию в электронном виде, не дублируя на бумажные носители.

Внедрение КЭДО позволяет перевести в электронный вид почти все кадровые документы, за некоторым исключением. На бумаге нужно в обязательном порядке оформлять приказы об увольнении, а также два вида документов по охране труда: акт о несчастном случае на производстве и журнал проведения инструктажа.

ЭДО

Электронный кадровый документооборот в 2026 году

Дарья Алексеева

13.03.2026

14 800

Для юридической значимости документов в кадровом электронном документообороте могут применяться разные виды подписей.

Простая электронная подпись (ПЭП):

создается с помощью логинов, паролей или СМС-кодов;
подтверждает личность подписанта;
требует соглашения между сторонами о юридической силе;
применяется для подписания внутренних документов без строгих требований к защите.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП):

формируется с помощью криптографии;
фиксирует личность подписавшего и неизменность документа;
может иметь сертификат подписи;
требует использования специального ПО для работы;
применяется, в том числе, в корпоративном документообороте (но для взаимодействия с контрагентами потребуется соглашение между сторонами).

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП):

максимальный уровень защиты;
соответствует требованиям ФСБ;
выдается только УЦ, аккредитованными Минцифры;
юридически равноценна собственноручной подписи;
применяется для официальной отчетности, внутреннего и внешнего документооборота без дополнительных соглашений с контрагентами.

Тарифы Астрал Подпись

Базис

2 900 ₽

Для Госуслуг и подписания электронных документов

Электронная подпись физического лица
Круглосуточная техническая поддержка

При оформлении кадровых электронных документов выбор подписи будет зависеть от поставленных задач и должностей подписантов. В большинстве случаях работодатель использует УКЭП. Ей, например, можно заверить внутренний приказ и распоряжение, налоговую отчетность или подписать договор с партнером.

Большинству работников для внутреннего ЭДО будет достаточно УНЭП. Ей подписывают заявление или соглашение, подтверждают ознакомление с приказом и т.д.

Электронная подпись

Электронная подпись для кадровых документов

Сергей Феоктистов

23.03.2026

41 957

Поскольку документы в сфере охраны труда являются кадровыми и их ведение регламентируется поправками о КЭДО, большинство из них можно перевести в электронный вид, например:

правила внутреннего трудового распорядка;
политику в области охраны труда;
инструкции по охране труда;
приказы о создании службы охраны труда;
приказы о назначении лиц, ответственных за различные трудоохранные мероприятия;
положения о системе управления охраной труда;
заявления об освобождении от работы для прохождения диспансеризации и т.п.;
протоколы проверки знаний;
документы о направлении на медосмотр;
различные предписания;
документы по СОУТ, оценке профрисков и др.

Продукты по направлению

Доки

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Подробнее

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

Подробнее

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства

Подробнее

В поправках об электронном документообороте есть исключения, запрещающие ведение некоторых документов по охране труда в электронном виде без дублирования на бумаге.

Акты о несчастных случаях на производстве. Процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Приказом Минтруда от 20 апреля 2022 года № 223н, которым не предусмотрено применение электронных подписей. Поэтому правила о кадровом ЭДО на акты о расследовании несчастных случаев на производстве не распространяются.

Кроме того, не все надзорные органы, которым работодателю придется отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы. Чтобы организовать электронный документооборот между работодателем и ведомством, потребуется заключить специальное допсоглашение, на согласование которого уйдет какое-то время. Но срок расследования несчастных случаев ограничен, поэтому в такой ситуации на согласование бумажных актов может уйти меньше времени, чем на обработку электронных.

Журналы обучения и проведения инструктажей по охране труда. Статья 214 ТК РФ возлагает обязaнности по обеспечению безопасных условий труда на работодателя. Он обязан обеспечить обучение и инструктаж по охране труда, а затем проверить знания персонала. Результаты проведения таких инструктажей оформляются согласно требованиям постановления Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464 исключительно в бумажном виде.

Применение электронного документооборота в охране труда обладает очевидными преимуществами перед ведением документации на бумаге. Внедрение ЭДО в кадровое делопроизводство, в том числе в область охраны труда, в значительной степени ускоряет все процессы, связанные с оформлением документации и ознакомлением с ней сотрудников.

Для охраны труда электронный документооборот дает много плюсов.

Скорость работы: создание документа за минуту, мгновенное согласование, массовое ознакомление сотрудников с локальными актами.

Решение проблем, связанных с бумажными документами: не нужно хранить тонны бумаги, исключается риск потери важных документов, экономия места в офисе.

Мгновенный доступ для всех сотрудников: документы доступны в любое время, легко найти нужную информацию.

Простота использования: не нужны специальные знания, работа организована в интуитивно понятном интерфейсе и доступна любому сотруднику.

ЭДО

Автоматизация электронного документооборота

Дарья Алексеева

10.06.2025

22 036

«Астрал iКЭДО» для охраны труда — цифровизация безопасности

Все документы — в одном месте, доступ — по ролям, исполнение — прозрачное. С «Астрал iКЭДО» соблюдайте нормы охраны труда и создавайте культуру безопасности

Подробнее

Как правило, такой переход связан с внедрением ЭДО не только в данном направлении, но и с автоматизацией всех или большинства процессов компании. Перевод кадрового делопроизводства в электронный формат потребует нескольких этапов.

Внести переход на ЭДО в учетную политику. Необходимо разработать и утвердить внутренний нормативный акт, например, приказ или распоряжение, о том, что в компании будет применяться электронный документооборот, определить круг сотрудников, которые будут работать с ним, этапы перехода, порядок применения подписей и прочие важные детали.

Оформить электронную подпись. Для юридически значимого документооборота подойдет только усиленная квалифицированная ЭП. Электронная подпись в охране труда используется лишь для подписания документа после ознакомления, поэтому для этих целей подойдет усиленная неквалифицированная ЭП.

Выбрать оператора ЭДО. Оператор должен иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, а также отвечать целому ряду установленных государством требований (приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@).

Доки — готовое решение для быстрого и безопасного перехода на ЭДО

Сервис позволяет вести взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами с соблюдением всех норм законодательства.

Подробнее

Электронный документооборот в охране труда обязателен?

Нет, формально не обязателен. Но законодательство допускает использование электронных документов вместо бумажных, за исключением инструктажей и актов о несчастных случаях на производстве.

Как должны храниться электронные документы по охране труда?

Электронные документы должны храниться в специальных системах, которые имеют высокий уровень защиты и разграничение доступа. Кроме того, компании обязаны соблюдать требования по срокам хранения и обеспечивать доступность документов на случай проверок.

Как обеспечить защиту данных при использовании КЭДО?

Для обеспечения безопасности данных можно использовать целый комплекс защитных мер:

шифрование информации — защита данных при передаче и хранении;
контроль доступа с помощью разграничения прав сотрудников;
использование специальных программ и сервисов ЭДО с регулярными обновлениями;
резервное копирование данных;
проведение аудитов безопасности и обучение сотрудников правилам работы с конфиденциальной информацией.