Все рубрики

Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства

ЭДО

Электронный документооборот в области охраны труда

Дарья Алексеева

22.07.2025

16 867

Электронный документооборот по охране труда позволяет автоматизировать процессы в компании и повышает эффективность работы. Цифровые решения упрощают ведение документации, помогают соблюдать требования законодательства и минимизируют риски, связанные с проверками.

В статье расскажем, какие документы по охране труда можно вести в электронном виде и как организовать такой ЭДО.

Согласно законодательству, работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда для сотрудников. Для этого создается служба охраны труда, проводятся мероприятия по обучению, инструктажам, проверкам и другим аспектам безопасности. Важной частью этого процесса является подготовка и ведение нормативных документов, регулирующих охрану труда и соблюдение техники безопасности.

Охрана труда — это не только правила, установленные Трудовым кодексом. Здесь применяется большой перечень законов, постановлений и приказов, которые учитывают особенности разных профессий и отраслей. Рассмотрим их в таблице.

Законодательная база	Что содержит
Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ	Порядок проведения специальной оценки условий труда (СОУТ)
Постановление Правительства от 24 декабря 2021 года № 2464	Правила проведения инструктажей, обучения и проверок знаний по охране труда
Приказ Роструда от 2 июня 2014 года № 199	Рекомендации по организации проверок соблюдения закона о СОУТ.
Приказ Минтруда от 22 сентября 2021 года № 650н	Примерное положение о комиссии по охране труда.
Приказ Минтруда от 31 января 2022 года № 37	Рекомендации по структуре и численности службы охраны труда.
Приказ Минтруда от 29 октября 2021 года № 776н	Примерное положение о системе управления охраной труда.
Приказ Роструда от 21 марта 2019 года № 77	Рекомендации по методике проверки системы охраны труда.
Приказ Минтруда от 29 октября 2021 года № 766н	Правила выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ).
Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ	Внесение изменений в ТК РФ, которые позволяют применять электронный документооборот в организации

Изменения в 2025 году

1 марта 2025 года вступили в силу поправки в ТК РФ, касающиеся охраны труда. В частности:

усиленный контроль за СОУТ — теперь проверяют не только работодателей, но и организации, проводящие спецоценку (ч. 2 ст. 353 ТК РФ);
расширенные права инспекторов — теперь они могут выдавать организациям, проводящим СОУТ, предписания по устранению нарушений (абз. 15 ч. 1 ст. 357 ТК РФ);
новое понятие «наставничество» — теперь опытные работники могут официально обучать новичков, но только с их согласия и по договоренности с работодателем (ст. 351.8 ТК РФ).

В России уже давно действует законодательная база для применения электронных документов в кадровом делопроизводстве. Компании вправе оформлять, заверять, применять и хранить кадровую документацию в электронном виде, не дублируя на бумажные носители.

Тариф Астрал iКЭДО

Тариф для среднего и малого бизнеса

850 ₽

Астрал iКЭДО — сервис для автоматизации кадровых процессов в компании c полным процессом делопроизводства: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов (цена на тариф Астрал iКЭДО зависит от количества сотрудников).

* Стоимость за 1 сотрудника в год

Внедрение КЭДО позволяет перевести в электронный вид почти все кадровые документы, за некоторым исключением. На бумаге нужно в обязательном порядке оформлять приказы об увольнении, а также два вида документов по охране труда: акт о несчастном случае на производстве и журнал проведения инструктажа.

ЭДО

Электронный кадровый документооборот в 2025 году

Андрей Снаговский

13.11.2024

9 501

Для юридической значимости документов в кадровом электронном документообороте могут применяться разные виды подписей.

Простая электронная подпись (ПЭП):

создается с помощью логинов, паролей или СМС-кодов;
подтверждает личность подписанта;
требует соглашения между сторонами о юридической силе;
применяется для подписания внутренних документов без строгих требований к защите.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП):

формируется с помощью криптографии;
фиксирует личность подписавшего и неизменность документа;
может иметь сертификат подписи;
требует использования специального ПО для работы;
применяется, в том числе, в корпоративном документообороте (но для взаимодействия с контрагентами потребуется соглашение между сторонами).

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП):

максимальный уровень защиты;
соответствует требованиям ФСБ;
выдается только УЦ, аккредитованными Минцифры;
юридически равноценна собственноручной подписи;
применяется для официальной отчетности, внутреннего и внешнего документооборота без дополнительных соглашений с контрагентами.

Тарифы Астрал Подпись

Базис

2 000 ₽

Для гос. услуг и подписания электронных документов

Электронная подпись физического лица
Круглосуточная техническая поддержка

При оформлении кадровых электронных документов выбор подписи будет зависеть от поставленных задач и должностей подписантов. В большинстве случаях работодатель использует УКЭП. Ей, например, можно заверить внутренний приказ и распоряжение, налоговую отчетность или подписать договор с партнером.

Большинству работников для внутреннего ЭДО будет достаточно УНЭП. Ей подписывают заявление или соглашение, подтверждают ознакомление с приказом и т.д.

Электронная подпись

Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)

Сергей Феоктистов

01.03.2024

35 186

«Астрал iКЭДО» для охраны труда — цифровизация безопасности

Все документы — в одном месте, доступ — по ролям, исполнение — прозрачное. С «Астрал iКЭДО» соблюдайте нормы охраны труда и создавайте культуру безопасности

Подробнее

Поскольку документы в сфере охраны труда являются кадровыми и их ведение регламентируется поправками о КЭДО, большинство из них можно перевести в электронный вид, например:

правила внутреннего трудового распорядка;
политику в области охраны труда;
инструкции по охране труда;
приказы о создании службы охраны труда;
приказы о назначении лиц, ответственных за различные трудоохранные мероприятия;
положения о системе управления охраной труда;
заявления об освобождении от работы для прохождения диспансеризации и т.п.;
протоколы проверки знаний;
документы о направлении на медосмотр;
различные предписания;
документы по СОУТ, оценке профрисков и др.

Продукты по направлению

Доки

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Подробнее

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

Подробнее

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства

Подробнее

В поправках об электронном документообороте есть исключения, запрещающие ведение некоторых документов по охране труда в электронном виде без дублирования на бумаге.

Акты о несчастных случаях на производстве. Процедура расследования несчастных случаев регламентируется ТК РФ и Приказом Минтруда от 20 апреля 2022 года № 223н, которым не предусмотрено применение электронных подписей. Поэтому правила о кадровом ЭДО на акты о расследовании несчастных случаев на производстве не распространяются.

Кроме того, не все надзорные органы, которым работодателю придется отчитываться по несчастным случаям, принимают электронные документы. Чтобы организовать электронный документооборот между работодателем и ведомством, потребуется заключить специальное допсоглашение, на согласование которого уйдет какое-то время. Но срок расследования несчастных случаев ограничен, поэтому в такой ситуации на согласование бумажных актов может уйти меньше времени, чем на обработку электронных.

Журналы обучения и проведения инструктажей по охране труда. Статья 214 ТК РФ возлагает обязaнности по обеспечению безопасных условий труда на работодателя. Он обязан обеспечить обучение и инструктаж по охране труда, а затем проверить знания персонала. Результаты проведения таких инструктажей оформляются согласно требованиям постановления Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464 исключительно в бумажном виде.

Применение электронного документооборота в охране труда обладает очевидными преимуществами перед ведением документации на бумаге. Внедрение ЭДО в кадровое делопроизводство, в том числе в область охраны труда, в значительной степени ускоряет все процессы, связанные с оформлением документации и ознакомлением с ней сотрудников.

Для охраны труда электронный документооборот дает много плюсов.

Скорость работы: создание документа за минуту, мгновенное согласование, массовое ознакомление сотрудников с локальными актами.

Решение проблем, связанных с бумажными документами: не нужно хранить тонны бумаги, исключается риск потери важных документов, экономия места в офисе.

Мгновенный доступ для всех сотрудников: документы доступны в любое время, легко найти нужную информацию.

Простота использования: не нужны специальные знания, работа организована в интуитивно понятном интерфейсе и доступна любому сотруднику.

ЭДО

Автоматизация электронного документооборота

Дарья Алексеева

10.06.2025

20 092

Чтобы переход на электронный документооборот прошел гладко, подключите сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.

Как правило, такой переход связан с внедрением ЭДО не только в данном направлении, но и с автоматизацией всех или большинства процессов компании. Перевод кадрового делопроизводства в электронный формат потребует нескольких этапов.

Внести переход на ЭДО в учетную политику. Необходимо разработать и утвердить внутренний нормативный акт, например, приказ или распоряжение, о том, что в компании будет применяться электронный документооборот, определить круг сотрудников, которые будут работать с ним, этапы перехода, порядок применения подписей и прочие важные детали.

Оформить электронную подпись. Для юридически значимого документооборота подойдет только усиленная квалифицированная ЭП. Электронная подпись в охране труда используется лишь для подписания документа после ознакомления, поэтому для этих целей подойдет усиленная неквалифицированная ЭП.

Выбрать оператора ЭДО. Оператор должен иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, а также отвечать целому ряду установленных государством требований (приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@).

Воспользуйтесь готовым решением для быстрого и безопасного перехода на ЭДО — Доки от ГК «Астрал». Сервис позволяет вести взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами, соблюдая законодательство. Круглосуточная служба поддержки поможет вам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена ЭД и отправки отчетов в госорганы.

Электронный документооборот в охране труда обязателен?

Нет, формально не обязателен. Но законодательство допускает использование электронных документов вместо бумажных, за исключением инструктажей и актов о несчастных случаях на производстве.

Как должны храниться электронные документы по охране труда?

Электронные документы должны храниться в специальных системах, которые имеют высокий уровень защиты и разграничение доступа. Кроме того, компании обязаны соблюдать требования по срокам хранения и обеспечивать доступность документов на случай проверок.

Как обеспечить защиту данных при использовании КЭДО?

Для обеспечения безопасности данных можно использовать целый комплекс защитных мер:

шифрование информации — защита данных при передаче и хранении;
контроль доступа с помощью разграничения прав сотрудников;
использование специальных программ и сервисов ЭДО с регулярными обновлениями;
резервное копирование данных;
проведение аудитов безопасности и обучение сотрудников правилам работы с конфиденциальной информацией.