Иногда сотрудник по ряду причин пользуется личным автомобилем в рабочих целях: отвезти документы, поехать на встречу или отправиться в командировку. А это подразумевает затраты на бензин и обслуживание. В этом случае, согласно трудовому законодательству, сотруднику положена компенсация.
Есть разные варианты оформления автомобиля «в штат». Например, можно включить использование имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством. Также можно подписать с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации.
Что компенсировать?
ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:
– проведение текущего ремонта;
– расходы на приобретение топлива и ГСМ;
– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?
Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
НДФЛ
Компенсация освобождается от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. Для этого нужны такие документы:
– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
– расчеты компенсаций;
– документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
– документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя.
Страховые взносы
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:
– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.
Где учитывать?
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля и возмещение расходов ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н). В бухгалтерском учете учреждения показываются всего две операции:
– начисление суммы компенсации и отражение возмещения фактических затрат;
– выдача сотруднику компенсации в установленном размере.
Читайте по теме
Кадры / Персонал
Утвержден график праздничных и выходных дней в России на 2026 год
25.09.2025
421
Кадры / Персонал
Новый договор о материальной ответственности: что изменилось для работника и работодателя
16.09.2025
821
Кадры / Персонал
Социальные выплаты самозанятым в 2025 году: больничные, декретные, детские пособия
02.09.2025
6 849
Кадры / Персонал
Новые правила расчета премий с 1 сентября 2025
29.08.2025
1 510
Кадры / Персонал
Социальный фонд России: что нужно знать каждому
26.08.2025
2 055
Кадры / Персонал
Изменения в трудовом законодательстве и бухгалтерском учете с 1 сентября 2025 года: полный обзор
21.08.2025
3 161
Кадры / Персонал
Заполнение электронной трудовой книжки (подраздел 1.1 ЕФС-1) в 1С:ЗУП в 2025 году: подробное руководство
29.07.2025
4 472
Кадры / Персонал
Новые правила командировок с 1 сентября 2025: обзор изменений
29.07.2025
54 846
Кадры / Персонал
Массовые проверки нелегальной занятости: когда договор ГПХ переквалифицируют в трудовой
08.07.2025
1 305
Статья была полезна?
100% читателей считают статью полезной
Расскажите подробнее