Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

1С-ЭДО

Организация документооборота с контрагентами из 1С

ЭДО

Мифы об ЭДО, которые мешают вам работать

Дарья Алексеева

29.10.2025

Сегодня цифровизация затрагивает практически все сферы экономики и социальной жизни. Документооборот не стал исключением, поэтому работа с электронными документами, а также обмен ими, начали вытеснять привычный бумажный вариант. Однако несмотря на многие очевидные преимущества цифровизации, немалый процент предприятий все еще продолжает работать с бумажными документами, и причина этого — различные предубеждения. В статье расскажем о наиболее распространенных мифах ЭДО и постараемся их развеять.

Электронные документы или ЭД обладают полной юридической силой, подтвержденной рядом нормативных актов в России. В первую очередь это Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ № 63-ФЗ, который устанавливает, что ЭД, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью и имеет такую же юридическую значимость. При этом ЭД с простой и неквалифицированной ЭП также могут иметь юридическую силу при наличии дополнительных соглашений между сторонами или соответствующих локальных нормативных актов.

Кроме того, к 2025 году многие формы отчетности уже переведены «в цифру». Например, предприниматели обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах), налоговые декларации, а также кадровую отчетность (ЕФС-1) строго в электронном виде с применением КЭП.

Электронная подпись

Что такое КЭП – квалифицированная электронная подпись

Сергей Феоктистов

18.12.2024

18 831

На самом деле электронные документы — будь то счета-фактуры, договоры, УПД, акты и др. — не требуют обязательной печати, если они подписаны КЭП и отправлены контрагентам через ЭДО.

То же касается и документооборота с госорганами. Ведомства (налоговая, Соцфонд и др.) принимают документы в электронном виде и не требуют обязательного бумажного оригинала. А для некоторых форм отчетности законодательно закреплена обязанность сдавать их «в цифре» (например, бухгалтерская отчетность, налоговые декларации и отчетность по персоналу). Такие документы перед отправкой в госорганы проходят проверку сертификатов подписей и форматно-логический контроль, а потому имеют доказательную силу в случае проверок.

Инспекторы ФНС во время налоговых проверок также работают с ЭД в системе, где хранится полная история подписания и передачи, что исключает необходимость печатных копий. Распечатка может понадобиться лишь по особым, редким случаям, например, для внутреннего пользования или по требованию сторонних органов, но это не норма.

Одним из распространенных заблуждений в работе с электронными документами является мнение, что печатная форма — это оригинал, а потому у всех операторов ЭДО она должна быть одинаковой. На самом деле печатная форма — это лишь визуализация ЭД, и каждый оператор может отображать ее по-разному. Различия в расположении штампа ЭП, наличии или отсутствии реквизитов в печатной форме не влияют на юридическую силу самого документа. Оригиналом является именно электронный файл, подписанный КЭП.

Например, при переходе на формат УПД 970, утвержденный ФНС, у разных операторов печатная форма УПД может выглядеть по-разному и не отражать все данные XML-файла. Чтобы проверить, присутствуют ли необходимые реквизиты, нужно обратиться к файлу XML.

Отчетность, бухучет и налоги

ЭДО, УПД и новые правила ФНС: к чему готовиться бухгалтеру в 2025-2026 годах

Феоктистова Екатерина

11.07.2025

9 318

Даже если держать бумажные документы в строгом порядке, все равно есть вероятность их утери. Часто это связано с человеческим фактором: ошиблись и положили папку не на ту полку, случайно оставили файл с бумагами в такси и т.д. Даже в небольших организациях объемы обрабатываемых документов таковы, что для их хранения нужно отдельное помещение под архив. Поэтому в случае форс-мажорных обстоятельств (например, пожара или затопления) множество данных будет просто уничтожено.

При использовании цифрового архива риск потери документов или неправомерных действий с ними сводится к минимуму. Оператор обеспечивает автоматическое сохранение копий входящих и исходящих на своих серверах. Цифровой архив при этом можно организовать как на сервере, так и в облаке. Поскольку данные в архиве четко структурированы, поиск необходимых ЭД не представляет никакой сложности.

Кроме того, информационной безопасности уделяется большое внимание:

все операторы работают по защищенным протоколам;
учетные данные для авторизации в системе размещаются в специальных хранилищах;
в целях авторизации часто используются квалифицированные сертификаты электронной подписи, ключи от которых есть только у их владельцев.

Многие малые компании считают, что внедрение ЭДО — это дополнительная нагрузка и сложности, которые сейчас не нужны. Часто боятся ошибок, непонятных требований и затрат. Однако это заблуждение.

Сегодня работа «в цифре» — стандарт на рынке. Многие крупные компании и сети используют электронный документооборот, и если малый бизнес не подключится вовремя, с ним просто не будут работать. Кроме того, все больше предпринимателей вынуждены применять цифровой формат по требованиям законодательства, например, участники рынка маркируемых товаров.

Поздний переход часто происходит в авральном режиме, с проблемами и стрессом: отсутствие подписи, невозможность отправки документов, нарушение сроков. Подключаясь к ЭДО, малый бизнес экономит время и снижает количество ошибок. Это не лишняя нагрузка, а способ упростить свою работу: сокращение рутинных операций, автоматизация процессов, снижение затрат на бумагу, печать и курьерские услуги. Интеграция с популярными учетными системами делает процесс еще проще и доступнее.

Бизнес

Автоматизация торговли: комплексный подход к решению проблем бизнеса

Сергей Феоктистов

29.08.2025

590

Распространено заблуждение, что электронную почту можно использовать для юридически значимого ЭДО, отправляя сканы документов. На самом деле отсканированный документ с собственноручной подписью (или наложенным факсимиле) не может приравниваться к электронному в ЭДО. Чтобы электронный документ имел полную юридическую силу, он должен быть подписан КЭП и отправлен через оператора.

Также следует помнить, что некоторые электронные документы имеют формализованный формат, например, УПД с включенным в него счетом-фактурой (Приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Такие документы должны быть составлены строго в утвержденном ФНС формате XML.

УПД без счета-фактуры, договоры, акты, счета и другие документы, для которых государство не утвердило обязательный формат, могут быть составлены в произвольной форме, например, в виде PDF-файлов. Но для полноценного цифрового документооборота все равно потребуется КЭП и оператор ЭДО, поскольку только так обеспечивается подлинность, неизменность и законность ЭД.

Отчетность, бухучет и налоги

Электронный УПД: как работать с ним по ЭДО в 2025 году

Феоктистова Екатерина

11.07.2025

4 500

При бумажном документообороте компаниям приходится нести расходы на самые разные нужды: покупать бумагу и канцелярские принадлежности, тратиться на картриджи для принтеров, платить курьерам за доставку.

На оформление, подписание и передачу одного пакета бумаг компания вынуждена тратить в среднем 200-300 рублей. Если посчитать, сколько нужно будет потратить за год, то получится немалая сумма. В то же время сервисы ЭДО предлагают пользователям по-настоящему выгодные условия. Наглядно убедиться в этом можно, ознакомившись с тарифами ЭДО: входящие документы бесплатно, а исходящие — от 2,3 до 7,5 рублей за один документ, в зависимости от объема. При этом в сервисе Доки доступен промотариф — 3 месяца бесплатного пользования, в течение которых новые пользователи могут ознакомиться с полным функционалом сервиса.

В рамках судопроизводства ЭД и доказательства могут быть приняты в арбитражных, гражданских и административных делах при условии, что они соответствуют требованиям к форме, достоверности и целостности. Суд вправе запросить подтверждающую информацию, такую как цепочка подписания, время передачи и условия хранения документа, что служит гарантией его подлинности (ст. 75 АПК, ст. 71 ГПК).

С 1 июля 2025 года на территории РФ действует комплекс законодательных изменений, направленных на активное внедрение ЭДО в судебных процессах и административном делопроизводстве. Участники могут подавать процессуальные документы в цифровом виде через официальные порталы и системы, используя КЭП. Появились механизмы дистанционного участия в судебных заседаниях с помощью видеосвязи, а также официальное признание электронных постановлений, определений и решений суда (Федеральные законы от 07.04.2025 № 59-ФЗ и 60-ФЗ).

При выборе оператора одни организации исходят из того, сколько контрагентов подключены к тому или иному оператору, а другие опираются на собственные предпочтения и привлекательность условий. Значит ли это, что выбор более выгодных условий делает невозможным информационное взаимодействие в рамках ЭДО с теми партнерами, которые подключены к другому оператору?

Вовсе нет. Все операторы взаимодействуют друг с другом благодаря технологии роуминга, что позволяет их пользователям организовать между собой документооборот.

При этом сложность настройки роуминга — еще одно заблуждение. Например, в сервисе Доки роуминг с большинством операторов настраивается путем отправки приглашения, без лишних запросов, заявок и т.д.

Многие пользователи 1С опасаются, что в случае проблем с программой, все ЭД пропадут. Такой страх понятен, особенно тем, кто привык полагаться на физические носители. Но на самом деле документы, оформленные через сервис ЭДО, не зависят от состояния локальной базы 1С или других систем пользователя. Даже при сбоях или потере данных на стороне клиента архив сохраняется у оператора. При необходимости можно восстановить полный архив из облака или сервера оператора, а также выгрузить весь архив за выбранный период на внешний носитель — флешку, диск и т.д.

Такая организация хранения считается надежной и удобной, поскольку сочетает централизованный контроль, возможность быстрого поиска и восстановления, а также защиту от случайной утери или повреждения данных, чего сложно достичь при локальном хранении на рабочем компьютере или в бумажном архиве.

Еще одно популярное заблуждение — переход на ЭДО требует больших кадровых изменений и затягивается из-за долгого обучения сотрудников. На самом деле внедрение ЭДО, особенно на базе решений типа 1С, может проходить быстро и последовательно без необходимости резких перестановок в штатах.

Современные платформы часто адаптированы для удобного использования сотрудниками с разным уровнем компьютерной грамотности. Внедрение обычно производится этапами, например, сначала автоматизируют работу для ключевых подразделений, а затем расширяют использование ЭДО на остальные отделы. Обучение персонала занимает от нескольких часов до нескольких дней и часто осуществляется с помощью готовых инструкций, онлайн-курсов, или поддержки от разработчиков и внедренцев. Быстрое освоение функционала позволяет получать первые результаты уже в первые недели после запуска системы.

Доки

Астрал Подпись

1С-ЭДО

Постоянные изменения в законодательстве вызывают у многих опасения, что работать с ЭДО сложно и ненадежно. На самом деле как раз наоборот, поскольку ответственность за своевременное обновление форматов и соблюдение всех требований лежит на операторах ЭДО. Они должны отслеживать все изменения и своевременно обновлять свои сервисы, чтобы пользователи могли работать с актуальными форматами.

На самом деле многие сервисы ЭДО легко и эффективно интегрируется с учетными системами типа 1С, SAP, Oracle и т.д. Благодаря интеграции пользователи могут работать с электронными документами прямо в привычной учетной системе, без необходимости переключаться между разными программами. Это позволяет быстро отправлять, получать, обрабатывать ЭД и снижает вероятность ошибок за счет автоматического заполнения данных.

Для интеграции используются различные технологии: модули, API, коннекторы и шлюзы, которые позволяют быстро настроить обмен между ЭДО и учетной системой с минимальными затратами и без существенных изменений в рабочих сценариях компании. Например, Доки интегрируется в 1С без оплаты, а установка занимает пару минут. При этом у сервиса есть бесплатный API, благодаря которому интеграция возможна с любой другой информационной системой.

Интеграция обеспечивает сквозные бизнес-процессы: ЭД формируются, согласовываются, подписываются и отправляются через одну платформу. Это сокращает время работы, улучшает контроль за процессами и упрощает ведение учета. Среди преимуществ — возможность настраивать маршруты согласования, массовую обработку данных, распределение задач между сотрудниками и ведение полного цифрового архива.

Часто цифровизация бизнеса сопровождается сомнениями и мифами, которые мешают бизнесу воспринимать его как современный и эффективный инструмент. Однако практика показывает, что преимущества ЭДО очевидны, а мифы не проходят проверку. Таким образом, переход на электронный документооборот — разумный шаг для любого бизнеса, от малого ИП до крупных компаний.

Значительное сокращение времени на обработку и передачу данных — обмен происходит почти мгновенно, что ускоряет бизнес-процессы.
Уменьшение затрат на бумагу, печать, курьерские услуги и хранение физических архивов.
Повышение безопасности данных за счет использования шифрования и КЭП, исключающее возможность подделки и утечки.
Удобство работы в любом месте и в любое время, благодаря доступу через облачные сервисы.
Улучшение контроля и прозрачности делопроизводства — видна вся история прохождения и подписания ЭД.
Интеграция с учетными и бизнес-системами, позволяющая автоматизировать рабочие процессы.
Снижение ошибок и повышение качества документооборота за счет автоматизации и стандартизации.

Как сотрудникам подписывать документы подписью директора?

Сотрудники не могут использовать подпись директора напрямую. Для подписания документов от имени организации они используют собственные КЭП в связке с машиночитаемой доверенностью.

Можно ли вносить изменения в уже подписанные ЭД?

Вносить изменения в подписанные ЭД нельзя. Если обнаружены ошибки, требуется создать новый электронный документ с исправленной информацией и аннулировать старую версию.

Должен ли УПД сразу после отправки отображаться в «Честном ЗНАКе»?

Нет, после отправки УПД его должен подписать покупатель. Когда документ подписан покупателем, его отображение в системе «Честный ЗНАК» может занять некоторое время, так как необходимо прохождение проверки и обработки данных. Это стандартная процедура, и задержки не означают ошибку или проблему с документом.

Дарья Алексеева

29 октября 2025