Минтранс определит, когда транспортную накладную можно оформить на бумаге: проект приказа

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательной для автомобильных грузоперевозок (140-ФЗ от 07.06.2025). Минтранс подготовил проект приказа, который впервые формализует перечень ситуаций, когда бумажная ТрН остается легитимной. Документ планируют ввести в действие одновременно со вступлением в силу требований об обязательной ЭТрН — с 1 сентября 2026 года.

До этой даты перевозчики, грузоотправители и грузополучатели продолжают работать в добровольном режиме: электронный формат доступен, но еще не обязателен. Ниже разбираем, что содержит проект, какие риски несет бумажная ТрН без законного основания после 1 сентября 2026 года и как подготовить документооборот заранее.

Зачем понадобился отдельный приказ об исключениях

Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ создал правовую основу для добровольного использования электронных перевозочных документов через ГИС ЭПД. Обязательность электронного формата закрепил Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внес изменения в Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ): с 1 сентября 2026 года все участники коммерческих грузоперевозок обязаны формировать транспортную накладную в электронном виде, подписывать электронной подписью (УКЭП — для юридических лиц, ПЭП — для водителей, УНЭП ГосКлюч — для физических лиц) и передавать в государственную информационную систему.

Логистика и грузоперевозки

Переход на ЭПД в 2026 году: бизнес и разработчики обсудили подготовку к цифровизации перевозок

Новость

26.02.2026

1 380

Проект (ID 02/08/03-26/00166281) опубликован на федеральном портале проектов нормативных правовых актов regulation.gov.ru и проходит стадию общественного обсуждения. До вступления в силу перечень исключений может быть скорректирован — следите за статусом документа.

С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные запрещены (140-ФЗ от 07.06.2025). Однако полный запрет без исключений невозможен по объективным причинам: часть территорий страны не покрыта устойчивым мобильным интернетом, отдельные категории перевозок регулируются специальными режимами секретности, а сама ГИС ЭПД, как любая информационная система, может быть временно недоступна. Проект приказа Минтранса устанавливает закрытый перечень исключений из общего запрета — случаев, при которых бумажное оформление транспортной накладной и заказа-заявки допустимо после вступления в силу требований об обязательной ЭТрН.

Какие исключения содержит проект

Проект распространяется на оба документа — транспортную накладную и заказ-заявку. Если перевозка попадает в перечень исключений, оба документа оформляются на бумаге. Каждая категория исключений привязана к конкретному основанию: техническому, географическому или режимному.

Перевозки в районах без устойчивого доступа к интернету

Если маршрут проходит через территории, где отсутствует стабильное подключение к сети, участники перевозки не могут передать ЭТрН в ГИС ЭПД в установленные сроки. Проект разрешает оформить накладную на бумаге для таких маршрутов целиком, а не только для отрезка без связи.

Перечень таких территорий предполагается определять на основании данных Минцифры о покрытии сетями связи. Конкретный механизм подтверждения (реестр, карта покрытия, заявительный порядок) в проекте пока описан рамочно. Финальная редакция проекта может содержать уточнение механизма определения территорий без устойчивого интернета.

Воинские перевозки и перевозки для нужд обороны и безопасности

Грузы, связанные с обороной, безопасностью государства и деятельностью воинских формирований, выведены из электронного документооборота по соображениям режима секретности. Передача сведений о маршруте, характере груза и грузополучателе в гражданскую информационную систему для таких перевозок исключена.

К этой же категории проект относит перевозки специальных грузов, требования к документообороту которых установлены отдельными нормативными актами в сфере государственной тайны.

Технические сбои ГИС ЭПД

Проект предусматривает временное основание для бумажного оформления: недоступность самой ГИС ЭПД по причине технического сбоя. Перевозчик вправе оформить бумажную ТрН, если система не функционирует в момент, когда накладную нужно сформировать.

Здесь важен порядок фиксации факта сбоя. Проект предполагает, что оператор ГИС ЭПД публикует уведомления о плановых и внеплановых работах. Перевозчику стоит сохранять скриншоты или логи, подтверждающие недоступность системы в конкретную дату и время, поскольку при проверке именно на перевозчике лежит бремя доказывания правомерности использования бумажного документа.

Сроки: что действует сейчас и когда заработает приказ

До 1 сентября 2026 года электронный формат остается добровольным, поэтому бумажная ТрН формально допустима. Однако после 1 сентября 2026 года, если приказ об исключениях не будет принят одновременно с вступлением в силу требований об обязательной ЭТрН, возникнет правовая неопределенность для перевозчиков, работающих в удаленных районах или с грузами, подпадающими под режимные ограничения.

Штрафы за бумажную ТрН без законного основания

Оформление бумажной транспортной накладной вместо электронной без попадания в перечень исключений квалифицируется как нарушение порядка оформления перевозочных документов.

Конкретные размеры штрафов определяются КоАП РФ. Штрафы варьируются от нескольких тысяч рублей для водителей и должностных лиц до сотен тысяч рублей для юридических лиц. Точные суммы и применимые статьи КоАП уточняйте в актуальной редакции кодекса на дату перевозки на consultant.ru или garant.ru.

Помимо административного штрафа, бумажная ТрН, оформленная без законного основания, создает налоговые риски. Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку для целей налога на прибыль и служит одним из документов для вычета НДС. Если налоговая при проверке установит, что бумажный документ оформлен в нарушение порядка, расходы могут быть исключены из базы, а вычет по НДС отклонен.

Как доказать правомерность бумажной ТрН

Если перевозчик попал в одну из категорий исключений (после вступления приказа в силу), ему нужно подготовить доказательную базу заранее, а не в момент проверки.

Для перевозок в районах без интернета подтверждением служат данные о маршруте (путевой лист, данные ГЛОНАСС/GPS-трекера) в сопоставлении с картой покрытия сетями связи. Для случаев технического сбоя ГИС ЭПД подойдут скриншоты страницы системы с ошибкой, уведомления оператора о проведении технических работ, переписка со службой поддержки с фиксацией даты и времени обращения.

Для перевозок в интересах обороны и безопасности порядок документального подтверждения определяется отдельными ведомственными актами, и раскрывать его в рамках стандартной налоговой проверки перевозчик не должен.

Как подготовиться к 1 сентября 2026 года

До 1 сентября 2026 года электронный формат ЭТрН остается добровольным. Задача бизнеса — использовать оставшееся время для подключения к ГИС ЭПД, тестирования процессов и минимизации зависимости от бумажного документооборота, чтобы к моменту вступления требований в силу быть полностью готовыми.

Конкретные шаги зависят от масштаба перевозок и географии маршрутов.

Продукты по направлению

1С-ЭПД

Астрал Подпись

1С:Бухгалтерия 8

Компании с маршрутами в зонах устойчивого покрытия интернетом могут уже сейчас полностью перейти на ЭТрН. Для этого нужно подключиться к ГИС ЭПД через одного из аккредитованных операторов ИС ЭПД, настроить интеграцию с учетной системой (бухгалтерской программой, ERP) и обеспечить водителей устройствами с доступом к системе или организовать подписание через диспетчерскую.

Компании, чьи маршруты частично проходят через территории без связи, могут вести параллельный учет: электронная накладная формируется для маршрутов с покрытием, бумажная — с обязательной фиксацией причины — для маршрутов без покрытия. Каждый бумажный документ стоит сопровождать внутренней служебной запиской, в которой указаны маршрут, причина невозможности электронного оформления и подтверждающие документы.

Отдельная задача для бухгалтерии: обеспечить, чтобы бумажные ТрН содержали все обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, в действующей редакции). Неполная бумажная накладная не только не подтверждает расходы, но и усиливает подозрения контролеров в том, что электронный формат был проигнорирован намеренно.

Коротко о главном

Проект приказа Минтранса впервые создает закрытый перечень ситуаций, в которых бумажная транспортная накладная остается законной после перехода на обязательную ЭТрН с 1 сентября 2026 года. Три ключевые категории исключений: отсутствие интернета на маршруте, перевозки для нужд обороны и безопасности, технические сбои ГИС ЭПД.

До 1 сентября 2026 года электронный формат остается добровольным. Используйте оставшееся время для подключения к ГИС ЭПД, тестирования процессов и подготовки инфраструктуры. Фиксируйте маршруты без покрытия интернетом и отрабатывайте процедуры на случай сбоев ГИС ЭПД — эти навыки потребуются после вступления приказа в силу.

Примечание: помимо ЭТрН, с 1 сентября 2026 года обязательным становится электронный путевой лист (ЭПЛ) для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции (140-ФЗ). Для остальных категорий грузов ЭПЛ остается добровольным. Распространяются ли исключения проекта приказа Минтранса на ЭПЛ — в текущей редакции проекта не уточняется; следите за финальной версией документа.

После вступления приказа в силу каждая бумажная ТрН должна попадать в одну из категорий исключений. Все, что за пределами перечня, квалифицируется как нарушение и влечет административные штрафы и налоговые последствия в виде отказа в принятии расходов и вычете НДС.