Что такое облачный документооборот: безопасность и преимущества обмена данными через облако | astral.ru
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Организация облачного документооборота — ЭДО через оператора, осуществляющего обмен и хранение документов с помощью «облака», — обеспечивает быструю передачу электронных документов контрагентам или госорганам, а также внутри компании. Расскажем, какие существуют виды систем электронного документооборота (СЭД), помимо облачных, и чем выгодна передача документов именно через «облако».

Облачный ЭДО, как вариант электронного документооборота через специальную СЭД, пришёл на смену бумажному документообороту в связи с развитием информационных технологий. Он перенёс всю работу с документацией в электронный формат. Электронный документооборот позволяет оптимизировать рабочие процессы, связанные с документами.

Все крупные организации осуществляют обмен документами через ЭДО, поскольку электронный документооборот обладает рядом преимуществ в сравнении с бумажным.

Основные преимущества электронного документооборота, в том числе облачного:

  • сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
  • возможность редактирования документов и доступ к их истории;
  • прозрачность работы сотрудников;
  • автоматический поиск файлов;
  • работа с готовыми стандартными формами;
  • классификация документов по разным критериям;
  • минимальный риск потери или порчи файлов.

Юридическая значимость документам придаётся с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи.

Отличный пример облачного решения на базе «1С:Предприятие» — это «1С:Fresh». Пользователи могут приобрести 1С: Фреш в тарифе «Базовый» или «ПРОФ» и получить доступ к ведению бухгалтерского и кадрового учёта, а также к возможности обмена электронными документами.

Обмен документами в виде электронных файлов осуществляется через систему оператора ЭДО. СЭД может быть локальным (on-premise) или облачным.

Локальные системы устанавливаются на устройствах компании. Их сильные стороны — скорость доступа, безопасность и возможность индивидуальной настройки.

Облачные системы документооборота представлены в виде интернет-сервиса. Облачный обмен файлами (документами) как вариант ЭДО отличается экономичностью, скоростью внедрения и масштабируемостью. О том, как реализован сервис в «облаке» и в чём преимущества такой системы, расскажем отдельно.

Облачные СЭД — современные системы электронного документооборота, представленные в формате интернет-сервиса, позволяющие осуществлять обмен и хранение файлов с электронными документами без установки специального ПО на компьютер. Облачные системы достаточно гибкие: их можно использовать на разных устройствах и выбирать планы подписок под свои нужды.

В начале широкого распространения электронного документооборота в РФ обмен файлами с электронными документами осуществлялся через локальные системы ЭДО, требовавшие установки на ПК. С появлением онлайн-сервисов, позволяющих работать с электронными файлами в «облаке», с каждым годом всё большее число организаций и предпринимателей переходили на облачные СЭД ввиду их немаловажных преимуществ — удобства и возможности сэкономить.

Типовые облачные решения системы электронного документооборота (СЭД) распространяются по системе SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как сервис. Это значит, что поставщик разрабатывает и управляет интернет-сервисом, предоставляя заказчикам доступ.

Работа с файлами в «облаке» обладает рядом преимуществ. Главное из них — экономическая эффективность. Ей способствуют следующие особенности облачных систем:

Доступные предложения. В связи с количественным и качественным ростом дата-центров, а также конкуренции в отрасли, поставщики предлагают широкий выбор тарифов работы с облачными СЭД.

Сокращение вложений. За счёт уменьшения расходов на ИТ-специалистов, оборудование, программное обеспечение и электричество, выбор облачных СЭД целесообразен для организаций и предпринимателей.

Уменьшение рисков. Одно из важнейших преимуществ работы в «облаке». Выбрав облачную СЭД, заказчик не покупает систему, а арендует её. По этой причине он всегда может отказаться от одной системы и выбрать другую без серьёзных финансовых потерь.

Быстрый старт. Облачные СЭД обычно предлагают линейку тарифов от простых до профессиональных. Каждый тариф «упакован» и готов к работе, то есть система сразу предлагает нужную функциональность без тонкой настройки каждого элемента.

Простая настройка. Системы SaaS заточена под широкую аудиторию. Это значит, что практически любой человек может справиться с настройкой системы, что также является значительным преимуществом работы в «облаке».

Система Доки отвечает всем критериям качества: простой интерфейс, доступ с любого устройства, автоматическая синхронизация с сервисом, роуминг электронного документооборота (ЭДО). Кроме того, сервис предоставляет возможность работать с маркировкой, что особенно актуально, учитывая постепенное введение маркировки для различных групп товаров.

Безопасность обмена документами — важный критерий при выборе СЭД. Многие компании не переходят на облачные системы по причине жёстких требований к безопасности. Но так ли опасен в плане хранения документов «облачный документооборот»?

Типовые облачные системы используют дата-центры, поэтому все данные хранятся в них, а не локально у заказчика. Доступ к документам предоставляется через интерфейс интернет-сервиса.

Поставщики систем в «облаке» и владельцы дата-центров гарантируют безопасность документооборота, благодаря шифрованию данных и защите от их потери. Поставщик заключает с заказчиком соглашение об уровне обслуживания, частью которого является безопасность работы в предложенном сервисе.

В большинстве случаев вероятность выхода из строя техники, расположенной в дата-центре, значительно ниже, нежели у техники, расположенной в офисе или дома. Такое оборудование защищено от скачков напряжения, внешнего воздействия и перегрева. Если всё же случается непредвиденный случай, то данные всё равно защищены, так как на них установлены системы автоматического копирования.

Доступ к данным имеют только владельцы аккаунтов, и единственной причиной их утечки являются простые логины и пароли, незащищённое соединение и подключение к сервису с неизвестных устройств.

Таким образом, при обмене документами через сервис в «облаке» обеспечивается их сохранность и конфиденциальность.

Облачная система электронного документооборота постепенно вытесняет локальный вариант ввиду экономической выгоды, что является одним из важнейших преимуществ, а также удобства использования. Подключение такой системы позволяет осуществлять документооборот в виде передачи электронных файлов через «облако» сразу же, не требуя никакого обучения. Облачная система электронного документооборота постепенно вытесняет локальный вариант ввиду экономической выгоды, что является одним из важнейших преимуществ, а также удобства использования. Подключение такой системы позволяет осуществлять документооборот в виде передачи электронных файлов через «облако» сразу же, не требуя никакого обучения.

Автор Андрей Снаговский

Андрей Снаговский

21 февраля 2023
7813
Читайте по теме
Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle
Получите электронную подпись для работы на госпорталах, для участия в торгах и ЭДО

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

Евгения Мемрук
Практикующий бухгалтер, руководитель аутсорсинговой компании и онлайн-школы «Бизнес и налоги», блогер и преподаватель
Чтобы увидеть больше наших решений, загляните в каталог
Перейти
Подключите Доки и получите 5 МЧД
бесплатно
или со скидкой
Только до 31 августа для новых клиентов Доки
Перейти
Подключите Доки и получите 5 МЧД
бесплатно
или со скидкой
Только до 31 августа для новых клиентов Доки
Перейти
autohello-finger