Обязательные электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: полный разбор нормативной базы

До перехода на обязательные ЭПД осталось пять месяцев. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ закрепил: с 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские документы, а также авиа и железнодорожные накладные при грузоперевозках оформляются в электронном виде и передаются в ГИС ЭПД. Бумажный формат допускается только в исключительных случаях, перечень которых определяет Минтранс.

Цифровизация отрасли идет поэтапно в рамках платформы «ГосЛог»:

Ниже собрана вся нормативка по каждому из этапов: от перечня обязательных документов по видам транспорта до порядка действий при технических сбоях и нештатных ситуациях в процессе перевозки. В конце каждого раздела, где подзаконные акты еще не приняты, приведена таблица статусов НПА.

Реестр экспедиторов: дедлайн 30 апреля 2026 года

Первый этап цифровизации уже наступил. С 1 марта 2026 года оказание транспортно-экспедиционных услуг без включения в реестр экспедиторов незаконно.

Кто обязан зарегистрироваться

Реестр касается компаний и ИП, которые организуют перевозку грузов по договору транспортно-экспедиционных услуг (ТЭУ). Ключевой признак: бизнес выступает посредником между грузовладельцем и перевозчиком, оформляя отношения как экспедирование. Экспедитор при этом не обязан быть перевозчиком — он может привлекать третьих лиц.

Чистые перевозчики, работающие только по договору перевозки без экспедиционной составляющей, в реестр экспедиторов не включаются. Для них предусмотрен отдельный реестр перевозчиков с 1 марта 2027 года (см. раздел ниже).

Сроки и порядок регистрации

Нормативное основание: ст. 1 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 14.02.2026 № 139 (утверждение платформы «ГосЛог»).

Экспедиторы, работавшие до 1 марта 2026 года, обязаны подать уведомление о включении в реестр до 30 апреля 2026 года (60 календарных дней с даты вступления нормы в силу).

Новым экспедиторам, начинающим деятельность после 1 марта 2026 года, необходимо будет войти в реестр до заключения первого договора на оказание услуг.

Форма уведомления утверждена Постановлением Правительства РФ № 173. Уполномоченный орган, принимающий уведомления и ведущий реестр, — Федеральная служба по надзору в сфере транспорта (Ространснадзор) (п. 2 ПП РФ от 20.02.2026 № 173). Уведомление подается через портал Госуслуги. Реестр размещается на платформе «ГосЛог» (НЦТЛП «ГосЛог»). В период поэтапного развертывания платформы «ГосЛог» реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности доступен на сайте Минтранса России.

Логистика и грузоперевозки

Реестр экспедиторов: новые требования с 1 марта

Новость

20.02.2026

5 626

Дополнительные обязанности экспедиторов по содействию ОРД

Помимо регистрации в реестре, ФЗ от 31.07.2025 № 281-ФЗ возлагает на экспедиторов три постоянные обязанности в сфере оперативно-разыскной деятельности (новые ч. 5, 7, 8 ст. 11.14.3 КоАП РФ):

За нарушение каждой из этих обязанностей предусмотрен оборотный штраф (см. таблицу «Блок В» в разделе «Штрафы» ниже). Соблюдение требований ОРД — самостоятельное направление комплаенса, не связанное напрямую с подачей уведомления в реестр.

Риски при работе с незарегистрированным экспедитором

Использование услуг экспедитора, не включенного в реестр, создает следующие риски.

Налоговые. ФНС вправе поставить под сомнение экономическую обоснованность расходов на экспедиторские услуги и отказать в их признании при налогообложении.

Договорные. При нарушении сроков перевозки или утрате груза привлечение незарегистрированного экспедитора к ответственности будет затруднено.

Рекомендуем запрашивать у экспедитора выписку из Реестра уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности с сайта или посмотреть самостоятельно на сайте Минтранса.

Таблица статусов НПА по реестру экспедиторов (на 31.03.2026)

Какие документы переходят в электронный вид по ФЗ № 140-ФЗ

Закон № 140-ФЗ внес изменения одновременно в несколько отраслевых актов: Устав автомобильного транспорта (ФЗ № 259-ФЗ), закон о транспортно-экспедиционной деятельности (ФЗ № 87-ФЗ), Воздушный кодекс и Устав железнодорожного транспорта. С 1 сентября 2026 года в обязательном электронном формате оформляются:

Логистика и грузоперевозки

Императив ЭПД 2026: полный гид по подготовке. Разбор инсайтов от экспертов отрасли

Феоктистова Екатерина

11.06.2025

12 171

Каждый документ формируется в формате XML, состоит из нескольких «титулов» (этапов подписания разными участниками перевозки) и передается в ГИС ЭПД через оператора, аккредитованного Минтрансом.

Автомобильные перевозки: транспортная накладная и заказ-заявка

Автомобильный транспорт затронут наиболее полно: с 1 сентября 2026 года в электронный вид переходят и транспортная накладная (ЭТрН), и заказ-заявка на перевозку.

Структура ЭТрН: титулы и стороны

ЭТрН — это не единый файл, а комплекс из 8 XML-титулов, каждый из которых подписывается отдельным участником перевозки:

Логистика и грузоперевозки

Форматы ЭПД в 2026 году

Дарья Алексеева

15.09.2025

7 418

Титулы Т1–Т4 обязательны для каждой перевозки. Т5–Т6 заполняются, если стороны используют ЭТрН как первичный учетный документ для подтверждения расходов (ст. 252 НК РФ). Т7 и Т8 формируются при изменении условий перевозки в пути.

Все титулы связаны уникальным идентификатором перевозки и хранятся в ГИС ЭПД.

Электронная заказ-заявка (ЭЗЗ)

Наряду с ЭТрН, с 1 сентября 2026 года обязательна электронная заказ-заявка на перевозку грузов. ЭЗЗ оформляется на каждую перевозку с каждым перевозчиком и является отдельным документом. Без ЭЗЗ перевозка не считается надлежащим образом оформленной.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист — отдельный документ, не входящий в перечень обязательных ЭПД по ФЗ № 140-ФЗ для всех перевозок. С 1 сентября 2026 года ЭПЛ обязателен только для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции (на основании ФЗ от 03.04.2023 № 108-ФЗ). Для остальных перевозок ЭПЛ остается добровольным, однако его использование рекомендуется: ЭПЛ фиксирует медосмотр, техконтроль и пробег ТС, что важно для подтверждения расходов.

Структура ЭПЛ состоит из 6 XML-титулов и передается в ГИС ЭПД через аккредитованного оператора:

Таблица статусов НПА по автомобильным перевозкам (на 31.03.2026)

Авиационные перевозки: электронная грузовая накладная

Нормативное основание: поправки в Воздушный кодекс РФ, внесенные ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

С 1 сентября 2026 года грузовые авиационные накладные оформляются в электронном виде и передаются в ГИС ЭПД через оператора, аккредитованного Минтрансом.

Специфика авиаперевозок

Международные рейсы. ФЗ № 140-ФЗ регулирует перевозки по территории РФ. На международных маршрутах продолжают применяться стандарты IATA (электронная авиагрузовая накладная e-AWB по стандарту IATA Cargo-XML). Для внутрироссийского участка международной авиаперевозки электронный формат применяется в общем порядке.

Экспедиторские документы при авиаперевозках также переходят в электронный вид по ФЗ № 87-ФЗ (в ред. ФЗ № 140-ФЗ), поскольку экспедиторские документы охватывают все виды транспорта.

Таблица статусов НПА по авиационным перевозкам (на 31.03.2026)

Железнодорожные перевозки: электронная накладная

Нормативное основание:поправки в Устав железнодорожного транспорта РФ (ФЗ № 18-ФЗ), внесенные ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

С 1 сентября 2026 года железнодорожные накладные оформляются в электронном виде и передаются в ГИС ЭПД. При этом ОАО «РЖД» уже длительное время эксплуатирует собственную систему электронного документооборота (ЭТРАН). Вопрос взаимодействия ЭТРАН и ГИС ЭПД является ключевым для участников рынка ж/д перевозок.

Специфика железнодорожных перевозок

Взаимодействие ЭТРАН и ГИС ЭПД. Порядок интеграции двух систем и передачи данных прорабатывается на уровне Минтранса и ОАО «РЖД»; соглашение на 31.03.2026 не подписано.

Международные перевозки по ж/д. В рамках ЕАЭС действует Соглашение о применении в ЕАЭС накладной ЦИМ/СМГС. Единого обязательного стандарта электронных накладных для трансграничных ж/д перевозок в ЕАЭС на март 2026 года нет; вопрос взаимного признания ЭПД прорабатывается на уровне Евразийской экономической комиссии.

Экспедиторские документы при ж/д перевозках переходят в электронный вид по ФЗ № 87-ФЗ (в ред. ФЗ № 140-ФЗ).

Таблица статусов НПА по железнодорожным перевозкам (на 31.03.2026)

Экспедиторские документы: универсальный электронный формат

Поправки в ФЗ № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», внесенные ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ, затрагивают все виды транспорта. С 1 сентября 2026 года в электронный вид переходят три документа:

Поручение экспедитору — задание грузовладельца экспедитору с описанием условий перевозки.

Экспедиторская расписка — подтверждение принятия груза экспедитором.

Складская расписка — подтверждение принятия груза на склад экспедитора.

Все три документа передаются в ГИС ЭПД вне зависимости от вида транспорта, которым организована перевозка. Это означает, что экспедитор, организующий, например, мультимодальную перевозку (авто + ж/д), обязан оформить электронные экспедиторские документы в ГИС ЭПД, а также отдельно — электронные транспортные накладные по каждому виду транспорта.

Когда бумага все еще допускается

Закон № 140-ФЗ предусматривает, что Минтранс определяет перечень исключений, при которых бумажный формат остается допустимым. На 31 марта 2026 года финальный перечень исключений официально не утвержден. По проектам нормативных актов и публичным выступлениям представителей Минтранса ожидаются следующие категории исключений:

Конкретный перечень и порядок подтверждения права на бумажное оформление

Минтранс России разработал проект приказа «Об определении случаев, при которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе». По состоянию на 01.04.2026 документ проходит публичное обсуждение; после подписания он вступит в силу одновременно с основным требованием — с 1 сентября 2026 года и будет действовать до 1 сентября 2032 года.

Согласно проекту, бумажный формат сохраняется в следующих случаях:

На кого требование не распространяется

Физические лица для личных нужд. Если гражданин перевозит собственное имущество без договора перевозки или экспедирования, требования ФЗ № 140-ФЗ на него не распространяются.

Международные перевозки (трансграничный участок). ФЗ № 140-ФЗ регулирует перевозки по территории Российской Федерации. Для международных перевозок на трансграничном участке действуют нормы CMR (автомобильный), AWB / e-AWB (авиационный), накладная ЦИМ/СМГС (железнодорожный) и двусторонние соглашения. На внутрироссийском «плече» международной перевозки электронный формат применяется в общем порядке.

Отдельный срок для алкогольной продукции

Для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции электронные сопроводительные документы (включая ЭПЛ) обязательны с 1 сентября 2026 года. Нормативное основание — ФЗ от 03.04.2023 № 108-ФЗ (электронные сопроводительные документы для алкоголя) и ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ (обязательные ЭПД). Алкоголь — единственная категория грузов, для которой ЭПЛ обязателен.

Подключение к ГИС ЭПД: пошаговый порядок

ГИС ЭПД запущена Минтрансом 1 сентября 2022 года. Участники перевозок взаимодействуют с системой через аккредитованных операторов ИС ЭПД. На начало 2026 года в ГИС ЭПД оформлено свыше 30 миллионов электронных документов, ежемесячный объем достиг 1,7 миллиона.

Шаг 1. Определить роль компании в перевозке

Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор. От роли зависит, какие титулы ЭПД подписывает компания.

Шаг 2. Выбрать оператора ИС ЭПД

На март 2026 года Минтрансом аккредитовано 12 операторов ИС ЭПД (актуальный реестр — на сайте Минтранса). При выборе оператора учитывайте:

Шаг 3. Заключить договор и настроить интеграцию

Для компаний на 1С интеграция с ГИС ЭПД уже встроена: поддерживаются конфигурации «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Бухгалтерия предприятия» — дополнительных модулей устанавливать не нужно.

Шаг 4. Обеспечить электронные подписи участникам

Подробнее — в следующем разделе.

Электронная подпись и МЧД для водителей

Какая подпись нужна для ЭПД

Тип электронной подписи зависит от роли участника перевозки:

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

С 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов КЭП от имени организации сотрудником (не руководителем) требуется МЧД. Это актуально для всех участников транспортного документооборота.

Руководитель формирует МЧД в информационной системе (через оператора ЭДО, ФНС или учетную систему). В доверенности указываются: данные доверителя, данные сотрудника, перечень полномочий (перечень полномочий для подписания ЭПД в процессе формирования), срок действия. МЧД подписывается УКЭП руководителя и публикуется в распределенном реестре ФНС. При подписании титула ЭПД оператор автоматически проверяет наличие и действительность МЧД.

Дорожный контроль и штрафы

Как ГИБДД и Ространснадзор проверяют ЭПД

При дорожной проверке инспектор получает данные о грузе и документах через Портал ЭПД ГИС. Водителю не нужно возить распечатки: достаточно, чтобы ЭПД был сформирован, подписан и передан в ГИС ЭПД до начала перевозки. Инспектор идентифицирует перевозку по номеру ТС или QR-коду из приложения оператора.

Штрафы за нарушения с ЭПД

На 31 марта 2026 года действует следующая система административной ответственности.

Штрафы для экспедиторов (ст. 11.14.3 КоАП РФ)

Блок А — Работа без включения в реестр экспедиторов (ч. 3–4)

Блок Б — Непроверка достоверности документов о свойствах груза (ч. 10)

Блок В — Оборотные штрафы за нарушение ОРД-обязанностей (ч. 5–9)

Санкция для ИП и юридических лиц: от 0,1 % до 0,3 % годовой выручки, минимум 500 000 руб.; при повторном — от 1 % до 3 %, минимум 1 000 000 руб.

Штрафы для перевозчиков

Отсутствие транспортной накладной (в любом формате) лишает грузоотправителя и перевозчика возможности подтвердить расходы на перевозку для целей налога на прибыль и обосновать вычет НДС. Для ФНС электронная транспортная накладная, подписанная УКЭП и переданная в ГИС ЭПД, является полноценным первичным документом.

Реестр перевозчиков: с 1 марта 2027 года

Третий этап цифровизации введен Федеральным законом от 29.12.2025 № 520-ФЗ. С 1 марта 2027 года на платформе «ГосЛог» запускается реестр перевозчиков.

Кого касается: юридические лица и ИП, которые перевозят грузы по договору перевозки и используют грузовой транспорт разрешенной максимальной массой от 3,5 тонн.

Таблица статусов НПА по реестру перевозчиков (на 31.03.2026)

ЭПД в налоговом учете

Электронная транспортная накладная, подписанная УКЭП, имеет юридическую силу, равную бумажному оригиналу (ст. 6 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Вычет НДС. Транспортная накладная не входит в перечень обязательных документов для вычета НДС, но при камеральной проверке ФНС вправе запросить подтверждение реальности перевозки — ЭТрН из ГИС ЭПД служит таким подтверждением.

Подтверждение расходов по налогу на прибыль. ЭТрН, подписанная УКЭП, является надлежащим первичным документом по ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и подтверждает расходы по ст. 252, 254, 264 НК РФ.

Налоговые риски при работе с незарегистрированным экспедитором. Если экспедитор не включен в реестр, ФНС вправе поставить под сомнение экономическую обоснованность расходов на его услуги.

Требования к хранению ЭПД

ЭПД хранятся на трех уровнях:

Минимальный срок хранения — 5 лет (ст. 29 ФЗ № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Рекомендуется хранить копии ЭПД в собственной учетной системе — зависимость только от ГИС ЭПД и оператора создает риски при смене оператора или технических сбоях.

Нештатные ситуации: сбой ГИС и исправление ошибок

Если ГИС ЭПД недоступна

ПП РФ от 21.05.2022 № 931 предусматривает ситуации технической недоступности системы: оператор ИС ЭПД фиксирует факт недоступности и обеспечивает передачу документов после восстановления. Конкретный порядок действий при длительном сбое уточняется — разъяснение Минтранса ожидается.

Как исправить ошибку в ЭПД

Удалить или аннулировать документ из ГИС ЭПД невозможно. Исправление после подписания — это не редактирование, а создание исправленного титула; при ошибке в ключевом поле потребуется оформить новую ЭТрН.

Сводная таблица статусов НПА (на 31.03.2026)

Таблица обновляется по мере принятия актов. Следите за обновлениями на сайте Минтранса.

Что сделать до 1 сентября 2026 года

Если вы — экспедитор: до 30 апреля 2026 года подайте уведомление о включении в реестр экспедиторов на сайте Минтранса. Это требование уже действует.

Если вы — перевозчик автомобильным транспортом: выберите оператора ИС ЭПД, настройте интеграцию с учетной системой, заблаговременно уточните у оператора, какой интерфейс предусмотрен для водителей и какие устройства для этого потребуются, оформите МЧД для логистов и диспетчеров, проведите пилотные перевозки с ключевыми контрагентами.

Если вы — участник авиа- или ж/д перевозок: форматы электронной железнодорожной и авиационной накладных пока не утверждены — ФНС признала задержку на отраслевой конференции в феврале 2026 года, однако подтвердила: отсрочки перехода не будет, дата 1 сентября 2026 года остается финальной. Следите за публикациями на сайтах ФНС и Минтранса — форматы ожидаются в ближайшие месяцы.

Всем участникам рынка: уведомите контрагентов о необходимости подключения к ГИС ЭПД, включите соответствующие требования в договоры, отслеживайте принятие перечня исключений Минтранса и законопроекта о штрафах за неиспользование ЭПД.