Переход на МЧД: топ вопросов про то, как перейти и использовать МЧД

Переход на МЧД: топ вопросов про то, как перейти и использовать МЧД

Переход на МЧД требует тщательного планирования, чтобы эффективное использование электронных доверенностей не вызвало проблем в бизнес-процессах. Машиночитаемая доверенность стала неотъемлемой частью работы с электронными документами для многих организаций. Чтобы использовать этот инструмент эффективно, важно понимать требования к машиночитаемой доверенности и применять ее в соответствии с законодательством.

В статье ответим на ключевые вопросы о переходе, использовании, хранении, передаче и проверке действительных МЧД в 2025 году.

Что такое машиночитаемая доверенность и кому она нужна

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ в XML-формате, который автоматически распознается информационными системами и содержит данные о доверителе, представителе и полномочиях.

Такая доверенность нужна уполномоченным лицам, которые подписывают документы электронной подписью физлица за ИП или организацию. Доверенным лицом может быть бухгалтер, ответственный сотрудник или работник сторонней компании, которая предоставляет такие услуги. Представитель не сможет без МЧД оформлять отчетность, участвовать в закупках или взаимодействовать с госорганами.

Какие законы регулируют переход на МЧД

Переход на машиночитаемую доверенность регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Статьи 17.2 и 17.3 описывают применение этого документа, включая передоверие.

Дополнительно действуют приказы Минцифры России, такие как:

Использование МЧД также регулирует Гражданский кодекс РФ.

Обязательно ли нужно переходить на МЧД

Да, для тех, кто подписывает документы или осуществляет юридически значимые действия от имени ИП или юридического лица. Переход на МЧД обязателен для всех, кто работает в ЭДО. Если доверенное лицо организации не будет использовать машиночитаемую доверенность, возникнут проблемы с подачей отчетов и контрактами.

Требования к МЧД включают выбор правильного формата и полномочий из справочника. Без правильного оформления доверенности документы будут признаны недействительными.

МЧД: ключевые даты и требования

С 1 сентября 2024 года МЧД стала обязательной для всех уполномоченных лиц. Ранее срок обязательного использования несколько раз переносили из-за неготовности бизнеса, и можно было использовать электронную подпись работника с реквизитами юрлица без МЧД. Теперь машиночитаемая доверенность подписывается КЭП доверителя, а используется вместе с КЭП физического лица представителя.

Для подписи цифровых документов рекомендуем квалифицированные электронные подписи от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физических лиц. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

Как перейти на работу с МЧД

Получите сертификат КЭП руководителя в удостоверяющем центре ФНС, если у вас его еще нет.

• Сообщите представителю, которому будут делегированы полномочия, о необходимости получения сертификата КЭП физического лица.
• Выберите информационную систему.
• Определите круг полномочий, заполните форму МЧД с соответствующими правами.
• Подпишите и зарегистрируйте в распределенном реестре доверенность ФНС.
• Обеспечьте уполномоченным сотрудникам доступ к сервисам, таким как ФНС, Госуслуги, ФТС, Честный знак, Федресурс, ЦБ и т.д. Если у них уже есть доступ, скорректируйте настройки с учётом перехода на использование КЭП физлица совместно с МЧД.

Использовать МЧД сотрудник может только после регистрации доверенности в ЦПРР.

Для автоматизации процессов воспользуйтесь специальным сервисом, например, Астрал Доверенность. Решение позволяет подгрузить МЧД, созданную в других информационных системах, для отслеживания.

Переход на МЧД упрощает работу, но требует обучения сотрудников. Использование электронной доверенности начинается с выбора формата, например, 003 для универсального применения.

Как работать сотрудникам с электронной подписью при переходе на МЧД

Сотрудники получают КЭП физлица и действуют на основании переданных полномочий. На имя сотрудника выпускают МЧД, которая подтверждает его права. Только таким образом он сможет действовать от имени организации. Машиночитаемая доверенность прикладывается при каждом подписании документов от имени компании или предпринимателя.

Сертификат КЭП физлица можно получить только в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Министерства цифрового развития. Их список ограничен. Перечень действующих аккредитованных УЦ можно посмотреть на сайте Минцифры. Сертификат с ключами записывается на специальный ключевой носитель — USB-токен. Пользоваться им вправе только владелец подписи, чьи данные указаны в сертификате.

Какие есть риски и последствия, если не перейти на МЧД

Машиночитаемая доверенность обязательна для представителей, и игнорирование приводит к простою бизнеса. МЧД — это подтверждение того, что вы действуете от имени ИП или юрлица, и без нее подписанные вами документы будут недействительны. Такой подход влечёт за собой серьёзные риски и последствия для бизнеса:

• Невозможность отправки отчётности
• Отправка отчётности в государственные органы, а также подписание электронных документов уполномоченным представителем без МЧД невозможна.
• Штрафы и санкции
• Нарушение законодательства о переходе на МЧД приводит к штрафам до 300 тыс. руб., приостановке деятельности и другим негативным последствиям.
• Затруднения в работе с государственными сервисами
• Доступ к госпорталам и сервисам, таким как Госуслуги, ФТС, Честный знак и т.д., ограничен для представителей, не использующих МЧД.
• Невозможность заключения договоров и участия в тендерах
• Отсутствие МЧД становится препятствием для заключения государственных контрактов и участия в тендерах
• Потеря репутации
• Несоблюдение законодательных требований отрицательно влияют на репутацию организации и доверия к ней.
• Сложности с внутренними процессами
• Переход на МЧД требует изменения внутренних процессов и документооборота.
• Отсутствие готовности к этим изменениям может привести к задержкам в работе и снижению эффективности бизнеса.
• Проблемы с доступом к информации
• Отсутствие МЧД может препятствовать доступу к важной информации в государственных системах.
• Задержки в осуществлении деятельности
• Задержки в работе и невыполнение обязательств перед клиентами и партнёрами.

Использование МЧД: как правильно применять

Использование МЧД подразумевает выбор полномочий и формата для конкретных задач.

Оформление МЧД осуществляется согласно утверждённому формату. В нём указывают полномочия, которыми наделяют доверенное лицо. В основном, применяется формат 003. Для сдачи налоговой отчетности — формат 5.03, но не во всех системах. МЧД для Росреестра заверяется только нотариусом. Перечень полномочий можно посмотреть в специальном справочнике.

Машиночитаемая доверенность заверяется электронной подписью руководителя организации, индивидуальным предпринимателем или нотариусом. Далее документ сохраняют в информационной системе. Ей может быть аккредитованный УЦ, оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС, собственная или государственная ИС. После этого данные о доверенности появляются в Едином блокчейн-хранилище. Регистрация МЧД осуществляется в налоговой. Проверить её можно в Распределённом реестре ФНС России.

Где используют МЧД

МЧД применяют в электронном документообороте, госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, сдаче отчетности в ФНС, СФР, взаимодействии с банками. Где используют МЧД — везде, где требуется электронная подпись от имени организации. Это упрощает процессы для ИП и компаний.

в ЭДО, закупках, отчетности в ФНС, СФР и т.п. Учет МЧД ведется в реестре ФНС, а передача МЧД осуществляется через XML-файл. Действительные МЧД отображаются как «Действует» в проверке.

Учет МЧД

Учет МЧД ведется в распределенном реестре ФНС, где хранятся все данные. Организации должны мониторить статусы, чтобы использовать и проверять доверенность. Учет включает регистрацию и отзыв при необходимости.

Передача МЧД

Передача МЧД осуществляется путем отправки XML-файла контрагенту или загрузки в систему. Это обеспечивает прозрачность и позволяет применять доверенность в совместных проектах.

Действительные МЧД

Действительные МЧД — те, что зарегистрированы и не отозваны. Проверяйте на портале ФНС и в сервисах, которые используете, статус «Действует». Он подтверждает юридическую силу и возможность использования этого документа.

Популярные вопросы об МЧД

Можно ли использовать бумажные доверенности?

Да, но только для внутренних нужд или в отдельных случаях. Например, если у ИП на УСН среднесписочная численность работников менее 100 человек, то отчетность можно сдать на бумаге. Для ЭДО обязательна МЧД.

Что делать, если срок действия сертификата КЭП истек?

Выпустите новый и обновите МЧД, чтобы продолжить работу.

Нужна ли МЧД для ИП?

Да, если ИП делегирует полномочия сотрудникам.

Как выбрать формат МЧД?

Зависит от цели: 003 для универсального использования, 5.02 для передоверия.

Обязательна ли нотариальная МЧД?

Нет. Подтверждать МЧД у нотариуса нужно в том случае, если она создана для взаимодействия с Росреестром.

Чек-лист для самопроверки готовности к МЧД

• Получена КЭП руководителя?
• Выбраны полномочия из справочника?
• МЧД зарегистрирована в реестре ФНС?
• Сотрудники обучены использованию?
• Проверен статус на действительность?
• Подготовлена передача МЧД контрагентам?