Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

1С-Отчетность

Отчетность в контролирующие органы из программ «1С-Предприятие»

1С-ЭПД

Обмен электронными перевозочными документами

Отчетность, бухучет и налоги

Счета-фактуры и УПД в 2025-2026: полный гид по выставлению, вычетам и ошибкам

Феоктистова Екатерина

10.07.2025

196

Работа со счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) — ежедневная рутина любого бухгалтера на общей системе налогообложения. Однако эта рутина полна нюансов, ошибок и законодательных изменений. Неправильно оформленный документ может привести к отказу в вычете НДС и спорам с налоговой инспекцией.

Это исчерпывающее руководство поможет вам разобраться в правилах работы с этими документами, избежать критичных ошибок и подготовиться к грядущим переменам.

Счет-фактура — это документ, созданный только для одной цели: работы с НДС. Он не подтверждает расходы для налога на прибыль (для этого есть первичка) и не является счетом на оплату. Его главная задача — служить основанием для принятия к вычету «входящего» налога.

Чтобы ФНС одобрила вычет, нужно соблюсти три «золотых» правила (ст. 171, 172 НК РФ):

Товары, работы или услуги (ТРУ) приобретены для деятельности, облагаемой НДС.
ТРУ приняты к учету, что подтверждено первичными документами (актами, накладными, УПД).
На руках есть правильно оформленный счет-фактура, УПД со статусом «1» или бланк строгой отчетности.

Важный нюанс: Обычный кассовый чек, даже с выделенной суммой НДС, не является основанием для вычета. Если ваш сотрудник принес только чек, заявить вычет нельзя. Требуйте у продавца полноценный счет-фактуру или УПД.

Продавец не выставляет счет-фактуру, если его операции не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ), при расчетах с физлицами наличными, а также если он освобожден от уплаты налога (например, на УСН). Кроме того, от оформления можно отказаться по письменному согласию, если покупатель также не является плательщиком НДС.

По общему правилу, продавец обязан выставить счет-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Что будет, если поставщик нарушит 5-дневный срок? Для покупателя — ничего страшного. Если все остальные реквизиты в порядке, в вычете не откажут (Письмо Минфина от 14.03.2019 № 03-07-11/16556).

Документы на стыке кварталов. Если отгрузка была 30 июня, а счет-фактуру выставили 3 июля, продавец все равно отражает реализацию во II квартале. Покупатель же имеет право на вычет либо во II квартале (если успел получить документ до сдачи декларации), либо в III квартале.

Счета-фактуры на аванс. Если аванс и отгрузка происходят в одном квартале, ФНС допускает не выставлять счет-фактуру на аванс, а оформить только один документ на отгрузку (Письмо ФНС от 17.10.2023 № СД-4-3/13286@). Однако если ваш покупатель хочет заявить вычет с аванса, выдать документ вы обязаны.

Принцип простой и закреплен в п. 2 ст. 169 НК РФ: ошибка не является основанием для отказа в вычете, если она не мешает налоговикам идентифицировать стороны сделки, предмет, стоимость и сумму налога.

Критические ошибки (лишат вычета)

Неверный ИНН продавца или покупателя.
Неправильное наименование товара/услуги, особенно при расхождении с первичкой.
Арифметические ошибки в стоимости, ставке или итоговой сумме НДС.
Указание фактического адреса вместо юридического, если это мешает идентификации.
Дата счета-фактуры раньше даты отгрузки.
Факсимильная подпись вместо «живой» или УКЭП.

Отчетность, бухучет и налоги

Критические ошибки в счетах-фактурах и УПД: из-за чего ФНС откажет в вычете

Феоктистова Екатерина

10.07.2025

Некритичные ошибки (безопасны для вычета)

Ошибки в КПП.
Опечатки в наименовании или адресе (при верном ИНН).
Нарушение нумерации (пропуски, лишние символы, дробные индексы).
Отсутствие или ошибка в номере ГТД или РНПТ.
Отсутствие данных о грузоотправителе/грузополучателе (например, при оказании услуг).
Не указан код вида товара или код единицы измерения.

Эта пара документов часто вызывает путаницу, хотя их функции абсолютно разные.

Критерий	Исправленный счет-фактура	Корректировочный счет-фактура (УКД)
Основание	Исправление технической или арифметической ошибки в первоначальном документе (неверная цена, ставка, опечатка, не тот товар).	Изменение стоимости или количества по согласованию сторон (скидка, возврат, изменение цены по договору).
Согласие сторон	Не требуется. Это одностороннее исправление ошибки.	Обязательно. Нужен документ-основание (допсоглашение, уведомление).
Порядок отражения	Аннулируется старая запись, регистрируется новая. Требуется подача уточненной декларации за период ошибки.	Отражается в текущем периоде. Уточненная декларация не нужна.

Если вы работаете по агентскому договору, например с маркетплейсом, документооборот усложняется. Вот как выглядит схема, когда агент (комиссионер) продает товары принципала от своего имени:

Данные из этих журналов агент-плательщик НДС отражает в разделах 10 и 11 декларации. Если агент на спецрежиме, он сдает журналы в ФНС отдельно.

Универсальный передаточный документ — это гибрид первички и счета-фактуры, и его статус имеет ключевое значение:

Статус «1»: Заменяет и первичку, и счет-фактуру. Дает право на вычет НДС.
Статус «2»: Является только первичным документом. Для вычета НДС к нему нужен отдельный счет-фактура.

Практические нюансы работы с УПД

Адрес отгрузки: почему офис — плохая идея?
Указание офисного помещения, не предназначенного для хранения товаров, в качестве места отгрузки может быть расценено ФНС как признак фиктивной сделки.

Даты решают все. Для учета важны три даты в УПД:

Строка 11 «Дата отгрузки»: Момент возникновения налоговой базы по НДС у продавца.
Строка 16 «Дата получения (приемки)»: Момент, не ранее которого у покупателя возникает право на вычет НДС.
Признание расходов/доходов для налога на прибыль зависит от условий договора, но ориентиром служат даты в строках 11 и 16.

УПД в ЭДО

Электронный УПД с юридической силой — обменивайтесь документами за минуты, а не дни!

Подробнее

УПД станет единственным документом в ЭДО. С 1 января 2026 года будут отменены отдельные форматы для электронных актов и товарных накладных. Единственным легитимным документом для оформления операций в ЭДО останется УПД.

Общение с ФНС — через личный кабинет. Уже с 1 ноября 2025 года отправлять ответы на требования, жалобы и другие письма в налоговую нужно будет через ЛКН на сайте ФНС или Госуслуги, а не через операторов ЭДО.

Обязательные электронные транспортные накладные (ЭТрН). С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок (отправители, перевозчики и получатели) обязаны перейти на электронные транспортные накладные.

ЭДО — это стандарт. Обмен электронными документами должен происходить только в утвержденном XML-формате. Скан или PDF-файл, отправленный по почте, не является юридически значимым документом и не дает права на вычет.

Сдача налоговой отчетности в ФНС

Сдача налоговых отчетов в ФНС электронно. Сервис заполнит налоговые декларации и проверит на ошибки

Подробнее

Работа со счетами-фактурами и УПД требует внимания к деталям, но знание правил и подводных камней делает этот процесс предсказуемым и безопасным. Правильное оформление документов, понимание критичных ошибок и своевременная подготовка к изменениям — ваш ключ к успешному прохождению проверок и спокойной работе.

Феоктистова Екатерина

10 июля 2025

196

Читайте по теме

Отчетность, бухучет и налоги

Счет-фактура и вычет НДС: полное руководство для бухгалтера

Феоктистова Екатерина

10.07.2025

Отчетность, бухучет и налоги

Критические ошибки в счетах-фактурах и УПД: из-за чего ФНС откажет в вычете

Феоктистова Екатерина

10.07.2025