Работа со счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) — ежедневная рутина любого бухгалтера на общей системе налогообложения. Однако эта рутина полна нюансов, ошибок и законодательных изменений. Неправильно оформленный документ может привести к отказу в вычете НДС и спорам с налоговой инспекцией.

Основы: зачем нужен счет-фактура и когда его выставлять
Счет-фактура — это документ, созданный только для одной цели: работы с НДС. Он не подтверждает расходы для налога на прибыль (для этого есть первичка) и не является счетом на оплату. Его главная задача — служить основанием для принятия к вычету «входящего» налога.
Чтобы ФНС одобрила вычет, нужно соблюсти три «золотых» правила (ст. 171, 172 НК РФ):
-
Товары, работы или услуги (ТРУ) приобретены для деятельности, облагаемой НДС.
-
ТРУ приняты к учету, что подтверждено первичными документами (актами, накладными, УПД).
-
На руках есть правильно оформленный счет-фактура, УПД со статусом «1» или бланк строгой отчетности.
Продавец не выставляет счет-фактуру, если его операции не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ), при расчетах с физлицами наличными, а также если он освобожден от уплаты налога (например, на УСН). Кроме того, от оформления можно отказаться по письменному согласию, если покупатель также не является плательщиком НДС.
Сроки, даты и авансы: как не запутаться в кварталах
По общему правилу, продавец обязан выставить счет-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Ошибки: какие лишат вычета, а на какие можно не обращать внимания
Принцип простой и закреплен в п. 2 ст. 169 НК РФ: ошибка не является основанием для отказа в вычете, если она не мешает налоговикам идентифицировать стороны сделки, предмет, стоимость и сумму налога.
Критические ошибки (лишат вычета)
-
Неверный ИНН продавца или покупателя.
-
Неправильное наименование товара/услуги, особенно при расхождении с первичкой.
-
Арифметические ошибки в стоимости, ставке или итоговой сумме НДС.
-
Указание фактического адреса вместо юридического, если это мешает идентификации.
-
Дата счета-фактуры раньше даты отгрузки.
-
Факсимильная подпись вместо «живой» или УКЭП.
Некритичные ошибки (безопасны для вычета)
-
Ошибки в КПП.
-
Опечатки в наименовании или адресе (при верном ИНН).
-
Нарушение нумерации (пропуски, лишние символы, дробные индексы).
-
Отсутствие или ошибка в номере ГТД или РНПТ.
-
Отсутствие данных о грузоотправителе/грузополучателе (например, при оказании услуг).
-
Не указан код вида товара или код единицы измерения.
Исправленный vs. Корректировочный: в чем разница и как действовать
Эта пара документов часто вызывает путаницу, хотя их функции абсолютно разные.
Критерий | Исправленный счет-фактура | Корректировочный счет-фактура (УКД) |
---|---|---|
Основание | Исправление технической или арифметической ошибки в первоначальном документе (неверная цена, ставка, опечатка, не тот товар). | Изменение стоимости или количества по согласованию сторон (скидка, возврат, изменение цены по договору). |
Согласие сторон | Не требуется. Это одностороннее исправление ошибки. | Обязательно. Нужен документ-основание (допсоглашение, уведомление). |
Порядок отражения | Аннулируется старая запись, регистрируется новая. Требуется подача уточненной декларации за период ошибки. | Отражается в текущем периоде. Уточненная декларация не нужна. |
Особый случай: счета-фактуры в посреднических схемах
Если вы работаете по агентскому договору, например с маркетплейсом, документооборот усложняется. Вот как выглядит схема, когда агент (комиссионер) продает товары принципала от своего имени:
Данные из этих журналов агент-плательщик НДС отражает в разделах 10 и 11 декларации. Если агент на спецрежиме, он сдает журналы в ФНС отдельно.
УПД — универсальный солдат документооборота
Универсальный передаточный документ — это гибрид первички и счета-фактуры, и его статус имеет ключевое значение:
-
Статус «1»: Заменяет и первичку, и счет-фактуру. Дает право на вычет НДС.
-
Статус «2»: Является только первичным документом. Для вычета НДС к нему нужен отдельный счет-фактура.