Что такое облачный документооборот: безопасность и преимущества обмена данными через облако | astral.ru
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
Техподдержка:
22 марта 2022
2820
Облачные сервисы ЭДО
Бизнес

Облачные сервисы ЭДО

Организация электронного документооборота (ЭДО) в компании обеспечивает быстрый и простой обмен документами в виде электронных файлов. Обмен, осуществляемый через оператора ЭДО, происходит с подключением к его системе. Она может представлять собой как локальную программу, которая устанавливается на ПК, так и онлайн-сервис, позволяющий организовывать обмен и хранение файлов в «облаке». Рассказываем, в чём преимущества работы с «облаком».

Зачем нужен электронный документооборот (ЭДО)

ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту в связи с развитием информационных технологий. Он перенёс всю работу с документацией в электронный формат. Электронный документооборот позволяет оптимизировать рабочие процессы, связанные с документами.

Все крупные организации осуществляют обмен документами через ЭДО, поскольку электронный документооборот обладает рядом преимуществ в сравнении с бумажным.

Основные преимущества электронного документооборота:

  • сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
  • возможность редактирования документов и доступ к их истории;
  • прозрачность работы сотрудников;
  • автоматический поиск файлов;
  • работа с готовыми стандартными формами;
  • классификация документов по разным критериям;
  • минимальный риск потери или порчи файлов.

Юридическая значимость документам придаётся с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи.

Варианты размещения систем ЭДО (СЭД)

Обмен документами в виде электронных файлов осуществляется через систему оператора ЭДО. СЭД может быть локальным (on-premise) или облачным.

Локальные системы устанавливаются на устройствах компании. Их сильные стороны — скорость доступа, безопасность и возможность индивидуальной настройки.

Облачные системы представлены в виде интернет-сервиса, их отличительными особенностями считают экономичность, скорость внедрения и масштабируемость. Как реализован сервис в «облаке» и в чём преимущества такой системы, расскажем отдельно.

Что такое облачные СЭД

Облачные СЭД — современные системы электронного документооборота, представленные в формате интернет-сервиса, позволяющие осуществлять обмен и хранение файлов с электронными документами без установки специального ПО на компьютер. Такие системы достаточно гибкие: их можно использовать на разных устройствах и выбирать планы подписок под свои нужды.

В начале широкого распространения электронного документооборота в РФ обмен файлами с электронными документами осуществлялся через локальные системы ЭДО, требовавшие установки на ПК. С появлением онлайн-сервисов, позволяющих работать с электронными файлами в «облаке», с каждым годом всё большее число организаций и предпринимателей переходили на облачные СЭД ввиду их немаловажных преимуществ — удобства и возможности сэкономить.

Типовые облачные СЭД распространяются по системе SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как сервис. Это значит, что поставщик разрабатывает и управляет интернет-сервисом, предоставляя заказчикам доступ.

Преимущества облачных систем

Работа с файлами в «облаке» обладает рядом преимуществ. Главное из них — экономическая эффективность. Ей способствуют следующие особенности облачных систем:

Доступные предложения. В связи с количественным и качественным ростом дата-центров, а также конкуренции в отрасли, поставщики предлагают широкий выбор тарифов работы с СЭД.

Сокращение вложений. За счёт уменьшения расходов на ИТ-специалистов, оборудование, программное обеспечение и электричество, выбор облачных СЭД целесообразен для организаций и предпринимателей.

Уменьшение рисков. Одно из важнейших преимуществ работы в «облаке». Выбрав облачную СЭД, заказчик не покупает систему, а арендует её. По этой причине он всегда может отказаться от одной системы и выбрать другую без серьёзных финансовых потерь.

Быстрый старт. Облачные СЭД обычно предлагают линейку тарифов от простых до профессиональных. Каждый тариф «упакован» и готов к работе, то есть система сразу предлагает нужную функциональность без тонкой настройки каждого элемента.

Простая настройка. Системы SaaS заточена под широкую аудиторию. Это значит, что практически любой человек может справиться с настройкой системы, что также является значительным преимуществом работы в «облаке».

Система Астрал.ЭДО отвечает всем критерием качества: простой интерфейс, доступ с любого устройства, автоматическая синхронизация с сервисом, роуминг ЭДО. Кроме того, сервис предоставляет возможность работать с маркировкой, что особенно актуально, учитывая постепенное введение маркировки для различных групп товаров.

Безопасность облачных СЭД

Безопасность обмена документами — важный критерий при выборе СЭД. Многие компании не переходят на облачные системы по причине жёстких требований к безопасности. Но так ли опасен в плане хранения документов «облачный документооборот»?

Типовые облачные системы используют дата-центры, поэтому все данные хранятся в них, а не локально у заказчика. Доступ к документам предоставляется через интерфейс интернет-сервиса.

Поставщики систем в «облаке» и владельцы дата-центров гарантируют безопасность, благодаря шифрованию данных и защите от их потери. Поставщик заключает с заказчиком соглашение об уровне обслуживания, частью которого является безопасность работы в предложенном сервисе.

В большинстве случаев вероятность выхода из строя техники, расположенной в дата-центре, значительно ниже, нежели у техники, расположенной в офисе или дома. Такое оборудование защищено от скачков напряжения, внешнего воздействия и перегрева. Если всё же случается непредвиденный случай, то данные всё равно защищены, так как на них установлены системы автоматического копирования.

Доступ к данным имеют только владельцы аккаунтов, и единственной причиной их утечки являются простые логины и пароли, незащищённое соединение и подключение к сервису с неизвестных устройств.

Таким образом, при обмене документами через сервис в «облаке» обеспечивается их сохранность и конфиденциальность.

Заключение

Облачная система электронного документооборота постепенно вытесняет локальный вариант ввиду экономической выгоды, что является одним из важнейших преимуществ, а также удобства использования. Подключение такой системы позволяет осуществлять обмен документами в виде электронных файлов через «облако» сразу же, не требуя никакого обучения.

2820
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger