Облачный документооборот

Организация облачного документооборота — ЭДО через оператора, осуществляющего обмен и хранение документов с помощью «облака», — обеспечивает быструю передачу электронных документов контрагентам или госорганам, а также внутри компании. Расскажем, какие существуют виды систем электронного документооборота (СЭД), помимо облачных, и чем выгодна передача документов именно через «облако».

Зачем нужен электронный облачный ЭДО

Облачный ЭДО, как вариант электронного документооборота через специальную СЭД, пришёл на смену бумажному документообороту в связи с развитием информационных технологий. Он перенёс всю работу с документацией в электронный формат. Электронный документооборот позволяет оптимизировать рабочие процессы, связанные с документами.

Все крупные организации осуществляют обмен документами через ЭДО, поскольку электронный документооборот обладает рядом преимуществ в сравнении с бумажным.

Основные преимущества электронного документооборота, в том числе облачного:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность редактирования документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматический поиск файлов;
• работа с готовыми стандартными формами;
• классификация документов по разным критериям;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

Юридическая значимость документам придаётся с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи.

Отличие облачных систем документооборота от локальных СЭД

Обмен документами в виде электронных файлов осуществляется через систему оператора ЭДО. СЭД может быть локальным (on-premise) или облачным.

Локальные системы устанавливаются на устройствах компании. Их сильные стороны — скорость доступа, безопасность и возможность индивидуальной настройки.

Облачные системы документооборота представлены в виде интернет-сервиса. Облачный обмен файлами (документами) как вариант ЭДО отличается экономичностью, скоростью внедрения и масштабируемостью. О том, как реализован сервис в «облаке» и в чём преимущества такой системы, расскажем отдельно.

Подробнее об облачных СЭД

Облачные СЭД — современные системы электронного документооборота, представленные в формате интернет-сервиса, позволяющие осуществлять обмен и хранение файлов с электронными документами без установки специального ПО на компьютер. Облачные системы достаточно гибкие: их можно использовать на разных устройствах и выбирать планы подписок под свои нужды.

В начале широкого распространения электронного документооборота в РФ обмен файлами с электронными документами осуществлялся через локальные системы ЭДО, требовавшие установки на ПК. С появлением онлайн-сервисов, позволяющих работать с электронными файлами в «облаке», с каждым годом всё большее число организаций и предпринимателей переходили на облачные СЭД ввиду их немаловажных преимуществ — удобства и возможности сэкономить.

Типовые облачные решения системы электронного документооборота (СЭД) распространяются по системе SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как сервис. Это значит, что поставщик разрабатывает и управляет интернет-сервисом, предоставляя заказчикам доступ.

Преимущества облачных систем

Работа с файлами в «облаке» обладает рядом преимуществ. Главное из них — экономическая эффективность. Ей способствуют следующие особенности облачных систем:

Доступные предложения. В связи с количественным и качественным ростом дата-центров, а также конкуренции в отрасли, поставщики предлагают широкий выбор тарифов работы с облачными СЭД.

Сокращение вложений. За счёт уменьшения расходов на ИТ-специалистов, оборудование, программное обеспечение и электричество, выбор облачных СЭД целесообразен для организаций и предпринимателей.

Уменьшение рисков. Одно из важнейших преимуществ работы в «облаке». Выбрав облачную СЭД, заказчик не покупает систему, а арендует её. По этой причине он всегда может отказаться от одной системы и выбрать другую без серьёзных финансовых потерь.

Быстрый старт. Облачные СЭД обычно предлагают линейку тарифов от простых до профессиональных. Каждый тариф «упакован» и готов к работе, то есть система сразу предлагает нужную функциональность без тонкой настройки каждого элемента.

Простая настройка. Системы SaaS заточена под широкую аудиторию. Это значит, что практически любой человек может справиться с настройкой системы, что также является значительным преимуществом работы в «облаке».

Безопасность облачных СЭД

Безопасность обмена документами — важный критерий при выборе СЭД. Многие компании не переходят на облачные системы по причине жёстких требований к безопасности. Но так ли опасен в плане хранения документов «облачный документооборот»?

Типовые облачные системы используют дата-центры, поэтому все данные хранятся в них, а не локально у заказчика. Доступ к документам предоставляется через интерфейс интернет-сервиса.

Поставщики систем в «облаке» и владельцы дата-центров гарантируют безопасность документооборота, благодаря шифрованию данных и защите от их потери. Поставщик заключает с заказчиком соглашение об уровне обслуживания, частью которого является безопасность работы в предложенном сервисе.

В большинстве случаев вероятность выхода из строя техники, расположенной в дата-центре, значительно ниже, нежели у техники, расположенной в офисе или дома. Такое оборудование защищено от скачков напряжения, внешнего воздействия и перегрева. Если всё же случается непредвиденный случай, то данные всё равно защищены, так как на них установлены системы автоматического копирования.

Доступ к данным имеют только владельцы аккаунтов, и единственной причиной их утечки являются простые логины и пароли, незащищённое соединение и подключение к сервису с неизвестных устройств.

Таким образом, при обмене документами через сервис в «облаке» обеспечивается их сохранность и конфиденциальность.

Заключение

Облачная система электронного документооборота постепенно вытесняет локальный вариант ввиду экономической выгоды, что является одним из важнейших преимуществ, а также удобства использования. Подключение такой системы позволяет осуществлять документооборот в виде передачи электронных файлов через «облако» сразу же, не требуя никакого обучения. Облачная система электронного документооборота постепенно вытесняет локальный вариант ввиду экономической выгоды, что является одним из важнейших преимуществ, а также удобства использования. Подключение такой системы позволяет осуществлять документооборот в виде передачи электронных файлов через «облако» сразу же, не требуя никакого обучения.