Сергей Сакун

23 сентября 2020

329

Облачные сервисы ЭДО

Что такое облачные СЭД

Облачные СЭД — современные системы электронного документооборота, представленные в формате интернет-сервиса. Такие системы достаточно гибкие: их можно использовать на разных устройствах и выбирать планы подписок под свои нужды.

Даже несмотря на рост популярности ЭДО — электронного документооборота — на данный момент облачные системы уступают по популярности локальным. Однако, с каждым годом всё большее число организаций и предпринимателей переходят на облачные сервисы ввиду их удобства.

Облачные СЭД распространяются по системе SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как сервис. Это значит, что поставщик разрабатывает и управляет интернет-сервисом, предоставляя заказчикам доступ.

Зачем нужен ЭДО

ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту в связи с развитием информационных технологий. Он перенёс всю работу с документацией в электронный формат. Электронный документооборот позволяет оптимизировать рабочие процессы, связанные с документами.

Все крупные организации работают на СЭД, что позволяет увеличить производительность работников и сэкономить на бумаге и канцелярских принадлежностях.

Вот основные преимущества электронного документооборота:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;

• возможность редактирования документов и доступ к их истории;

• прозрачность работы сотрудников;

• автоматический поиск файлов;

• работа с готовыми стандартными формами;

• классификация документов по разным критериям;

• минимальный риск потери или порчи файлов.

Юридическая значимость документам придаётся с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи.

Варианты размещения СЭД

СЭД может быть локальным (on-premise) или облачным.

Локальные системы устанавливаются на устройствах компании. Их сильные стороны — скорость доступа, безопасность и возможность индивидуальной настройки.

Облачные системы представлены в виде интернет-сервиса, их отличительными особенностями считают экономичность, скорость внедрения и масштабируемость.

Преимущества облачных систем

Главное преимущество облачных СЭД заключается в экономической эффективности. Ей способствуют следующие особенности облачных систем:

1. Доступные предложения. В связи с количественным и качественным ростом дата-центров, а также конкуренции в отрасли, поставщики предлагают широкий выбор тарифов работы с СЭД.

2. Сокращение вложений. За счёт уменьшения расходов на ИТ-специалистов, оборудование, программное обеспечение и электричество, выбор облачных СЭД целесообразен для организаций и предпринимателей.

3. Уменьшение рисков. При работе с облачным СЭД заказчик не покупает систему, а арендует её. По этой причине он всегда может отказаться от одной системы и выбрать другую без серьёзных финансовых потерь.

4. Быстрый старт. Облачные СЭД обычно предлагают линейку тарифов от простых до профессиональных. Каждый тариф «упакован» и готов к работе, то есть система сразу предлагает нужную функциональность без тонкой настройки каждого элемента.

5. Простая настройка. Системы SaaS заточена под широкую аудиторию. Это значит, что практически любой человек может справится с настройкой системы.

Система «Астрал.Онлайн» отвечает всем критерием качества: простой интерфейс, доступ с любого устройства, автоматическая синхронизация с сервисом, роуминг ЭДО.

Кроме того, сервис предоставляет возможность работать с маркировкой, что особенно актуально, учитывая постепенное введение маркировки для различных групп товаров.

Безопасность облачных СЭД

Безопасность — важный критерий при выборе СЭД. Многие компании не переходят на облачные системы по причине жёстких требований к безопасности. Но так ли опасно хранить документы в «облаке»?

Облачные системы используют дата-центры, поэтому все данные хранятся в них, а не локально у заказчика. Доступ к документам предоставляется через интерфейс интернет-сервиса.

Поставщики облачных систем и владельцы дата-центров гарантируют безопасность, благодаря шифрованию данных и защите от их потери. Поставщик заключает с заказчиком соглашение об уровне обслуживания, частью которого является безопасность работы в предложенном сервисе.

В большинстве случаев вероятность выхода из строя техники, расположенной в дата-центре значительно ниже, нежели у техники, расположенной в офисе или дома. Такое оборудование защищено от скачков напряжения, внешнего воздействия и перегрева. Если всё же случается непредвиденный случай, то данные всё равно защищены, так как на них установлены системы автоматического копирования.

Доступ к данным имеют только владельцы аккаунтов и единственной причиной их утечки являются простые логины и пароли, незащищённое соединение и подключение к сервису с неизвестных устройств.

Облачный СЭД постепенно вытесняет локальные системы, ввиду экономической выгоды и удобства.

Сергей Сакун

23 сентября 2020

329