Организация электронного документооборота (ЭДО) в компании обеспечивает быстрый и простой обмен документами в виде электронных файлов. Обмен, осуществляемый через оператора ЭДО, происходит с подключением к его системе. Она может представлять собой как локальную программу, которая устанавливается на ПК, так и онлайн-сервис, позволяющий организовывать обмен и хранение файлов в «облаке». Рассказываем, в чём преимущества работы с «облаком».
Зачем нужен электронный документооборот (ЭДО)
ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту в связи с развитием информационных технологий. Он перенёс всю работу с документацией в электронный формат. Электронный документооборот позволяет оптимизировать рабочие процессы, связанные с документами.
Все крупные организации осуществляют обмен документами через ЭДО, поскольку электронный документооборот обладает рядом преимуществ в сравнении с бумажным.
Основные преимущества электронного документооборота:
- сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
- возможность редактирования документов и доступ к их истории;
- прозрачность работы сотрудников;
- автоматический поиск файлов;
- работа с готовыми стандартными формами;
- классификация документов по разным критериям;
- минимальный риск потери или порчи файлов.
Юридическая значимость документам придаётся с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи.
Варианты размещения систем ЭДО (СЭД)
Обмен документами в виде электронных файлов осуществляется через систему оператора ЭДО. СЭД может быть локальным (on-premise) или облачным.
Локальные системы устанавливаются на устройствах компании. Их сильные стороны — скорость доступа, безопасность и возможность индивидуальной настройки.
Облачные системы представлены в виде интернет-сервиса, их отличительными особенностями считают экономичность, скорость внедрения и масштабируемость. Как реализован сервис в «облаке» и в чём преимущества такой системы, расскажем отдельно.
Что такое облачные СЭД
Облачные СЭД — современные системы электронного документооборота, представленные в формате интернет-сервиса, позволяющие осуществлять обмен и хранение файлов с электронными документами без установки специального ПО на компьютер. Такие системы достаточно гибкие: их можно использовать на разных устройствах и выбирать планы подписок под свои нужды.
В начале широкого распространения электронного документооборота в РФ обмен файлами с электронными документами осуществлялся через локальные системы ЭДО, требовавшие установки на ПК. С появлением онлайн-сервисов, позволяющих работать с электронными файлами в «облаке», с каждым годом всё большее число организаций и предпринимателей переходили на облачные СЭД ввиду их немаловажных преимуществ — удобства и возможности сэкономить.
Типовые облачные СЭД распространяются по системе SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как сервис. Это значит, что поставщик разрабатывает и управляет интернет-сервисом, предоставляя заказчикам доступ.
Преимущества облачных систем
Работа с файлами в «облаке» обладает рядом преимуществ. Главное из них — экономическая эффективность. Ей способствуют следующие особенности облачных систем:
Доступные предложения. В связи с количественным и качественным ростом дата-центров, а также конкуренции в отрасли, поставщики предлагают широкий выбор тарифов работы с СЭД.
Сокращение вложений. За счёт уменьшения расходов на ИТ-специалистов, оборудование, программное обеспечение и электричество, выбор облачных СЭД целесообразен для организаций и предпринимателей.
Уменьшение рисков. Одно из важнейших преимуществ работы в «облаке». Выбрав облачную СЭД, заказчик не покупает систему, а арендует её. По этой причине он всегда может отказаться от одной системы и выбрать другую без серьёзных финансовых потерь.
Быстрый старт. Облачные СЭД обычно предлагают линейку тарифов от простых до профессиональных. Каждый тариф «упакован» и готов к работе, то есть система сразу предлагает нужную функциональность без тонкой настройки каждого элемента.
Простая настройка. Системы SaaS заточена под широкую аудиторию. Это значит, что практически любой человек может справиться с настройкой системы, что также является значительным преимуществом работы в «облаке».
Безопасность облачных СЭД
Безопасность обмена документами — важный критерий при выборе СЭД. Многие компании не переходят на облачные системы по причине жёстких требований к безопасности. Но так ли опасен в плане хранения документов «облачный документооборот»?
Типовые облачные системы используют дата-центры, поэтому все данные хранятся в них, а не локально у заказчика. Доступ к документам предоставляется через интерфейс интернет-сервиса.
Поставщики систем в «облаке» и владельцы дата-центров гарантируют безопасность, благодаря шифрованию данных и защите от их потери. Поставщик заключает с заказчиком соглашение об уровне обслуживания, частью которого является безопасность работы в предложенном сервисе.
В большинстве случаев вероятность выхода из строя техники, расположенной в дата-центре, значительно ниже, нежели у техники, расположенной в офисе или дома. Такое оборудование защищено от скачков напряжения, внешнего воздействия и перегрева. Если всё же случается непредвиденный случай, то данные всё равно защищены, так как на них установлены системы автоматического копирования.
Доступ к данным имеют только владельцы аккаунтов, и единственной причиной их утечки являются простые логины и пароли, незащищённое соединение и подключение к сервису с неизвестных устройств.
Таким образом, при обмене документами через сервис в «облаке» обеспечивается их сохранность и конфиденциальность.
Заключение
Облачная система электронного документооборота постепенно вытесняет локальный вариант ввиду экономической выгоды, что является одним из важнейших преимуществ, а также удобства использования. Подключение такой системы позволяет осуществлять обмен документами в виде электронных файлов через «облако» сразу же, не требуя никакого обучения.
